Бухгалтерська довідка являє собою особливий вид документації, за допомогою якої можуть бути підтверджені відомості податкового обліку. Документ належить до переліку первинних паперів. Дана обставина чітко регламентується статтею 313 чинного Податкового Кодексу РФ. Первинна документація оформляється відповідно до положень чинного федерального законодавства.
У статті 9 Федерального Закону №129 міститься інформація про встановлені вимоги, які пред'являються до оформлення первинних документів. Відповідні папери повинні бути в обов'язковому порядку оформлені на підставі уніфікованих норм, затверджених Урядом РФ. При відсутності уніфікованих норм кожна конкретна організація повинна займатися складанням форм документів у самостійному порядку.
Такі папери містять в собі реквізити, актуальний перелік яких перераховується в законі про бухгалтерський облік. Що стосується самостійно розробленого підприємством документа, то він повинен обов'язково включати в себе реквізити компанії, дату і порядкову нумерацію. Також в довідці вказується мета видачі, в прямій залежності від якої вказуються необхідні відомості.
Розрахунок бухгалтерської довідки здійснюється в кілька етапів для кожного конкретного випадку. Для розуміння ключових особливостей процедури необхідно звернутися до порядку складання, до встановлених нюансам, до інших моментів, а також до зовнішнього вигляду самого паперу.
Коли вона доречна
Вся первинна документація повинна бути обов'язково складена коректно і без помарок для подальшого запису в регістри бухобліку. в якості яких можуть виступати книги, журнали і так далі. Варто особливо враховувати факт того, що зміна облікових регістрів і внесення навіть незначних необгрунтованих виправлень не допускається.
Дана вимога була встановлено зовсім недавно, адже раніше всі регістри велися на паперових носіях, а виправлення зробленої помилки можна було досягти тільки при використанні коректурного способу - неправильний запис закреслювалась і проставляється спеціальна позначка «виправлено». Всі відповідні операції підкріплювалися підписами уповноважених співробітників підприємства.
Такий метод виправлення шибки допускався до внесення підсумкової інформації в обліковий журнал. У випадках, коли записи в журнал вже були занесені, головною підставою для виправлення помилок була тільки бухгалтерська довідка. Зараз в переважній більшості випадків облік носить автоматизований характер. Саме тому виправлення помилки при використанні коректурного способу є неможливою.
Саме тому організації і застосовують відповідний документ. Розрахунок бухгалтерської довідки здійснюється на базі положень чинного законодавства. Довідка призначена виключно для здійснення виправних процедур в обліковому регістрі.
Зразок бухгалтерської довідки може бути складений у довільній формі. Однак, в будь-якому випадку, повинні бути заповнені всі обов'язкові для первинної документації реквізити для оформлення операції господарського характеру. У такому випадку відповідна довідка та може виступати в якості первинного документа.
За допомогою довідки, яку використовують як первинної документації, можуть бути внесені записи в облікових регістрах, а також оформлятися:
- різноманітні розрахунки - наприклад, підраховується резерв сумнівних боргових зобов'язань або компенсація відпускних;
- дивіденди. а також доходи і витрати в перспективі;
- розподіл коштів між підрозділами організації;
- податкові зобов'язання;
- списання з балансу підприємства коштів для погашення заборгованості.
Іншими словами, документ може бути використаний для здійснення операцій, які вимагають супутні пояснення і розрахунки, наприклад, якщо співробітниця підприємства переживає вагітність або пологи і сума її заробітної плати повинна бути змінена на час декретної відпустки.
Якщо організація вважатиме за потрібне, то факт здійснення операції може бути підтверджений при використанні будь-якого іншого первинного документа. У будь-якому випадку повинні бути в обов'язковому порядку заповнені всі встановлені законодавством реквізити.
Як написати
Посібник для складання, як і загальна форма документа, не встановлені. Саме тому керівники організацій повинні розробляти довідку в самостійному порядку. Важливо дотримуватися тільки певних правил.
Порядок написання бухгалтерської довідки наступний:
Сума собівартості реалізованої продукції - важливий показник, який показує повну суму витрат підприємства, пов'язаних з реалізацією продукції.
На прикладі проаналізуємо дебіторську заборгованість підприємства ось тут.
Варто відзначити, що скачати приклад складання документа можна з офіційного сайту Федеральної Податкової Служби РФ.
Нюанси розрахунку бухгалтерської довідки
Бланк бухгалтерської довідки є повноправним первинним документом, який може використовуватися в рамках здійснення податкового або бухгалтерського обліку.
Найчастіше відповідні документи оформляються в наступних випадках:
- якщо в процесі бухгалтерського обліку були допущені помилки, які повинні бути моментально виправлені;
- якщо відбувається виникнення операцій, які передбачають додаткові розрахунки - наприклад, повинна бути розрахована компенсація по заробітній платі;
- якщо відсутня первинний документ, який може стати підставою для складання кореспонденції рахунків;
- якщо була затримка зарплати на підприємстві і так далі.
В силу того, що будь-яка організація має законні підстави для самостійного затвердження форми первинної документації для обліку, то в обліковій політиці компанії доцільно закріпити встановлену форму бухгалтерської документації, яка може бути застосована в кожному конкретному випадку.
Важливо пам'ятати про факт того, що всі первинні документи повинні містити в собі наступну інформацію:
- найменування довідки і її фактична дата складання;
- повна назва організації, а також ПІБ керівника;
- підстави для здійснення операцій господарського характеру, а також їх оцінка;
- про посадових осіб, які несуть пряму відповідальність за вчинення господарських процедур.
Різниця між бухгалтерською довідкою і іншої первинною документацією не велика. Вищевказані відомості повинні бути в обов'язковому порядку вказані в кожному випадку складання бухгалтерської довідки. Допускається зазначення в документі і інших відомостей, які не є обов'язковими відповідно до загальних правил формування відповідної документації.
Варто зазначити, що в практиці бухгалтерського обліку можуть виникнути ситуації, в рамках яких первинні документи будуть прямою підставою для формування кореспонденції і утримувати в собі виключно підсумкову суму. При цьому може знадобитися пояснення її величини або іншими словами розрахунок.
По-перше, це положення стосується ситуацій, коли розраховуються відсотки за договорами позики або штрафних санкцій, а також пені. У конкретному випадку бухгалтерська довідка повинна обов'язково включати в себе правила розрахунку і посилання на ті документи, які підтверджують здійснення певних дій з боку організації. В якості таких паперів можуть виступати договори господарського характеру або законодавчі акти.
У випадках, якщо керівник організації оформляє відпустку на свого співробітника за допомогою бухгалтерської довідки, то в даних рамках важливо спиратися на положення встановленої облікової політики.
Бухгалтерська довідка може бути використана і в тих випадках, коли на співробітника підприємства призначається відрядження. У документі вказується сума відповідних витрат сума середньої заробітної плати, яка зберігається у випадках, передбачених чинним законодавством і понаднормові.
Вся первинна документація розробляється і затверджується одночасно з обліковою політикою організації. Однак, якщо в компанії виникла ситуація, для якої не встановлено певний порядок документального оформлення, то може використовуватися саме бухгалтерська довідка. У ряді випадків пояснення господарської операції за допомогою документа може виключити питання у співробітників уповноважених контролюючих інстанцій.
Інші моменти
Ще одним випадком, коли може знадобиться бухгалтерська довідка можна вважати вчинення розрахунків з іншими організаціями. Наприклад, в рамках операції за взаємною складання звітної документації. В такому випадку бухгалтер повинен показати суму заборгованості і проводку, по якій вона закривається. Саме тому і складається довідка.
Крім того, відповідна довідка може часто використовуватися орендарями для списання орендної плати. Варто пам'ятати про те, що чинне цивільне законодавство встановлює факт того, що двосторонній орендний договір повинен в обов'язковому порядку складатися в письмовій формі із зазначенням актуального розміру встановленої плати.
Також передача нерухомих об'єктів та інших споруд в рамках оренди повинна відбуватися на підставі спеціального передавального акта. Іншими словами, оренда укладається на підставі двох документів. Далі орендар здійснює перерахування оплати в установленому угодою порядку. Орендодавець в свою чергу займається складанням спеціального рахунку-фактури.
Що стосується проведення процедур в рамках камеральної перевірки, то представники територіальної податкової служби в переважній більшості випадків вимагають надати їм бухгалтерську довідку, що пояснює різні показники. Наприклад, у випадках, коли організація бажає здійснити відшкодування податку на додану вартість.
У цьому випадку представники податкової можуть зажадати тільки пояснення по тих операціях, через які виникли боргові зобов'язання, в тому числі тоді, коли оформляються позики. Тоді в бухгалтерській довідці потрібно буде вказати те, які операції були здійснені і які суми були відображені. До самого документу додаються копії супровідної первинної документації.
По суті, в даному випадку, бухгалтерська довідка виступає в якості пояснювальної записки до податкової декларації. Також довідка складається в тих випадках, коли потрібно подача коректує декларації. У цих рамках в документі вказується причини і позначки про те, в які рядки вносяться коректування.
Важливо пам'ятає про наступні особливості довідки:
- вона може бути використана як в рамках податкового, так і в рамках бухгалтерського обліку;
- при її складанні важливо відобразити всі реквізити, властиві первинної документації;
- в разі, якщо орендодавець не виписує акт наданих послуг, то його може в повній мірі замінити відповідна довідка.
Зовнішній вигляд документа
Єдина форма бухгалтерської довідки не регламентується чинним законодавством. Однак, в будь-якому випадку, вона повинна містити в собі всі встановлені для первинної документації реквізити. Їх актуальний перелік перерахований в статті 9 Федерального Закону про порядок ведення бухгалтерського обліку.
Серед них варто виділити наступні:
- найменування довідки;
- дата складання документа;
- повне найменування організації або індивідуального підприємця;
- суть операцій господарського характеру;
- особиста інформація про особу, яка займалася складанням документа.
При всьому при цьому загальний вид бухгалтерської довідки рекомендується затвердити в рамках облікової політики організації.
У цій статті розповімо вам про різні формули підрахунку продуктивності праці.
Визначення та розрахунок порогу рентабельності в залежності від виручки дивіться тут.