У процесі фінансово-господарської, діяльності у організацій виникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, а й за готівку. У таких випадках, для оплати зазначених); витрат, працівникові видаються готівкові грошові кошти з каси у вигляді підзвітної авансу.
Підзвітними особами вважаються працівники організації, отримали, авансом кошти з> каси. Підприємства видають готівку під звіт: для оплати господарських (канцелярських, поштово-телеграфних) витрат; на витрати »експедицій, геологорозвідувальних партій; на витрати уповноважених підприємств і організацій; на витрати окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, які не перебувають на самостійному балансі і знаходяться поза району діяльності організацій;
· Для майбутніх витрат на відрядження;
· Для оплати витрат, пов'язаних з придбанням матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі;
· На інші господарські витрати (придбання пально-мастильних матеріалів і т.п.).
При перевірках податковою інспекцією визначається наявність списку працівників організації, яким можуть видаватися під звіт готівкові гроші. Список повинен затверджуватися наказом (розпорядженням) керівника. У список можуть включатися тільки постійно працюючі особи, в тому числі на умовах сумісництва, або виконують роботи за договорами підряду.
Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств. При тимчасовій відсутності у підприємств каси дозволяється видавати за узгодженням з банком, касирам підприємств або особам, що їх замінюють, чеки на отримання готівки безпосередньо з каси банку.
Грошові кошти в підзвіт видаються за видатковими, касовими ордерами і повинні витрачатися суворо за призначенням. За отриманими, коштами підзвітні особи повинні скласти авансовий звіт з .пріложеніем виправдувальних документів (товарні чеки за куплений товар, проїзні документи), і представити їх бухгалтеру.
Порядок видачі та звітності в використання підзвітних сум встановлюється наказом керівника організації.
Форма № АТ-1 «Авансовий звіт» затверджена Постановою. Держкомстату РФ від 01.084001 № 55 застосовується для обліку грошових, коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно-господарські витрати. Складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.
На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати:
- чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи;
- суми витрат по ним (графи 1 - 6).
Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.
Реквізити, які стосуються іноземній валюті (рядок 1а лицьового боку форми і графи 6 і 8 зворотного боку форми), заповнюються лише в разі видачі підзвітній особі грошових коштів в іноземній валюті відповідно до встановленого порядку, згідно з чинним законодавством Російської Федерації.
Авансовий звіт може складатися на паперовому та машинному носіях інформації. • ••; •
У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання засобу наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7 - 8), і рахунки (субрахунка), які дебетуються на ці суми (графа 9).
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на це особою і приймається до врахування. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.
На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією виробляється списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.
Деякі види витрат не можуть бути оплачені з каси або безготівковим шляхом з розрахункового рахунку. До таких витрат можуть ставитися операційно-господарські витрати, а також витрати на придбання невеликих партій товарно-матеріальних цінностей у інших юридичних осіб або у населення.
До операційно-господарських витрат відносяться: канцелярські, поштово-телеграфні, придбання дрібного інвентарю за готівковий розрахунок, оплата дрібних транспортних витрат або покупка паливно-мастильних матеріалів.
Купівля невеликих партій товару і операційно-господарські витрати здійснюються через осіб, яким видаються готівка під звіт.
У тому випадку, коли підприємству необхідно придбати за готівковий розрахунок будь-які товари або послуги підзвітна особа пише заяву про видачу йому підзвітною суми.
На підставі затвердженого керівником підприємства заяви, бухгалтерія заповнює видатковий касовий ордер і відповідно до Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації затвердженим ЦБ РФ 22. 09.93 № 40 касир видає підзвітній особі кошти.
При придбанні товарно-матеріальних цінностей, підставою для подальшого списання з підзвітної особи витраченої суми служать:
- товарні чеки - документи встановленої форми, що виписуються продавцем магазину на підтвердження покупки відібраного покупцем товару;
- накладні на відпуск товарів;
- акти виконаних робіт, наданих послуг,
з урахуванням касових чеків або корінців прибуткових ордерів, що підтверджують оплату даного товару.
При цьому слід знати, що відповідно до Постанови Уряду РФ від 30.07.93'№745 грошові розрахунки з населенням при здійсненні торгових операцій або надання послуг на території Російської Федерації виробляються усіма організаціями, підприємствами, установами, їх філіями та іншими відокремленими підрозділами, а також фізичними особами, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, з обов'язковим застосуванням контрольно-касових машин і що на виданому покупцям (клієнтам) че ке або вкладному (подкладном) документі повинні відображатися такі реквізити:
- ідентифікаційний номер організації - платника податків;
- заводський номер контрольно-касової машини;
- порядковий номер чека;
- дата і час покупки (надання послуги);
- вартість покупки (послуги);
- ознака фіскального режиму.
Касовий чек фіксує факт оплати і являє собою спрощену форму публічного договору купівлі-продажу або договору про надання послуг. Така форма договору регулюється Цивільним кодексом. Наявність касового чека має на увазі виконання зобов'язань за договором купівлі-продажу (надання послуги) між покупцем (клієнтом) і відповідним підприємством.
Чеки погашаються одночасно з видачею товару (надання послуг) за допомогою штампів або шляхом надриву в встановлених місцях.
- на громадян у розмірі від 15 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
- на посадових осіб - від 30 до 40 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
- на юридичних осіб - від 300 до 400 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Бухгалтерам підприємств слід звертати увагу на заповнення товарного чека, в якому повинні бути вказані найменування придбаних товарів, їх ціна, кількість і сума.
Найчастіше при покупці товарів продавець заповнює бланк товарного чека; «Канцтовари» або «госптовари», а бухгалтер відносить ці витрати на собівартість продукції. При перевірках податкових органів такі витрати будуть виключені з собівартості продукції, адже згідно з Положенням про склад витрат на собівартість продукції (робіт, послуг) можна віднести вартість придбаних товарів тільки в три разі, коли видно їх виробнича спрямованість.
Таким чином, касовий чек фіксує факт оплати, а товарний чек є своєрідною накладної, що відбиває отримання підзвітною особою оплачених товарів. При відсутності товарного чека акт, складений представниками організації та засвідчує факт придбання товарно-матеріальних цінностей за готівковий розрахунок, буде виконувати функції товарного чека.
У встановлені організацією терміни підзвітні особи повинні відзвітувати у використанні отриманих коштів.
Невикористані залишки готівки здаються в касу організації. При оформленні авансових звітів крім документів, що підтверджують отримання товарно-матеріальних цінностей, повинні бути документи, що підтверджують факт їх оприбуткування на склад. У тому випадку, коли придбані товари, матеріали або інші предмети були передані безпосередньо в підрозділи організації без оприбуткування на склад, до авансового звіту повинні бути додані копії документів з розпискою одержувачів, що підтверджують зроблені витрати.
У осіб, які не надали звіти і виправдувальні документи у витрачанні підзвітних сум у встановлені терміни або не повернення в касу підприємства залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати із зарплати дану заборгованість в порядку, передбаченому чинним законодавством.
При придбанні товарно-матеріальних цінностей у юридичних осіб бухгалтерам підприємств слід звертати увагу на те, що витрати підзвітних осіб повинні підтверджуватися первинними документами:
- підтверджують факт отримання товарно-матеріальних цінностей (накладні, рахунки); .
- підтверджують факт оплати отриманих товарно-матеріальних цінностей з зазначенням вартості покупки (квитанції до прибутково-касових ордерів, чеки контрольно-касових машин, документи, прирівняні до бланків суворої звітності).
При цьому пунктом 2 статті 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» № 129-ФЗ встановлено, що первинні документи приймаються для відображення наявних в них даних в бухгалтерському обліку, якщо містять реквізити, що дають повну інформацію про господарську операцію. До обов'язкових для первинних бухгалтерських документів реквізитам ставляться:
- дата складання документа;
- найменування організації, що склала документ;
- грошові і натуральні вимірники господарської операції;
- найменування посад відповідальних осіб та їх підписи, завірені печаткою організації, що продала матеріальних цінностей, що зробила послуги, виконала роботи.
Крім того, при видачі коштів під звіт для придбання товарно-матеріальних цінностей у юридичної особи, що здійснює оптову або дрібнооптову торгівлю, необхідно видати підзвітній особі довіреність.
У тому випадку, якщо матеріальні цінності виходять безпосередньо самим керівником організації, довіреність не потрібна, але його повноваження повинні бути підтверджені документом, що посвідчує особу, а розпис в отриманні цінностей повинна бути підтверджена відбитком печатки організації.
Довіреності (форми № М-2 і № М-2а) застосовуються для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою.
Форму № М-2а застосовують організації, у яких отримання матеріальних цінностей за дорученням носить масовий характер. Реєстрацію довіреностей підприємства, можуть виробляти в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі «Облік виданих довіреностей» такої форми:
Термін дії довіреності
Довіреність в одному екземплярі оформляє бухгалтерія організації. Відривна частина довіреності видається під розписку працівнику підприємства, уповноваженому на отримання товарно-матеріальних цінностей, а корінець довіреності залишається в бухгалтерії організації.
Довіреність повинна бути повністю заповнена і мати зразок підпису особи, на ім'я якого виписана.
Довіреності підписуються керівником (заступником керівника) і головним бухгалтером підприємства. Право підпису довіреностей оформляється наказом в тих випадках, коли воно надано особам, уповноваженим на те керівництвом і головним бухгалтером підприємства.
При виписці доручень слід мати на увазі, що перелік підлягають отриманню товарно-матеріальних цінностей, передбачений на зворотному боці доручення, заповнюється у випадках, коли в документі на відпустку (угоді тощо), зазначеному на лицьовій стороні, не наведено найменування і кількості цінностей, що підлягають отриманню. Якщо ж в зазначених документах наводяться найменування та кількості товарно-матеріальних цінностей, що підлягають отриманню, перелік цінностей на зворотному боці доручення прокреслюється.
Типова форма № М-2
Затверджено Постановою .Госкомстата Росії від 30.10.97№ 71а
Посада та прізвище особи, якій видана довіреність
Розписка в отриманні довіреності
Растаковскій Івану Лазаревичу
Номер і дата наряду (замінює наряд документа) або сповіщення
Номер, дата документа, що підтверджує виконання доручення
Зворотний бік форми Ns M-2
Перелік матеріальних цінностей, що підлягають отриманню
Номер по порядку
Підпис особи, яка отримала доручення Растаковскій засвідчуємо.
Керівник директор Гібнер Гібнер Х.И.
(Посада) підпис розшифровка підпису
Головний бухгалтер Абдуліна Абдуліна А.А.
Підпис ініціали та прізвище
Не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком гугл на сайті: