Оплата за безготівковим розрахунком
При виписці гостей, які проживають в готелі за безготівковим розрахунком (Account to company), клерк Front desk зобов'язаний проконтролювати, чи перераховані гроші за обслуговування на рахунок готелю або чи є гарантія їх надходження найближчим часом. Співробітник Front desk повинен також перевірити перелік тих послуг, які були надані гостю за безготівковим розрахунком на умовах договору або гарантійного листа. Суми за рахунками даних гостей повинні потрапити строго на безготівкові рахунки організацій, по лінії яких вони розміщувалися. У комп'ютерній програмі є відповідний розділ. Якщо у гостей є рахунки за надані готелем додаткові платні послуги, що не входять до цього переліку, необхідно отримати за них оплату готівкою або кредитною карткою і видати необхідні рахунки, про які вже говорилося раніше.
оплата ваучерами
Ще один вид оплати в готелі - це оплата ваучерами (Voucher). Він менш поширений, ніж готівковий розрахунок і розрахунок кредитними картами, і є різновидом безготівкового розрахунку. Ваучер - документ, що встановлює право туриста на послуги, що входять до складу туру, і підтверджує факт їх надання. У ваучері повинні бути вказані:
# 45; державний номер ліцензії турфірми на право здійснення туристичної діяльності (для вітчизняних туристських організацій);
# 45; номер ваучера та дата видачі;
# 45; найменування тієї організації, для якої призначений ваучер (готель, пансіонат, будинок відпочинку і т.д.)
# 45; прізвище гостя або гостей;
# 45; кількість гостей;
# 45; докладний перелік оплачених послуг, які необхідно надати даному гостю в конкретні терміни;
Ваучер повинен мати підпис відповідальної особи і печатка підприємства. Ваучер виписується в кількох примірниках (зазвичай в 3-х);
# 45; один залишається в організації, що видав ваучер;
# 45; другий видається гостю;
# 45; третій призначений для приймаючої організації.
Іноземні та вітчизняні турфірми укладають з готелем договори на обслуговування туристів, ділових людей. Платіжним документом для гостя є ваучер. Гості купують в турфірмі ваучер, т. Е вже заздалегідь оплачують проживання і деякі додаткові платні послуги (зазвичай сніданок і трансферт). Готель або інший засіб розміщення отримують оплату за надані послуги від турфірм шляхом банківських переказів.
Касир служби прийому і розміщення здає ваучери разом з іншими документами і рахунками в розрахункову частину готелю для подальшої обробки.
У комп'ютерній програмі касир робить відповідні позначки. За надані готелем послуги, що не входять до переліку оплачених послуг по ваучеру, касир бере оплату готівкою або за допомогою кредитної картки.
Експрес-оплата готельного рахунку
Система експрессвипіскі була розроблена і впроваджена Біллом Марріоттоммладшім.
Ця система дуже зручна для часто зупиняються в готелях бізнестурістов. Даний метод використовується тільки при оплаті кредитними картами і в російських умовах застосовується тільки в висококласних готелях, де висока ступінь довіри як з боку гостей до персоналу служби прийому і розміщення, так і навпаки, оскільки процедури виписки з готелю не потрібно безпосередньої присутності мешканця. Бланк для "швидкої виписки" можна взяти в Reseption під час реєстрації або в будь-який інший час в період проживання. Express Check-out можливий тільки при наявність відбитка кредитної картки гостя (сліпа кредитної картки). Гості отримують свої готові рахунку ввечері (перед від'їздом вранці наступного дня). Деякі готелі застосовують технології, що дозволяють гостям перевірити правильність рахунку за допомогою інтерактивного телебачення у себе в номері.
Іноді в готелях виникає необхідність повернення грошей гостям. Касир здійснює повернення грошових сум в наступних випадках.
Відмова гостя від номера протягом однієї години з моменту поселення, якщо гість не користувався номером:
# 45; в зв'язку з достроковим виїздом з готелю, коли оплата за номер була проведена на більший термін перебування;
# 45; при зміні виду оплати з готівкового на безготівковий розрахунок;
# 45; в особливих випадках за погодженням з керівництвом готелю.
Ця процедура супроводжується оформленням розписки гостя в отриманні невикористаного авансу з обов'язковою ідентифікацією підпису гостя на розписці з підписом в паспорті або іншому, що задовольняє особистість документа. Згодом така розписка буде здана в бухгалтерію разом з касовим звітом. Відповідно сума виручки буде менше на зазначену суму.