Якщо підзвітна особа не доклав до авансового звіту оформлені належним чином первинні документи, що підтверджують витрати в інтересах компанії, які податкові наслідки очікують організацію і співробітника?
Будь-бухгалтер знає: основним документом, яким оформляються розрахунки з підзвітними особами, є авансовий звіт. Саме на його підставі видані під звіт суми списуються з кредиту рахунку 70. Однак не можна недооцінювати первинні документи, що підтверджують витрачання підзвітних сум. Якщо вони будуть виглядати недостовірними, перевіряючі включать відповідні суми до оподатковуваного доходу працівника, виключать їх з витрат, які приймаються при розрахунку податкової бази роботодавця, також існує ризик донарахування страхових внесків.
Документи, що додаються до авансового звіту, підтверджують придбання підзвітною особою товарів, робіт, послуг в інтересах організації. Якщо авансовий звіт є підставою для складання записи по кредиту рахунку 70, що підтверджують документи доводять бухгалтерську запис по дебету того чи іншого рахунку. Якщо співробітник набував будь-які товарно-матеріальні цінності (канцелярські товари, побутову хімію, будматеріали, ПММ), вони повинні бути оприбутковані з використанням рахунку 10. Якщо ж «подотчетнік» оплачував послуги або роботи, вони приймаються до обліку безпосередньо на рахунки обліку витрат (основних, загальновиробничих, загальногосподарських). Загальні правила прийняття до обліку не змінюються в залежності від способу покупки (оплати) тих чи інших придбань. Найголовніше: організація повинна мати первинний документ, з якого можна отримати достовірну інформацію про всі параметри господарської операції. Крім того, оскільки підзвітна особа отримувала готівку грошові кошти від організації, обов'язковою умовою прийняття звіту є наявність документа, що підтверджує сплату готівкових коштів контрагенту (БСО, касового чека, іншого замінює їх документа).
Буде незайвим нагадати обов'язкові реквізити первинного облікового документа (ч. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ [1]):
В даний час тільки касові документи складаються за раніше затвердженим уніфікованим формам, все інші форми можуть бути розроблені господарюючим суб'єктом самостійно. Значить, їх невідповідність уніфікованим зразкам ніяк не може позначитися на достовірності інформації.
Разом з тим представляється, що зазначена застереження не носить абсолютний характер. Справа в тому, що перераховані вище реквізити повинні бути в документі, щоб він мав статус первинного документа і міг стати відправною точкою для реєстрації даних в бухгалтерських регістрах. Крім того, в силу ч. 1 ст. 9 Закону № 402-ФЗ не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються не мали місця факти господарського життя, в тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод. Відсутність в документі тих чи інших реквізитів автоматично ставить під сумнів достовірність міститься в ньому інформації і взагалі факт здійснення господарської операції.
Відсутність належним чином оформлених первинних облікових документів автоматично означає виключення відповідних витрат з розрахунку податкової бази по причині невідповідності вимогам п. 1 ст. 252 НК РФ.
Безліч витрат невеликих організацій здійснюються через співробітників. Це придбання будматеріалів, канцтоварів, літератури, виконання підрядних робіт та надання послуг. Беручи до обліку придбання підзвітних осіб на користь компанії, бухгалтер повинен звернути особливу увагу на наявність і належне заповнення підтверджуючих документів: вони повинні мати всі обов'язкові реквізити і відображати сутність господарської операції. В іншому випадку є ризик включення підзвітних сум до оподатковуваного доходу фізичних осіб, об'єкт обкладання страховими внесками, а також виключення їх з видатків компанії, що враховуються при оподаткуванні.