Як правило, під підзвітними коштами розуміються грошові суми, видані працівникам організації на певну мету - придбання канцелярських, господарських приладдя, пального і мастильних матеріалів, а також суми на оплату витрат на відрядження та представницьких витрат.
Підприємствами повинен бути визначений перелік співробітників, яким можуть видаватися під звіт готівкові грошові кошти на адміністративно-господарські і операційні витрати, затверджений наказом (розпорядженням) керівника. До цього переліку можуть включатися тільки постійно працюють в організації особи, в тому числі на умовах сумісництва.
Передбачені наступні основні правила видачі, витрачання та звітування за підзвітними сумами:
- видача грошових коштів під звіт на відрядження проводиться в межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі;
- підзвітні особи повинні відзвітувати за отриманими сумами протягом трьох днів після повернення з відрядження або закінчення зазначеного терміну;
- видача грошових коштів під звіт проводиться за відсутності заборгованості за раніше виданими сумами;
- передача виданих під звіт готівкових коштів однією особою іншій забороняється.
Операції з підзвітними сумами вимагають ретельного документального оформлення.
Видача підзвітних сум оформляється організаційно-розпорядчим документом. затвердженим керівником, в якому повинні бути вказані:
- перелік осіб, яким видаються кошти під звіт;
- термін, на який видаються підзвітні суми;
- граничний розмір підзвітних сум;
- термін здачі авансового звіту та повернення невикористаних підзвітних коштів.
Якщо розпорядчий документ відсутній, то працівник, який отримав грошові кошти під звіт, повинен відзвітувати за ним протягом робочого дня.
Видача підзвітних коштів оформляється видатковим касовим ордером. Підзвітні особи повинні відзвітувати за отримані кошти не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані (або з дня повернення з відрядження). Для цього необхідно подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми.
Якщо видаються грошові кошти на відрядження, необхідно оформити наступні документи:
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження;
- командировочне посвідчення;
- службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання.
Термін відрядження визначається керівником організації. При цьому слід враховувати, що він не може перевищувати 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі.
Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспортного засобу до 24 години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00 годин і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, враховується також час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту.
До числа відшкодовуються витрат на відрядження відносяться витрати на проїзд до місця відрядження і назад, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), плата за проживання в місці відрядження (плата за наймання житла, проживання в готелі і т.п.) , а також інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.
Підзвітні особи не завжди можуть оцінити достовірність і необхідну кількість бухгалтерських документів. Якщо співробітник представляє неповний пакет документів або недостовірні документи, то нерідко податкові органи донараховують "зарплатні" податки.
Якщо працівник своєчасно не відзвітував за сумами, виданими під звіт, організація має право утримати залишок невитрачених коштів із заробітної плати працівника. При цьому необхідно дотримуватися таких умов:
- рішення про утримання не повернутої в касу підзвітною суми організація повинна прийняти не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для її повернення;
- розмір усіх відрахувань при кожній виплаті не повинен перевищувати 20% заробітної плати, належної працівнику;
- необхідно отримати письмову згоду працівника.
Якщо ви видали працівнику з каси гроші під звіт, необхідно скласти проводку за дебетом рахунка 71:
Дебет 71 Кредит 50
- видана працівникові з каси підзвітна сума.
Прімер.Работніку організації видано під звіт 1500 руб. на господарські витрати. Даним працівником були придбані канцелярські товари на суму 1350 руб. Залишок невикористаного авансу був повернутий до каси.
На рахунках бухгалтерського обліку будуть зроблені записи:
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - видані кошти під звіт;
Дебет 10 Кредит 71
- 1350 руб. - оприбутковано канцтовари на підставі авансового звіту працівника;
Дебет 50 Кредит 71
- 150 руб. - здано в касу невитрачених залишок підзвітних коштів.
Чи не повернутий в строк авансовий звіт списується проводкою:
Дебет 94 Кредит 71
- відображена не повернута в термін підзвітна сума.
Дану суму можна утримати із заробітної плати.
Прімер.Остаток невикористаних коштів за авансовим звітом склав 6000 руб. який не був повернутий у встановлений термін. Авансовий звіт затверджений у сумі 15 000 руб. У зв'язку з цим керівник видав розпорядження про утримання сум із заробітної плати підзвітної особи. Оклад працівника становить 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
- 21 000 руб. - видано під звіт працівникові на відрядження;
Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - здано авансовий звіт;
Дебет 94 Кредит 71
- 6000 руб. - відображено суму неповерненого в строк авансу;
Дебет 73 Кредит 94
- 6000 руб. - сума неповерненого в строк авансу віднесена на підзвітну особу;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. - Не повернені в строк аванс утриманий із заробітної плати.
Розрахунки з використанням корпоративної картки
Витрати на відрядження: нестандартні ситуації
Добові при відрядженнях: розмір, податковий облік, ПДФО та страхові внески
Витрати на відрядження: оплата перебування в дорозі у вихідні дні, порушення при оформленні авансового звіту