В результаті вивчення другого розділу навчається буде:
- знати правові основи захисту конфіденційної інформації за видами таємниці;
- вміти формувати і оформляти конфіденційні справи, складати номенклатуру конфіденційних справ, визначати ступінь обмеження доступу до документів та використання позначки конфіденційності при оформленні документів.
Тема 2.1. Особливості документування конфіденційної інформації.
Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що становлять комерційну та службову таємницю. Варто згадати, що інформація, що становить комерційну або службову таємницю, не існує сама по собі. Вона відображається в різних носіях, які можуть її зберігати, накопичувати і передавати. І захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.
Документи, що містять інформацію, що становлять комерційну та службову таємницю, прийнято називати конфіденційними, а процес їх виготовлення і організацію роботи з ними - конфіденційним діловодством.
Організація і технологія конфіденційного діловодства не описана жодним державним нормативним актом - технологію власник такої інформації повинен визначити самостійно.
Конфіденційне діловодство - визначається як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист міститься в них інформації.
При цьому під документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, під організацією роботи з документами - їх облік, розмноження, проходження, виконання, відправлення, знищення, режим зберігання і поводження.
Крім цього, важлива складова конфіденційного діловодства - захист міститься в конфіденційних документах інформації. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витоку.
Витік конфіденційної інформації являє собою неправомірний, тобто недозволений вихід такої інформації за межі зони, що захищається або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею, якщо цей вихід привів до отримання інформації (ознайомлення з нею) особами, які не мають до неї санкціонованого доступу.
Уразливість документованої інформації проявляється в різних формах:
• розкрадання носія інформації або відображеної в ньому інформації (крадіжка);
• втрата носія інформації (втрата);
• несанкціоноване знищення носія інформації або відображеної в ньому інформації (руйнування);
• спотворення інформації (несанкціонованих змін, несанкціонована модифікація, підробка, фальсифікація);
• розголошення інформації (поширення, розкриття).
Конфіденційне діловодство має здійснювати рішення двох завдань:
1) документальне забезпечення всіх видів конфіденційної діяльності;
2) захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності.
Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні та технологічні особливості, до числа основних з яких відносяться:
• письмове нормативне закріплення технології документування, організації роботи з документами і їх захисту;
• жорстке регламентування складу видаваних документів і міститься в них інформації, в тому числі на стадії підготовки чернеток і проектів документів;
• обов'язковий поекземплярний і полістний облік всіх, без винятку, документів, проектів і чернеток;
• максимально необхідна повнота реєстраційних даних про кожний документ;
• фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;
• проведення систематичних перевірок наявності документів;
• дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне і санкціоноване ознайомлення з ними;
• жорсткі вимоги до умов зберігання документів і поводження з ними, які повинні забезпечувати збереження і конфіденційність документованої інформації;
• регламентація обов'язків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, до її захисту;
• персональна і обов'язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок поводження з ними.
Конфіденційна діяльність повинна забезпечуватися мінімальною кількістю документів при збереженні повноти та достовірності інформації - надання користувачам усіх необхідних документів, але тільки тих, які дійсно потрібні для виконання посадових обов'язків.
Особливості конфіденційного діловодства одночасно виступають і в якості вимог до нього.