Галина Кудрякова, головний спеціаліст загального відділу державної установи «Головне господарське управління» Управління справами Президента Республіки Білорусь
Протоколи засідань кваліфікаційної, атестаційної комісій, конкурсній комісії по формуванню резерву керівних кадрів
Протоколи засідань комісій вам необхідно формувати в справи за один календарний рік. Протоколи всередині справи систематизуйте за хронологічним принципом у порядку зростання номерів. До кожного протоколу прикладайте документи, розглянуті на засіданні комісії. Всі документи справи з протоколами нумеруйте. Необхідно складати лист-засвідчувач, оформляти обкладинку справи.
Крайніми датами справи є дати першого і останнього протоколу засідань комісій. Якщо протоколи згруповані в декількох томах, то в заголовку справи на обкладинці вказуйте номери протоколів, а також номер тому.
Приклад оформлення обкладинок дивіться в рубриці «Корисна практика» на с. 26 журналу.
Особисті картки звільнених працівників
Особисті картки звільнених працівників групуються в справи на поточний рік звільнення працівників. У справі особисті картки систематизуйте за алфавітом прізвищ. Усередині однієї літери алфавіту картки систематизуються за алфавітом другої літери прізвищ. Наприклад, спочатку в справі розташовуються всі картки на букву «А», потім на букву «Б» і т.д. Як правило, на одну і ту ж букву в справі міститься кілька карток.
В такому випадку картки всередині літери «А» розташовуються за алфавітом по другій букві прізвища. Наприклад, спочатку розташовується картка «Авакумов Михайло Олександрович», далі - картка «Акунін Борис Леонідович» і т.д. Цей принцип поширюється на всі документи, при систематизації яких використовується алфавітний принцип.
При обсязі документів понад 250 листів справу ділять на самостійні томи, документи кожного тому є продовженням попереднього за алфавітом прізвищ. Наприклад, перший том містить особисті картки на літери А-К, другий том - на літери Л-П, третій - на літери Р-Я. Листи кожного тому з особистими картками нумеруються самостійно, в кожному томі складаються внутрішній опис документів і лист-засвідчувач.
Приклад оформлення обкладинок справ, сформованих в тому, з особистими картками звільнених працівників дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 26-27 журналу.
При складанні внутрішнього опису в розд. 4 «Заголовок справи» вказуються прізвище, ім'я та по батькові звільненого працівника.
Зразок оформлення внутрішнього опису справи з особистими картками звільнених працівників дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 27 журналу.
Особові справи звільнених працівників
Існує 2 способи формування особистих справ звільнених працівників:
кожне особиста справа звільненого працівника підшивається і оформляється окремо;
всі особисті справи звільнених працівників підшиваються в одну справу за році звільнення.
У разі якщо кожне особиста справа звільненого працівника підшивається окремо, до особової справи включаються внутрішній опис документів справи, яка складається в процесі ведення особистого справи, і лист-засвідчувач.
Прізвище, ім'я, по батькові звільненого працівника в заголовку вказуйте в називному відмінку. Крайніми датами особової справи є дати наказів про прийняття та звільнення працівника.
Приклад оформлення обкладинки окремого особової справи та обкладинки справи, в якому зброшуровані кілька особистих справ звільнених працівників ви знайдете в рубриці «Корисна документація» на с. 28 журналу.
У разі якщо всі особисті справи звільнених працівників формуються і підшиваються в одну справу за році звільнення, крім документів особових справ, внутрішніх описів документів особових справ, в кожному томі складається додатково внутрішній опис особистих справ, включених в даний тому: в розд. 4 «Заголовок документа» вказуються прізвище, ім'я, по батькові звільненого працівника.
Необхідно уточнити, що при закладі особової справи працівника складається внутрішній опис справи за формою, передбаченою Інструкцією в додатку 1.
Лист-засвідчувач розміщується в кінці тому. Особові справи звільнених працівників нумеруйте чорним графітним олівцем у правому верхньому кутку. У разі якщо особисті справи кожного звільненого працівника підшиті окремо, вам необхідно нумерувати кожну справу самостійно. Якщо особисті справи звільнених працівників зброшуровані в томи по році звільнення, то всі документи цього тому нумеруються валових порядком.
Принцип нумерації однаковий для всіх особистих справ незалежно від способу формування справи. Якщо в справі зустрічається складений лист, то він розвертається і нумерується в правому верхньому куті. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист. Лист, складений навпіл і підшитий за середину, нумерується як 2 листи.
Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо.) Нумерується як один лист. Документи, які неможливо підшити в справу, вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Вкладення нумеруються окремо від конверта: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Для обліку кількості аркушів у справі, фіксації особливостей їх нумерації і фізичного стану складається заве- рительное напис, форму якої дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 28 журналу.
Трудові договори, контракти
Опустимо питання про те, чому така дискримінація допущена щодо одного і того ж виду документів. Очевидним є лише факт деякого протиріччя в тому, що на підставі Інструкції при формуванні особистих справ працівників за рішенням кадрової служби допускається включати трудові договори і контракти до складу особистих справ.
Отже, якщо контракти включені до складу особистих справ, то вони мають термін зберігання 75 років, а якщо на працівника не ведеться особиста справа, стало бути, трудовий договір і контракт повинні зберігатися 3 роки після закінчення терміну дії договору або контракту.
Якщо трудові договори і контракти включені до складу особистих справ, тоді вони просто розташовуються в особовій справі серед інших документів в порядку, передбаченому Інструкцією. Якщо ж на працівника не заведено особову справу, можна рекомендувати формувати трудові договори і контракти на поточний рік закінчення терміну дії контракту.
Галина Кудрякова, головний спеціаліст загального відділу державної установи «Головне господарське управління» Управління справами Президента Республіки Білорусь