У процесі здійснення господарської діяльності організації часто вдаються до практики використання так званих «гарантійних листів». Такі листи можуть виконувати різні функції - свідчити про визнання заборгованості, засвідчувати заставні зобов'язання.
У даній статті передбачається розглянути випадки, коли складання гарантійних листів підміняє собою укладення сторонами єдиного підписаного документа - договору. Це робиться тоді, коли висновок повноцінного договору неможливо або видається недоцільним в певний момент через технічні причини або у зв'язку з браком часу для його узгодження, підписання і т.п. Подібні гарантійні листи зазвичай являють собою документ, що виходить від одного з контрагентів, в якому міститься зобов'язання даного контрагента виконати будь-яке дію по відношенню до іншої особи: сплатити гроші за надані послуги (виконані роботи, поставлені товари), надати послуги або виконати інші дії.
При застосуванні таких гарантійних листів виникає цілий ряд питань: наскільки правомірним є їх використання, замінюють вони собою звичайний договір, чи потрібно в подальшому додатково оформляти правовідносини, що виникли з гарантійних листів, в якій формі такі гарантійні листи повинні складатися і яку інформацію утримувати.
Відповідаючи на поставлені питання необхідно мати на увазі наступне. Поняття «гарантійний лист» в діючих нормативно-правових актах Укаїни не застосовується. Відповідно не міститься в нормативно-правових актах і вимог, що пред'являються до складання та оформлення гарантійних листів.
Фактично складання гарантійного листа є дією, спрямованою на укладення договору. Відповідно до пункту 2 статті 432 Цивільного кодексу Укаїни договір укладається шляхом направлення оферти (пропозиції укласти договір) однієї зі сторін і її акцепту (прийняття пропозиції) іншою стороною. Таким чином, за своєю суттю гарантійний лист, що виходить від організації, в цивільно-правовому розумінні являє собою або оферту (тобто пропозиція укласти договір), або акцепт (тобто прийняття вже існуючого пропозиції укласти договір).
Розглянемо ситуацію, при якій гарантійний лист буде офертою.
У тому випадку, якщо отримав належним чином складений гарантійний лист-пропозицію контрагент відповість згодою на цю пропозицію або здійснить дії по виконанню зазначених у ньому умов договору (відвантаження товарів, надання послуг, виконання робіт, сплата відповідної суми тощо), то його дії будуть вважатися акцептом оферти і договір між контрагентами буде вважатися укладеним (відповідно до пункту 3 статті 438 і пунктом 3 статті 434 Цивільного кодексу Укаїни). Додаткового оформлення відносин між сторонами турбуватися не буде, хоча сторони за своїм бажанням можуть підписати також і двосторонній документ - договір.
Законодавством до акцепту не застосовується таких вимог, як до оферти. Тобто в гарантійному листі-акцепт досить сформулювати повний і беззастережний відповідь особі, яка запропонувала укладення договору про прийняття його умов (пункт 1 статті 438 Цивільного кодексу Укаїни).
Таким чином, можна зробити наступні висновки. Виникнення правовідносин між сторонами на підставі гарантійних листів без оформлення єдиного підписаного сторонами документа є правомірним. При цьому необхідно щоб сторонами були дотримані вимоги до оферти і акцепту, передбачені Цивільним кодексом Укаїни.
Разом з тим, істотним недоліком використання гарантійних листів є те, що в них неможливо прописати досконально всі права та обов'язки сторін за договором. Зокрема, в гарантійних листах зазвичай не вказують такі умови як: відповідальність сторін за невиконання зобов'язань, випадки дострокового розірвання договору; часто в гарантійних листах детально не обмовляється порядок розрахунків між сторонами, порядок врегулювання суперечок.
Таким чином, для чіткого розмежування прав і обов'язків сторін, доцільно додатково оформляти правовідносини сторін підписанням двостороннього документа - договору. Це дозволить уникнути можливих судових спорів між сторонами, а також дозволить сторонам чітко розуміти свої права та обов'язки.