Найчастіше каталогізація проводиться паралельно зі створенням архівів компанії. Для великих сучасних організацій необхідністю стає каталогізація і паперових, і електронних документів. Під каталогізацією документів прийнято розуміти створення зручних каталогів, які зможуть в рази полегшити пошук документів.
Каталогізації цифрових документів
Створення електронних архівів зазвичай включає в себе процес каталогізації цифрових документів, це два нерозривно пов'язаних процесу, що виконуються фахівцями паралельно. Іншими словами, можна сказати, що якщо у Вашої фірми є цифровий архів документів, то в його рамках існує і електронний каталог. Проте, зворотного зв'язку не простежується: наявність електронного каталогу не говорить про наявність у фірми цифрового архіву. У цьому випадку мова йде про електронному каталозі, призначеному для каталогізації матеріальних (паперових) документів. Наприклад, в даний час електронні каталоги активно використовуються сучасними, технічно оснащеними бібліотеками для каталогізації книг, що зберігаються в фондах. Тим не менш, до цих пір досить поширені і матеріальні каталоги.
Роботи по каталогізації архівних документів
Каталогізація документів включає в себе:
- розробку класифікації;
- вивчення та розподіл документів;
- складання опису до документів на спеціальних картках;
- систематизацію карток і подальше ведення каталогу;
- катологізацію документів тимчасового і довгострокового зберігання.
При великій кількості карток вони зберігаються в спеціальних каталожних шафах. В електронному каталозі картки заповнюються вручну, але структуруються автоматично. До каталогам при необхідності можуть бути складені покажчики (предметні, алфавітні і т.д.)
Великі каталоги документів
Великі каталоги документів, незалежно від їх типу (матеріального або електронного), являють собою систему каталогів, що включає в себе систематичний, тематичний і предметний каталоги. Кожен вид каталогів може включати в себе кілька різновидів, наявність яких обумовлюється діяльністю конкретної організації. Каталогізація документів в особистих справах проводиться окремо. Каталогізація регламентується ГОСТом і повинна відповідати основній вимозі - відображати повну інформацію про зміст кожного документа організації.