каталогізація документів

створення

каталогізація документів
повного і зручного у використанні каталогу архівних документів дозволить кожній компанії значно оптимізувати процес діловодства, врегулює роботу архівного відділу і заощадить час абсолютної більшості співробітників, яке їм доводиться витрачати на пошук того чи іншого документа. Спроба самостійної каталогізації документів в давно функціонує фірмі неминуче обернеться затяжний плутаниною. Тому фахівці-архіваріуси наполягають на створенні каталогів на початковому етапі існування будь-якої організації.







Поняття каталогізації документів

Під каталогізацією документів прийнято розуміти всю сукупність робочих процесів, які в кінцевому підсумку призводять до створенню і повноцінному функціонуванню більш-менш складної системи каталогів, зручних для зберігання ваших документів. Найчастіше в середніх і великих компаніях створюється система каталогів, що включає в себе три основних бази - тематичний, предметний і систематичні каталоги. При цьому кожна фірма має право створювати для власної зручності додаткові види каталогів.







Процеси каталогізації документів

Коротко можна сказати, що каталогізація документів включає в себе такі процеси, як бібліографічна обробка кожного документа, введення даних в електронний каталог, або створення паперових каталожних карток, а також безпосередньо роботу з каталогами. Під «роботою з каталогами» мається на увазі їх використання в пошуку потрібних документів, редагування і регулярне поповнення.

електронні каталоги

Зрозуміло, в сучасному світі неможливо обійтися без створення електронного каталогу документів. Однак каталогізація електронних документів не є ніяких труднощів, тому що всі сучасні програми електронного архіву включають в себе зручні і функціональні каталоги, які налаштовуються безпосередньо в момент введення в експлуатацію електронного архіву.

Електронний каталог паперових документів

У той же час створення електронного каталогу паперової документації - це окреме завдання для програмістів, адже програма електронного каталогу паперових документів є абсолютно самостійне програмне забезпечення.







Схожі статті