Компанія відкрила філію в іншому регіоні і планує перевести в нього працівника. Розглянемо, які документи потрібно оформити, які витрати понесе компанія, які податки і внески доведеться нарахувати.
Переклад на іншу роботу - постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому він працює відповідно до умов трудового договору (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При перекладі подібні умови трудового договору змінюються.
Чи не є перекладом переміщення працівника у того ж роботодавця на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ, розташоване в тій же місцевості, доручення йому роботи на іншому механізмі або агрегаті, яка не призводить до зміни певних сторонами умов трудового договору (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).
Обов'язки роботодавця в зв'язку з переведенням працівника на філію
Розглянемо, які обов'язки виникають у роботодавця в зв'язку з переведенням працівника з головного офісу в регіональний підрозділ.
Зберегти робоче місце
Обов'язок зберегти за працівником його колишнє робоче місце залежить від терміну перекладу.
Тимчасове переведення. При тимчасовому переведенні за працівником зберігається колишнє робоче місце. Якщо після закінчення терміну перекладу він не зажадав повернення на своє робоче місце і продовжує працювати, то умова угоди про тимчасовий характер перекладу втрачає силу і переклад вважається постійним (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).
Постійний переклад. У разі постійного переведення роботодавець не зобов'язаний зберігати за працівником колишнє робоче місце.
Компенсувати витрати на переїзд
Якщо переїзд в іншу місцевість обумовлений перекладом на нове місце роботи, роботодавець зобов'язаний взяти на себе такі витрати (ст. 165 і 169 ТК РФ):
- по переїзду самого працівника і членів його сім'ї;
- провезення майна (за винятком випадків, коли роботодавець надає працівнику засобу пересування);
- облаштування на новому місці проживання.
Комерційна компанія самостійно визначає розмір відшкодування і порядок його виплати (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).
Прімечаніе.К членів сім'ї належать тільки подружжя, батьки (усиновлювачі) та діти (усиновлені) (ст. 2 Сімейного кодексу РФ).
Документальне оформлення перекладу
Переведення працівника на іншу постійну роботу вимагає документального оформлення.
Примітка. Які форми документів використовувати
Рішення роботодавця про переведення
Рішення про переведення на роботу в іншу місцевість приймає керівник компанії на підставі пропозиції керівника філії, його службової записки.
При стратегічні зміни в розвитку компанії принципове рішення про необхідність переведення групи працівників можуть прийняти і учасники товариства (засновники).
Пропозиція працівнику про переведення на роботу в іншу місцевість
Якщо керівник компанії вважатиме правильним зміну місця роботи і проживання певного співробітника, він повинен запропонувати працівникові переведення на роботу в іншу місцевість.
Необхідність заручитися письмовою згодою працівника на переклад встановлена частиною 1 статті 72.1 Трудового кодексу. Вирішення цього питання не може бути одностороннім, оскільки воно зачіпає певні сторонами умови трудового договору.
Щоб отримати таку згоду, перш потрібно підготувати письмову пропозицію співробітнику про переведення і переїзді на нове місце роботи.
Допускається скласти цю пропозицію в довільній формі.
Згода або відмова працівника
Працівник повинен висловити свою згоду або відмову письмово також в довільній формі.
Додаткова угода до трудового договору
Зміна визначених сторонами умов трудового договору необхідно зафіксувати додатковою угодою. У його тексті доречно визначити також і порядок компенсації витрат на переїзд працівника і його сім'ї, провезення майна, облаштування на новому місці, а також інші умови, які сторони вважають за потрібне визначити.
У разі розвитку систематичної філіальної мережі зручніше розробити положення про компенсацію витрат працівникам, де встановити єдині норми щодо відшкодування витрат на переїзд працівників до нових місць роботи. Якщо в іншу місцевість переїжджають один-два працівника, умови відшкодування витрат досить внести в додаткову угоду до трудового договору.
Запис у трудовій книжці
Податки і внески
У зв'язку з виконанням фінансових зобов'язань при переведенні працівника на роботу в іншу місцевість у роботодавця можуть виникнути обов'язку зі сплати податків і внесків.
Податок на прибуток
Виплачені працівнику суми відшкодування витрат на проїзд і облаштування передбачені трудовим законодавством, встановлені додатковою угодою сторін трудового договору і пов'язані з отриманням доходу організацією. Оскільки ці витрати обґрунтовані і документально підтверджені, компанія має право врахувати їх для цілей оподаткування у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Витрати працівника на переїзд і облаштування не обкладаються ПДФО. Пункт 3 статті 217 Податкового кодексу звільняє від сплати ПДФО з усіх видів встановлених чинним законодавством РФ компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства РФ), пов'язаних у тому числі з виконанням трудових обов'язків (включаючи переїзд на роботу в іншу місцевість).
Страхові внески
На суму відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних з переїздом працівника до нового місця роботи, в розмірах, визначених трудовим договором, суми страхових внесків не нараховуються:
Бухгалтерський облік
Покажемо порядок відображення у бухгалтерському обліку відшкодування витрат роботодавцем співробітнику при переїзді з одного регіону в інший на прикладі.
Прімер.Менеджер відділу корпоративного менеджменту ставропольського філії ТОВ «Розсада» С. Т. Куля переведений на роботу у володимирський філія на посаду старшого менеджера з окладом 50 000 руб. в місяць. Бухгалтерія ТОВ «Розсада» видала аванс С. Т. Пулі на переїзд в сумі 35 000 руб.
У додатковій угоді до трудового договору встановлено, що фірма компенсує працівникові документально підтверджені витрати:
- на проїзд співробітника з сім'єю з м Ставрополя в м Володимир в плацкартному вагоні поїзда;
- провезення майна;
- добові за дні проїзду.
Після переїзду працівник звернувся до директора володимирського філії із заявою, в якому виклав прохання компенсувати понесені витрати на переїзд. Зразок заяви див. Нижче.
Зразок. Заява про відшкодування витрат при перекладі
Директору володимирського філії ТОВ «Розсада»
Від старшого менеджера
Володимирського філії ТОВ «Розсада»
Прошу відшкодувати витрати, понесені при переїзді на роботу в іншу місцевість, в сумі 58 100 (П'ятдесят вісім тисяч і сто) рублів, включаючи добові 5600 руб. (700 руб. Х 4 чол. Х 2 дн.).
Документи, що підтверджують витрати, додаю:
Квитки залізничні - 4 шт. на суму 17 500 руб .;
Квитанція про оплату провезення багажу вагою 950 кг на суму 35 000 руб.
До заяви працівник доклав документи, що підтверджують витрати: залізничні квитки і квитанції про оплату провезення багажу.
На заяві директор володимирського філії ТОВ «Розсада» П. В. Матвєєв поставив распорядительную візу такого змісту: «До бухгалтерії: оплатити з заліком авансу 35 000 руб.».
Необхідно відобразити виплату компенсації в бухгалтерському обліку.
Решеніе.В бухгалтерському обліку будуть відображені такі проводки:
Дебет 73 Кредит 50
35 000 руб. - видано аванс працівнику С. Т. Пулі на переїзд до місця роботи;
Дебет 44 Кредит 73
58 100 руб. (35 000 руб. + 17 500 руб. + 5600 руб.) - відображена в складі витрат сума фактичних витрат на переїзд працівника до нового місця роботи;
Дебет 73 Кредит 50
23 100 руб. (58 100 руб. - 35 000 руб.) - виплачена працівнику С. Т. Пулі компенсація витрат, пов'язаних з переведенням на роботу в іншу місцевість, з заліком раніше отриманого авансу.