Бухгалтери, які відповідають за облік паливно-мастильних матеріалів (ПММ), стикаються з безліччю проблем. Учасники нашого форуму регулярно обговорюють, як розрахувати нормативи, для чого їх застосовувати, як відобразити бензин, який знаходився в баку купленого автомобіля. Відповіді на ці та інші питання - в нашій статті
Для чого потрібні норми витрати і списання ПММ
Організації, що використовують власні або орендовані автомобілі, ведуть облік надходження та витрати ПММ. Існують норми, яких слід дотримуватися при списанні палива. Як показує практика, бухгалтери не завжди чітко уявляють собі, як правильно застосувати ці норми. Зокрема, плутаються, як треба списувати бензин: за кількістю фактично витрачених літрів або за нормативом. Відповідь на це питання ми почнемо з зауваження: слід звертати увагу, що призначення нормативів в бухгалтерському та податковому обліку не збігаються.
Бухгалтерський облік
У бухгалтерському обліку ПММ потрібно списувати за фактом. Але складність в тому, що в автомобілі немає пристрою, який фіксувало б кількість бензину в баку. Відповідно, дуже складно «на око» визначити, скільки палива пішло на ту чи іншу поїздку. Тому найчастіше фактичні витрати палива розраховують як кількість кілометрів по спідометрі, помножене на якийсь норматив.
Податковий облік
Застосування нормативу в податковому обліку - питання спірне.
Податківці традиційно вважають, що при списанні ГСМ до витрат організації повинні дотримуватися лімітів, затверджених Методичних рекомендацій, введеними в дію розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.08 № АМ-23-р. Про це неодноразово нагадували фахівці Мінфіну Росії (див. Наприклад, листи від 03.09.10 № 03-03-06 / 2/57 і від 17.11.11 № 03-11-11 / 288). Якщо організація використовує машину, для якої норматив не затверджений, необхідно розробити і обґрунтувати свій ліміт (лист Мінфіну Росії від 10.06.11 № 03-03-06 / 4/67). У будь-якому випадку списати у витрати ПММ понад ліміт не можна, впевнені чиновники.
Є організації, які ігнорують норми Мінтрансу і встановлюють власні. Вони також здобувають перемогу в суді (див. Наприклад, постанова ФАС Поволзької округу від 21.11.11 № Ф06-10102 / 11).
Компаніям, які зайняли «обережну» позицію і вирішили застосовувати норматив (затверджений Мінтрансом або самостійно розроблений) для цілей податкового обліку, допустимо застосовувати цей же норматив і в бухгалтерському обліку. Іншими словами, використовувати один і той же значення ліміту при підрахунках витраченого бензину і при зменшенні оподатковуваної бази.
Як розрахувати власний норматив
Якщо для машини немає затвердженого Мінтрансом ліміту, або організація вирішила використовувати інше значення, вона має право розрахувати власний ліміт. Як правило, в такій ситуації компанії діють одним з двох способів.
Перший спосіб - запозичити інформацію про витрачання палива з технічної документації на автомобіль.
Другий спосіб - створити комісію і провести виміри. Для цього в порожній бак машини потрібно залити певну кількість бензину, наприклад, 100 літрів. Потім авто має їздити до тих пір, поки бак не стане абсолютно порожнім. Виходячи зі свідчень спідометра, треба визначити, скільки кілометрів знадобилося для повного спустошення бака. Нарешті, кількість літрів потрібно розділити на кількість кілометрів. У підсумку вийде цифра, що показує, скільки бензину витрачає машина при проїзді одного кілометра. Цей показник слід зафіксувати в акті і поставити підписи всіх учасників комісії.
Оскільки витрата палива залежить від умов поїздки, краще зробити контрольні заміри «на всі випадки життя»: окремо - для навантаженого і порожнього авто, окремо - для літніх і зимових поїздок, окремо - для простою з увімкненим двигуном і т.д. Всі отримані результати слід відобразити в акті, складеному і підписаному комісією.
Є й більш простий варіант: затвердити один базовий норматив (наприклад, для літнього періоду) і підвищувальні коефіцієнти: для зимових поїздок, для поїздок по перевантаженим трасах і ін.
Як провести інвентаризацію ПММ
Так як списання за нормативом на увазі похибки, організація повинна періодично звіряти дані, відображені в бухгалтерському обліку, і фактичні залишки. Проводити таку звірку можна раз в тиждень, на місяць або в квартал. Деякі компанії роблять її щодня.
Для визначення фактичного залишку використовують різні методи. Найпростіший - це вилити з бака бензин в мірну ємність і дізнатися обсяг. Однак організації рідко вдаються до такого способу.
Більш поширений інший метод. Суть його в полягає в наступному. Спочатку треба повністю наповнити бак. Потім потрібно подивитися в технічної документації, чому дорівнює об'єм бака. А також подивитися по чеку автозаправної станції, скільки палива було залито в бак. Якщо від обсягу бака відняти обсяг залитого бензину, отримаємо залишок, який знаходився в баку до початку заправки. Цю цифру необхідно звірити з тієї, що значилася за даними бухобліку на те ж число.
Існують і інші способи - наприклад, за допомогою спеціального щупа з нанесеною шкалою. Однак жоден з методів, крім спустошення бака, не виключає похибок.
Системи супутникової навігації
Зараз все більшою популярністю користуються так звані супутникові системи спостереження (інша назва - системи супутникової навігації). Вони дозволяють точно встановити, коли і скільки кілометрів проїхала машина і скільки бензину витратила. У зв'язку з цим компанія, яка придбала таку систему, може списати фактично витрачені ПММ без використання нормативів. Необхідність в інвентаризації теж пропадає.
Щоб відобразити в обліку перехід на використання супутникової системи для обліку ПММ, потрібно видати наказ, який скасовує раніше використовувані нормативи витрат палива. У цьому ж документі закріпити новий спосіб обліку палива - на підставі даних системи. Важливо, щоб дата наказу збігалася з датою, коли система введена в експлуатацію.
Далі знадобиться роздруківка з системи, де показаний витрата бензину по кожному рейсу. Бухгалтер подколет ці роздруківки до дорожніми листами, і на підставі цих документів спише ПММ. До речі, проти такого методу не заперечує і Мінфін Росії (лист від 16.06.11 № 03-03-06 / 1/354).
Як врахувати паливо, отримане разом з автомобілем
Як правило, при покупці авто новий власник отримує не тільки саму машину, але і деяку кількість бензину в баку. Якщо це прописано в договорі купівлі-продажу, бухгалтер зможе без проблем оприбуткувати ПММ.
Але частіше паливо в договорі не згадується. Як вчинити в цьому випадку? На практиці застосовують різні підходи.
Якщо бензину не дуже багато, то його просто не враховують, а відлік надходження і списання ПММ починають з першої заправки.
Якщо бак практично повний, паливо враховують. Спочатку визначають обсяг, використовуючи ті ж методи, що і при інвентаризації. Потім оформляють або безоплатне отримання, або виявлення надлишків.
У разі безоплатного отримання вартість палива проводять за дебетом рахунка 10 і кредитом рахунку 98 «Доходи майбутніх періодів». Згодом, при списанні, роблять проводки по дебету «витратного» рахунки (20, 26 або 44) і кредитом рахунка 10 «Матеріали», а також за дебетом рахунка 98 і кредитом рахунку 91 «Інші доходи і витрати».
У податковому обліку безоплатно отримані ПММ - це оподатковувані доходи (пп. 8 ст. 250 НК РФ).
Якщо організація показує надлишки, виявлені при інвентаризації, то в бухгалтерському обліку їх слід включити в доходи і провести за дебетом рахунка 10 і кредитом рахунка 91. У податковому обліку також необхідно сформувати доходи на підставі підпункту 20 статті 250 НК РФ.
Як врахувати паливо в баку проданого автомобіля
Можлива і зворотна ситуація, коли організація продає авто, а разом з ним і паливо в баку. Тут найкраще внести в договір купівлі-продажу окремий пункт, де вказати обсяг і ціну бензину. Це дасть можливість показати реалізацію ПММ окремо від реалізації машини. З юридичної точки зору все буде коректно, адже ніякої ліцензії для продажу палива не потрібно.
При відсутності спеціального пункту в договорі вибуття бензину треба провести за дебетом рахунка 91 і кредитом рахунка 10. У податковому обліку такі витрати відображати не можна, оскільки вартість безоплатно переданого майна не зменшує оподатковуваний дохід (під. 16 ст. 270 НК РФ).
ПММ в баку орендованої машини
При передачі автомобіля в оренду паливний бак також буває повністю або частково наповнений. Тут, як і в ситуації з купівлею-продажем, належить розібратися, як врахувати такий бензин.
Іноді організації просто домовляються, що орендодавець передає певну кількість палива, а орендар після закінчення терміну оренди зобов'язується повернути таку ж кількість разом з машиною. При цьому право власності на ПММ залишається за орендодавцем, і передача палива в обліку не відображається.
Але такий варіант не зовсім коректний для орендаря, адже фактично він використовує отриманий бензин і, як наслідок, повинен зробити певні записи в облікових регістрах. З цієї причини більшість компаній все ж показують передачу ПММ від орендодавця орендарю.
Як відобразити таку передачу? Найпоширеніший варіант - це реалізація. Спочатку орендодавець продає паливо орендарю, а після закінчення терміну договору орендар продає таку ж кількість орендодавцю.
Інший варіант - це товарний позику. Тут орендодавець виступає в ролі позикодавця, а орендар - в ролі позичальника. Обидва варіанти є абсолютно законними, і бухгалтеру залишається вибрати той, що найбільш зручний в конкретній ситуації.