Повідомлення про початок відпустки покликане сповістити працівника про дату початку його відпочинку, який покладено йому за законом. Він видається на певний термін щорічно і є оплачуваним.
Подібне повідомлення повинно бути надіслано одержувачу за два тижні до початку відпустки. Виняток - випадки, коли співробітник вирішив піти у відпустку за заявою.
Складається документ для кожного працівника в письмовому вигляді. Законодавство дозволяє сповіщати про відпустку в одному відділі за допомогою зошити. У ній вказуються прізвища співробітників, дати відпусток. При цьому кожен працівник повинен поставити в зошиті розпис.
Якщо не повідомити співробітника про початок відпустки заздалегідь, то він цілком може попросити відкласти його. А в разі відмови в ознайомленні з розкладом відпустки - на співробітника складають відповідний акт.
Головні нюанси
Характеристика і сфера застосування
Трудовий кодекс гарантує кожному офіційно влаштованому на роботу громадянину наявність відпустки, в ході якого за ним буде збережено його робоче місце.
Існує кілька типів подібного "відпочинку від роботи":
- щорічний - оплачується компанією;
- додатковий;
- пов'язаний з навчанням. підвищенням кваліфікації;
- за власний рахунок;
- декретну - в разі вагітності;
- для догляду за дитиною.
Згідно зі статтею 123 Трудового кодексу Російської Федерації, керівництво має становити повідомлення про відпустку і оповіщати своїх співробітників про його початку. При цьому робиться це відповідно до складеного графіка відпусток.
Створення черговості відпусток провадиться в останній місяць року. Дати відпочинку краще узгодити з трудящими. Однак часто трапляється так, що людині доводиться йти у відпустку в незручне йому час, не отримавши при цьому повідомлення заздалегідь. Якщо таке трапилося - необхідно вимагати перенесення терміну відпочинку.
Особливо важливо створити збалансований графік для підприємств, які працюють в безперервному конвеєрі. Оскільки процес такого підприємства складно зупинити, повідомлення - необхідна частина роботи компанії.
Загальні вимоги
Головною вимогою до повідомлення є його своєчасність. Сповістити про дату відпустки працівника необхідно за два тижні до початку відпочинку. На великих підприємствах графіки з датами відпусток складаються в кінці року на наступні 365 днів для всіх працівників.
Повідомлення про початок відпустки відіграє велику роль як в плані робочого ритму, так і в сфері бухгалтерії. Якщо не скласти план відпусток заздалегідь, то в разі скорочення відпустки бухгалтерія не зможе швидко нарахувати працівникові потрібну плату. Тоді співробітник має право подати до суду за затримку платежу.
Порушення термінів оповіщення призводить до зміни графіка і переносу дати відпустки на зручний для працівника період.
Оформляється повідомлення в письмовій формі і на папері. Після того, як співробітник отримав документ і ознайомився з ним, він зобов'язаний поставити на ньому підпис. Це підтверджує факт його ознайомлення з термінами своєї відпустки і згоди з ними.
Чіткий вимог до змісту та структури повідомлення не передбачено. Таким чином Трудовий кодекс РФ дозволяє складати папір. Використовується довільна форма заповнення.
Існує два способи оформлення документа. У першому випадку папір видає бухгалтерія в двох копіях. Одне повідомлення залишається у працівника, а друге повертається з підписом в бухгалтерію.
Другий варіант - розробити графік відпусток з таблицею для відміток. Тоді, при ознайомленні з папером кожен ставить підпис навпроти свого прізвища. Можливо і створення звичайного текстового документа, під яким підписуються всі співробітники. Бланк подібних документів можна знайти у відкритому доступі.
Графіки і необхідність
Складання повідомлення про відпустку для працівника обов'язково допоможе в налагодженні робочого процесу. Оскільки правильність всіх паперів і послідовна черговість відпусток дозволить гарантувати порядок нарахувань заробітної плати і вбереже від порушень Трудового кодексу.
Повідомлення має містити такі позиції:
- Назва компанії;
- найменування документа і його номер;
- дата складання паперу;
- ПІБ співробітника;
- вказівка посади, яку займає працівник;
- термін початку і кінця відпустки;
- загальна кількість календарних днів у відпустці.
На даній папері повинні бути присутніми підписи самого працівника і керівника. У разі відмови працівника ставить на документі свій підпис, слід скласти акт. Він стане свідченням в судових розглядах.
Існує ряд спеціальних програм для підприємців, які містять готові форми паперів. Наприклад, 1С 8.2 вміє автоматично формувати повідомлення.
Згідно КоАП РФ, статті 5.27, оформлення паперу необхідно в разі планового щорічної відпустки. У практичній діяльності зустрічаються ситуації, коли працівник пише заяву на надання відпочинку в інший період часу. Якщо керівництво компанії не має претензій і переносить дату, то складати повідомлення не потрібно, оскільки це безглуздо. Підпис на заяві з проханням перенесення дати відпустки - вже доказ поінформованості.
Кожне підприємство повинне організувати свій процес надання відпусток, враховуючи нюанси роботи. Такий підхід дозволить не порушувати ритм роботи і скласти прийнятний для всіх співробітників графік.
Деталі оформлення повідомлення про початок відпустки
Кадровий відділ займається розробкою структури і шаблону, в який повинні включатися такі обов'язкові позиції:
Фізична особа вказує тут свої прізвище та ініціали. Для юридичних осіб необхідно написати повну назву. Якщо установчі документи передбачають будь-які скорочені варіанти - їх теж вписують. Розміщується напис в лівому кутку бланка вгорі.
Ця інформація повинна займати верхній кут вгорі. Спочатку пишуть посаду, а потім ПІБ співробітника - в родовому відмінку.
Це поле містить інформацію про початок і закінчення відпустки і про його вигляді.
В низу паперу - в лівому кутку про це ставлять позначку.
Як тексту, який використовують в документі як свідчення ознайомлення - "Повідомлення отримав" і надалі вказували свою посаду і ПІБ.
Порядок заповнення та подання форм 1-МС і 2-МС докладно викладено в цьому матеріалі.
додаткові заходи
Реєстрація та зберігання документа
Будь-яке підприємство обов'язково повинно мати спеціальний журнал. У ньому зберігаються дані про те, які повідомлення і кому були видані.
Існують такі види повідомлень:
- про початок реорганізації;
- про оформлення пояснювальних;
- про переклади співробітників в інші відділи;
- про те, що були змінені умови роботи;
- про надання відпустки.
Реєстрація повідомлень та правильне ведення журналу дозволить легко знайти будь-які дані про відпустку.
Спочатку слід заповнити титульну сторону документа.
На головній сторінці повинні бути присутніми такі дані:
При цьому вказується офіційне повне ім'я та в дужках можливі скорочення.
Найменування даного документа
Йому також слід привласнити ім'я.
На "титулки" вказують як час початку ведення журналу, так і дату закінчення його заповнення. Це допоможе знайти інформацію за певний період часу.
Далі проводиться внесення відомостей про співробітників компанії, на яких лежить відповідальність за заповнення журналу і облік повідомлень.
Універсального формату для подібних документів немає. Тому кожна організація, виходячи зі своїх особливостей, може включати в нього якісь специфічні дані.
Найчастіше організації використовують зразок з наступними шаблонними позиціями:
- найменування паперу;
- Дата складання;
- номер, присвоєний після реєстрації;
- витримка тексту повідомлення;
- посада та ПІБ співробітника, якому присвоєно повідомлення;
- дата ознайомлення з папером;
- дані про реакцію співробітника на даний документ.
Журнальні листи необхідно віддрукувати і проставити на них нумерацію. Обов'язковою є прошивка всіх листів. Керівництво установи повинно підписати документ і поставити на ньому печатку.
Терміни зберігання подібної документації залежать від Переліку типових управлінських документів. В даному акті йдеться про те, що накази і сповіщення повинні зберігатися протягом 5 років.
Для цього потрібно відвести спеціальне місце під архів, де будуть лежати схожі паперу. У разі завершення підприємницької діяльності слід здати архівні документи до територіального архів. Порядок проведення даної процедури потрібно буде дізнатися там же.
Відмінності в залежності від посад
Особливим буде складання відпускного графіка для сумісників - дні відпустки за основним місцем роботи і за сумісництвом повинні співпасти. Тому співробітник надає бухгалтеру довідку з основного робочого місця про початок і закінчення відпустки. На підставі цього документа і складається графік відпустки.
Якщо працівник не заробив відпустку в повному обсязі, то дні, яких не вистачає, додають за рахунок самого співробітника - тобто залишають не сплаченими. Те, за скільки днів оплатять відпустку залежить від відпрацьованих годин. Оскільки сумісник сам зацікавлений в збігу термінів відпустки з основним місцем праці, складати окреме повідомлення для нього не потрібно.
Але існують ситуації, коли сумісник не надав потрібної інформації про дату початку і кінця своєї відпустки за основним місцем роботи. Тоді бухгалтер розраховує відпускні дні за графіком в загальному порядку. При цьому складання повідомлення - обов'язково. І вручити його слід, як і іншим співробітникам, за два тижні до початку відпустки. Це убезпечить компанію від можливих проблем з юридичної точки зору.
Що ж стосується генерального директора, то трудове законодавство не передбачає розмежування рівнів працівників за посадами. Тому оформлення повідомлень про майбутню відпустку буде для всіх трудящих організації однаковим.
Директор також повинен бути повідомлений про відпустку за два тижні до початкової дати і поставити підпис у відповідному документі. При цьому допускається одночасно оформити наказ на відпустку і повідомлення. Так що проставка підписів також буде відбуватися в один момент.
Випадки відмови співробітника
Буває, що працівник компанії відмовляється ставити підпис в повідомленні про початок відпустки. У такій ситуації залишити папір без підпису не можна. Оскільки це пряме порушення законодавства і за нього передбачено покарання.
Для того, щоб не потрапити в складну ситуацію, відразу після відмови співробітника підписувати повідомлення, необхідно скласти акт. Дана папір є свідченням того, що працівник був повідомлений про відпустку. Тому в разі судових розглядів акт про відмову від повідомлення можна надати як доказ правоти підприємця.
При наявності такого паперу компанія повністю звільнена від відповідальності - адже всі дані зафіксовані як в повідомленні, як і в акті про відмову. Будь-які юридичні питання можна буде вирішити за допомогою цього паперу.
Однак складати акт необхідно відповідно до правил. І головним з них є присутність свідків. Потрібно покликати кількох співробітників фірми і під їх наглядом оформляти акт відмови. Ця вимога дозволить отримати, якщо буде потреба, свідків правомірності складання даного документа.
Всі папери вносяться до переліку журналу обліку повідомлень.
Повідомлення - один з основних документів в оформленні відпустки співробітникам. Оскільки щорічна оплачувана відпустка належить кожному працівникові і таке право охороняється державою, слід відповідально підійти до складання паперів для нього.
Порушення законодавства веде до проблем з трудовим кодексом. А збій в розрахунку оплати на час відпустки може стати причиною для суднових розглядів.
Терміни здачі декларації з транспортного податку вказані в цій статті.