У режимі таблиці, де дані виводяться в форматі рядків і стовпців, можна налаштовувати макет таблиці, встановлюючи потрібний склад стовпців, змінюючи розміщення і ширину стовпців, висоту рядків, шрифт даних і т.д. в цьому режимі можуть бути представлені також запити і форми.
При наявності відповідних прав доступу користувач може коригувати дані таблиць в режимі таблиці або форми, виконуючи додавання і видалення записів, а також оновлення значень полів
Пошук і заміна значень в полях
Для пошуку значень в поточному або у всіх полях таблиці необхідно в режимі таблиці або форми натиснути кнопку панелі інструментів Знайти або скористатися командою меню Правка | Знайти.
У діалоговому вікні Пошук і заміна На вкладці Пошук в поле Зразок вводиться значення, яке потрібно знайти в полях таблиці. У списку Пошук в вибирається область пошуку. Якщо в таблиці не виділено ні один з стовпців, цей список, що розкривається дозволяє вибрати в якості області пошуку поле, в якому встановлений курсор, або таблицю цілком. Якщо в таблиці виділено декілька стовпців, то цей список неактивний і пошук автоматично проводиться тільки в виділених шпальтах. У списку Збіг можна вибрати ступінь збігу значень: З початку поля, З будь-якою частиною поля, Поля цілком.
Якщо вибрати в діалоговому вікні вкладку Заміна, воно доповниться списком Замінити на. що дозволяє ввести в знайдені поля нового значення.
Сортування записів за зростанням або спаданням значень одного поля (поля сортування) може бать виконана як в режимі таблиці, так і в режимі форми.
Використання фільтрів
Фільтр по виділеному
Найпростішим способом завдання умови відбору записів є виділення в таблиці або формі деякого значення поля або його частини. Розглянемо цей спосіб фільтрації на прикладі таблиці студент.
Нехай потрібно знайти всі записи про студентів, прізвища яких починаються з літери «Б».
Відкриємо таблицю студент в режимі таблиці. Виділимо букву з в поле ПІБ одному із записів, де прізвище починається з цієї літери. Виберемо команду меню Записи [Фільтр | Фільтр по виділеному або натиснемо відповідну кнопку на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці. В результаті фільтрації в таблиці будуть відображені тільки ті записи, в яких прізвище студента починається на букву «Б».
В результаті фільтрації в таблиці будуть відображені тільки ті записи, в яких прізвище студента починається на букву «Б». Серед знайдених даних про студентів виберемо народилися в 1977оду.
Виділимо в поле Дата народження (ддтар) одному із записів значення 77. Після виконання команди Фільтр по виділеному з усіх записів підмножини в таблиці залишаться тільки ті, в яких поле яких має значення тисяча дев'ятсот сімдесят сім.
У таблиці або формі, для якої застосовано фільтр, в рядку переходу по записах зазначено з [число записів] (Фільтр).
Кожне нове виділення значення накладає додаткові умови на відбір записів існуючим фільтром. Таким чином, даний спосіб дозволяє не тільки створити новий фільтр, але і доповнити фільтр, створений будь-яким іншим способом, новими умовами відбору.
Для відбору записів, поля яких не містять виділеного значення, необхідно після виділення значення вибрати команду меню Записи | Фільтр | Виключити виділене або натиснути правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати команду Виключити виділене. Якщо необхідно працювати з усіма записами таблиці, то дія фільтра можна скасувати, скориставшись командою Записи | Видалити фільтр або натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів. При цьому фільтр знімається з таблиці, але зберігається, і в будь-який момент його можна застосувати повторно, використовуючи команду Записи | Застосувати фільтр.
Створений при виконанні команди Фільтр по виділеному або Виключити виділене фільтр зберігається автоматично при збереженні таблиці, запиту або форми. При подальші відкриття таблиці цей фільтр може бути застосований знову.
Звичайний і розширений фільтр.
Крім фільтра по виділеному можна використовувати і інші два типи фільтрів - звичайний і розширений фільтр.
Після виконання команди Записи | Фільтр | Змінити фільтр у вікні звичайного фільтра Фільтр на екран виводиться порожня таблиця або форма для активного об'єкта бази даних. На вкладці Знайти в поля фільтра вводяться значення, за якими будуть відбиратися записи. Значення можуть вводитися з клавіатури або вибиратися зі списку, як це показано для поля. Введення значень в кілька полів одного рядка фільтра визначає відбір записів, в яких присутні всі зазначені значення. При цьому задані умови розглядаються як об'єднуються логічною операцією "І".
Для того щоб вказати альтернативний варіант відбору записів, що включаються в результуючий набір, вибирається вкладка Або в лівому нижньому кутку вікна фільтра. При цьому відкривається нове поле фільтра для завдання альтернативного варіанту. Набір умов, введених в різні поля, зв'язується логічною операцією "АБО". Наступний альтернативний варіант може бути заданий на наступній вкладці Або.
Фільтр буде відбирати записи, що містять в полях все значення, зазначені на вкладці Знайти. і записи, що містять в полях все значення, зазначені на вкладці Або. Для виконання фільтрації натисніть кнопку Застосування фільтра.
Розширений фільтр викликається командою Записи | Фільтр | Розширений фільтр. При цьому у вікні розширеного фільтра у верхній частині виводиться список полів активної таблиці. У нижній частині вікна виводиться бланк запиту. У рядок бланка запиту Поле зі списку перетягуються мишею поля, за якими необхідно задати умови відбору записів. Умови відбору вводяться в відповідне поле вікна фільтра. Крім того, бланк запиту дозволяє вибрати тип сортування для одного або кількох вибраних полів в поле Сортування.
збереження фільтра
Звичайний і розширений фільтр, так само як і фільтр по виділеному, зберігається автоматично при збереженні таблиці, запиту або форми. При повторних відкриття об'єкта цей збережений фільтр є поточним і може використовуватися по команді Записи | Застосування фільтру. Якщо створюється новий фільтр, він замінює будь-який раніше збережений з формою або об'єктом фільтр в режимі таблиці. Для знищення фільтра на панелі інструментів Фільтр натисніть кнопку Очистити бланк і декілька разів натисніть Застосування фільтру. Тільки в цьому випадку зберігається з таблицею фільтр буде знищений.
Збереження групи фільтрів
Доцільно підготувати і зберегти кілька фільтрів для таблиці або форми, які в подальшому можуть бути завантажені у вікно фільтра та застосовані. Для збереження підготовленого фільтра виконайте команду Записи | Фільтр | Змінити фільтр або натисніть відповідну кнопку панелі інструментів і виберіть команду Файл | Зберегти як запит. або натисніть відповідну кнопку панелі інструментів Фільтр. Для виконання команди можна також при активному вікні фільтра викликати контекстне меню. У діалоговому вікні Збереження у вигляді запиту необхідно ввести назву попереднього фільтра в поле Ім'я запиту.
Надалі, замість того щоб створювати фільтр заново, можна використовувати існуючий фільтр. Для цього слід перейти в режим Змінити фільтр і скористатися командою Файл | Завантажити з запиту. У вікні Вживаний фільтр вибирається потрібний фільтр.