6. На час відсутності секретаря навчальної частини (хвороба, відпустка, ін.) Його обов'язки виконує особа, призначена наказом директора установи.
II. Посадові обов'язки
Секретар навчальної частини:
1. Оформляє особисті справи прийнятих на навчання та протоколи приймальної комісії установи.
2. Оформляє книжки успішності, студентські квитки навчаються.
3. Веде книги видачі дипломів і дублікатів дипломів і посвідчень, алфавітну книгу навчаються, облік годин навчальної роботи викладачів і відвідуваності занять учнями.
4. Готує журнали уроків, накази і розпорядження з руху контингенту учнів.
5. Оформляє заявки на обліково-звітну документацію.
6. Обробляє і оформляє здачу особистих справ учнів в архів.
7. Працює в тісному контакті з викладачами, завідувачами відділеннями, бухгалтерською службою освітнього закладу.
Секретар навчальної частини вправі:
1. Знайомитися з проектами рішень керівництва установи, що стосуються його діяльності.
2. З питань, що стосуються виконання його компетенції вносити на розгляд керівництва установи пропозиції щодо поліпшення діяльності закладу та вдосконалення методів роботи; зауваження щодо діяльності працівників установи; варіанти усунення наявних у діяльності установи недоліків.
3. Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
4. Залучати фахівців усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо немає - то з дозволу керівника організації).
5. Вимагати від керівництва установи сприяння у виконанні ним посадових обов'язків і прав.
Секретар навчальної частини несе відповідальність:
1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством Укаїни.
2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Укаїни.
3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Укаїни.