Посадова інструкція начальника господарського відділу-документ, в якому фіксуються права, обов'язки і місце цього фахівця в ієрархії підприємства. Спробуємо розібратися, для чого потрібна така інструкція, що конкретно вона містить і як саме складається.
Хто такий начальник господарського відділу?
На будь-якому великому підприємстві повинен бути фахівець, який займається господарським забезпеченням роботи. До його обов'язків належать: ремонт будівлі, в якому розміщується компанія, поточне обслуговування, контроль справності інфраструктури (від електрики і водопроводу до роботи ліфтів або повітропроводів).
Необхідно відзначити, що господарський підрозділ (також іноді називається АГВ - адміністративно-господарський відділ) створюється лише там, де обсяг необхідної роботи по підтриманню функціонування підприємства дуже великий. У невеликих компаніях такою діяльністю може займатися офіс-менеджер або безпосередньо керівник підприємства. Однак у великих компаніях посаду начальника госпвідділ надзвичайно важлива. По суті, на його плечах лежить забезпечення нормальної роботи всієї організації.
Також варто відзначити, що ця посада ні в якому разі не є новою. Завхози (так зазвичай раніше іменували цих фахівців) працюють у великих організаціях далеко не перше десятиліття.
Структура інструкції для посади начальника господарського відділу
Посадова інструкція - документ необов'язковий. На відміну від трудового договору наявність інструкцій ніяк не впливає на відносини між керівництвом підприємства і співробітниками. Саме тому структура, яку повинна мати посадова інструкція, ніде в нормативних актах не фіксується, і обов'язкових вимог до неї немає.
Проте за роки роботи на практиці склався певний підхід до складання такого роду документів. Зазвичай вони складаються з наступних розділів:
А тепер подивимося, що конкретно має міститися в найважливіших розділах посадової інструкції начальника господарського відділу.
Обов'язки начальника господарського відділу
Згідно ЄКР на начальника госпвідділ покладені такі обов'язки:
- забезпечення обслуговування і підтримки в потрібному стані будівель і приміщень, в яких розміщено підприємство чи установа (стан, в якому повинно знаходитися будівлю або окремі приміщення, визначається санітарними нормами і правилами протипожежного захисту);
- контроль за справністю внутрішнього обладнання будівлі або приміщень; до обладнання відносяться водопровід, каналізація, лінії електропостачання і т. д .;
- участь в плануванні поточних і капітальних ремонтів, які потрібні для підтримки нормальної роботи організації;
- складання кошторисів на поточні витрати підприємства;
- організація проведення ремонту як будівлі в цілому, так і обладнання організації, контроль за якістю проведеного ремонту;
- забезпечення як підприємства в цілому, так і окремих його підрозділів інвентарем, обладнанням, расходниками і іншими матеріальними ресурсами, необхідними для нормальної роботи;
- для нагляду за збереженням і правильним використанням матеріальних активів підприємства;
- оформлення документації для договорів, що вимагаються для господарського забезпечення організації;
- ведення необхідної звітності щодо використання обладнання, інвентарю та матеріалів;
- контроль за тим, щоб кошти, виділені керівництвом на забезпечення роботи підприємства, витрачалися раціонально;
- прийом і обслуговування осіб, які прибувають у відрядження;
- керівництво благоустроєм території;
- господарське обслуговування заходів, що проводяться;
- організація табельного обліку і харчування працівників;
- при необхідності спільно з відділом кадрів складання графіків роботи і розпорядку трудового часу;
- проведення заходів щодо захисту від пожежі, підтримання в робочому стані протипожежної інфраструктури та інвентарю;
- впровадження нової техніки в області зв'язку, оргтехніки і т. д .;
- керівництво співробітниками господарського відділу та контроль за дотриманням ними дисципліни.
Права начальника госпвідділ
Для того щоб виконувати обов'язки, співробітник повинен бути наділений правами. Зазвичай до них відносяться такі:
- Звертатися до керівника підприємства і до керівників підрозділів з пропозиціями, що стосуються господарського обслуговування роботи підприємства.
- Взаємодіяти з керівниками всіх структурних частин підприємства з питань, що стосуються господарського обслуговування роботи.
- Підписувати і накладати візи на документи, які стосуються його компетенції.
- Пропонувати керівництву підприємства призначення, переміщення всередині організації та звільнення працівників, підлеглих начальнику господарського відділу.
- Пропонувати керівництву заходи, що стосуються заохочення та покарання співробітників відділу.
- Вимагати від керівників організації сприяння.
- Повідомляти керівництву про виявлені недоліки в господарському обслуговуванні і вимагати їх усунення.
Вимоги до кандидата на зайняття вакансії
Начальником господарського відділу може стати будь-яка людина, якого призначать на цю посаду. Однак ЄКР рекомендує, щоб кандидат мав або вищу освіту за спеціальністю і досвід роботи не менше 2 років, або стаж 5 років - тоді допускається і середню спеціальну освіту. Конкретні вимоги же на кожному підприємстві встановлюються керівництвом самостійно.