Списання установою дебіторської заборгованості, нереальною до стягнення, здійснюється відповідно до вимог цивільного, бюджетного законодавства. а також законодавства про бухгалтерський облік.
Нереальні до стягнення борги списуються в бюджетному обліку по кожному виник зобов'язанню в порядку, встановленому головним розпорядником бюджетних коштів, на підставі:
- даних проведеної інвентаризації з додатком первинних документів;
- письмового обгрунтування з додатком документів, що підтверджують нереальність стягнення даної заборгованості;
- узгодження з головним розпорядником бюджетних коштів та органом, організуючим виконання бюджету;
- наказу (розпорядження) керівника установи.
В результаті виникнення дебіторської заборгованості відбувається відволікання коштів з господарського обороту установи, тому необхідно вживати всіх можливих заходів по її своєчасного стягнення. Установа має право списати дебіторську заборгованість з балансу або після її погашення, або після її визнання безнадійною.
Підстави припинення зобов'язань встановлені главою 26 Цивільного кодексу. Зокрема, зобов'язання може бути припинено виконанням (ст. 408 ЦК України), наданням замість виконання відступного (сплатою грошей, передачею майна тощо) (ст. 409 ЦК України), зарахуванням зустрічної однорідної вимоги (ст. 410 ЦК України ), новацією (ст. 414 ЦК України).
ГК України встановлено такі підстави визнання дебіторської заборгованості безнадійною:
- закінчення строку позовної давності (ст. 196 ЦК України);
- припинення зобов'язання відповідно до цивільного законодавства внаслідок неможливості його виконання (ст. 416 ЦК України);
- припинення зобов'язання відповідно до цивільного законодавства на підставі акту державного органу (ст. 417 ЦК України);
- припинення зобов'язання смертю громадянина (ст. 418 ЦК України);
- припинення зобов'язання відповідно до цивільного законодавства внаслідок ліквідації організації (ст. 419 ЦК України).
Загальний строк позовної давності встановлюється в три роки (ст. 196 ЦК України). За загальним правилом перебіг строку позовної давності починається з дня, коли особа дізналася або повинна була дізнатися про порушення свого права (п. 1 ст. 200 ЦК України). Таким чином, за зобов'язаннями з встановленим в договорі строком виконання перебіг позовної давності починається після закінчення терміну виконання.
Для окремих видів вимог законом можуть встановлюватися спеціальні строки позовної давності, скорочені або більш тривалі порівняно із загальним строком (ст. 197 Цивільного кодексу). Термін позовної давності і порядок його обчислення не можуть бути змінені угодою сторін (ст. 198 ЦК України). Із закінченням строку позовної давності по головній вимозі минає термін і по додатковій вимозі (неустойка, застава, поручительство тощо) (ст. 207 ЦК України).
Відповідно до п. 2 ст. 200 ГК України за зобов'язаннями, строк виконання яких не визначений, перебіг позовної давності починається з моменту, коли у кредитора виникає право пред'явити вимогу про виконання зобов'язання. При цьому згідно з п. 2 ст. 314 ГК України у випадках, коли зобов'язання не передбачає термін його виконання і не містить умов, що дозволяють визначити цей термін, воно повинно бути виконане в розумний термін після виникнення зобов'язання. Зобов'язання, не виконане в розумний термін, боржник зобов'язаний виконати в семиденний строк з дня пред'явлення кредитором вимоги про його виконання.
Списання дебіторської заборгованості після закінчення терміну позовної давності може бути вироблено, якщо цей строк не переривався і не припинявся. Відповідно до ст. 203 ЦК України перебіг строку позовної давності переривається пред'явленням позову в установленому порядку, а також вчиненням зобов'язаною особою дій, що свідчать про визнання боргу. Після перерви протягом терміну позовної давності починається заново; час, що минув до перерви, не зараховується у новий термін.
- визнання претензії;
- часткова сплата боржником або за його згодою іншою особою основного боргу і (або) сум санкцій;
- часткове визнання претензії про сплату основного боргу, якщо останній має під собою тільки одну підставу, а не складається з різних підстав;
- сплата відсотків по основному боргу;
- зміна договору уповноваженою особою, з якого випливає, що боржник визнає наявність боргу, так само як і прохання боржника про таку зміну договору (наприклад, про відстрочку або розстрочку платежу);
- акцепт інкасового доручення.
Ліквідація організації - це припинення її діяльності як юридичної особи без переходу прав і обов'язків іншим особам. Цивільним законодавством передбачено ряд обов'язкових процедур в процесі ліквідації для задоволення вимог кредиторів. Ліквідація юридичної особи вважається завершеною, а юридична особа - припинив існування після внесення про це запису в єдиний державний реєстр юридичних осіб (п. 8 ст. 63 ГК РФ). З цього моменту кредитори такої організації можуть списати її борги до складу безнадійних.
Списання дебіторської заборгованості, нереальною для стягнення, здійснюється в порядку, встановленому головним розпорядником бюджетних коштів. В рамках своїх повноважень головний розпорядник бюджетних коштів має право встановити порядок погодження підвідомчими бюджетними установами списання нереальною до стягнення дебіторської заборгованості в якості одного із заходів попереднього відомчого фінансового контролю (ст. 158 БК України).
В ході інвентаризації розрахунків наявність заборгованості контрагента має бути підтверджено відповідними документами:
- договором з покупцем (замовником), постачальником (підрядником);
- накладної на відвантаження продукції, актом приймання-передачі виконаних робіт, послуг;
- платіжними документами на перерахування попередньої оплати постачальнику, який не виконав своїх зобов'язань і ін.
Результати інвентаризації розрахунків оформляються у Інвентаризаційного опису розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами.
Таким чином, для узгодження списання дебіторської заборгованості, нереальною до стягнення, установа подає головному розпоряднику бюджетних коштів Інвентаризаційну опис розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторам з додатком документів, що підтверджують наявність заборгованості (первинні документи) і неможливість її стягнення (акт державного органу про припинення зобов'язання, повідомлення про виключення боржника з ЕГРЮЛ, постанова судового пристава-виконавця про закінчення ісп олнітельного виробництва через неможливість стягнення боргу з організації-боржника і інше).
Нереальні до стягнення борги визначаються і списуються в бюджетному обліку по кожному виник зобов'язанню на підставі:
- даних проведеної інвентаризації;
- письмового обгрунтування;
- узгодження з головним розпорядником бюджетних коштів та органом, організуючим виконання бюджету;
- наказу (розпорядження) керівника установи.
А.Н. Суховерхова,
Ю.А. Кошелева,
експерти служби
Правового консалтингу ГАРАНТ