Згідно з цим нормативним документом прийом готівкових грошових коштів касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами (ПКО). підписаними головним бухгалтером або особою на це уповноваженим письмовим розпорядженням керівника підприємства.
Про приймання грошей видається квитанція до прибуткового касового ордеру за підписами головного бухгалтера або особи, на це уповноваженого, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.
Видача готівкових грошових коштів з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами (РКО) або належно оформленими іншими документами (платіжними відомостями (розрахунково-платіжними), заявами на видачу грошей, рахунками та іншими) з накладенням на цих документах штампа з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером підприємства або особами на це уповноваженими.
У тих випадках, коли на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках та інших є дозвільний напис керівника підприємства, підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язкова.
При видачі коштів за РКО або замінює його документа окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, що посвідчує особу одержувача, записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Якщо замінює РКО документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Однак в останньому випадку запис про дані документа, що посвідчує особу, на грошовому документі, що його замінює касовий видатковий ордер, не проводиться.
Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем тільки власноручно чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням одержаної суми: карбованців - прописом, копійок - цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжної) відомості сума прописом не вказується.
Видача грошових коштів особам, які не перебувають в обліковому складі підприємства. проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.
Видача грошей особам, які залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для ліквідації наслідків стихійних лих, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо по кожній організації, працівники якої були направлені на вказані роботи, і завіряються, крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства - організатора робіт, підписом уповноваженого відповідної організації.
Видачу коштів касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис: «За дорученням». Довіреність залишається в документах дня, як додаток до видаткового касового ордера або відомості ».
- в платіжній (розрахунково-платіжної) відомості проти прізвища осіб, яким не зроблено зазначені виплати, поставити штамп або зробити відмітку від руки: «Депоновано»;
- скласти реєстр депонованих сум;
- в кінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачених і підлягають депонуванню сумах, звірити їх із загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші за відомістю видавав (підпис)». Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;
- записати в касову книгу фактично виплачену суму і поставити на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № ____».
Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроблених касиром в платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум.
Депоновані суми здаються в банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.
Видача грошових коштів особі для подальшої здачі в банк також проводиться на підставі РКО. У подібних витратно-касових ордерах дуже часто допускається помилка. В поле «Одержувач» правильно вказувати не найменування кредитної організації, а ПІБ особи, якій належить здача грошових коштів в банк на розрахунковий рахунок.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери та замінюючі їх документи повинні бути заповнені бухгалтерією чітко й ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на машині (друкарській, обчислювальної). Підчищення, помарки або виправлення в цих документах не допускаються.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.
Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється.
Прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів касир зобов'язаний перевірити:
- наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або його замінює дозвільного напису (підписи) керівника підприємства або осіб цього уповноважених;
- правильність оформлення документів;
- наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання однієї з цих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для належного оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року).
ПКО та ВКО, а також замінять їх документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежів реєструються після їх видачі.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися із застосуванням засобів обчислювальної техніки. При цьому в машинограмі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», яку зводять за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху грошових коштів за цільовим призначенням.