Документ. Порядок оформлення первинних документів для обліку МБП
Порядок оформлення первинних
документів для обліку МБП
Хто-небудь може уявити собі бухгалтера, що не сидить цілими днями за своїм робочим столом, без ручки в руках і без передплати на улюблену газету "Все про бухгалтерський облік"? І що найцікавіше - така невід'ємна частина бухгалтерського праці, як ручка є малоцінних швидкозношуваних предметом (далі - МБП) та підлягає обов'язковому обліку. Саме про це і піде сьогодні мова в нашій консультації.
Перше, що вам треба зробити з МБП після покупки, - оприбуткувати їх на баланс свого підприємства. Ну і, звичайно, тут же видати для експлуатації. Адже як же бухгалтер без ручки?
Нагадаємо вам, що згідно з пунктом 6 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 9 "Запаси" до МБП відносять предмети, які використовують протягом одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року.
З оприбуткуванням все просто. Тут допоможе накладна, видана продавцем придбаних вами МБП.
У бухгалтерському обліку оприбуткування МБП буде виглядати наступним чином.
По-перше, забезпечте умови для нормального зберігання їх на складі і в експлуатації.
По-друге, розмістіть МБП так, щоб можна було швидко приймати їх, видавати і перевіряти наявність. Також неодмінно потрібно обмежити Кругліца, відповідальних за приймання, зберігання та відпуск предметів і за правильне оформлення цих операцій, простіше сказати - комірників. З ними повинен бути укладений договір про матеріальну відповідальність, причому відповідно до статті 135-1 Кодексу законів про працю виключно в письмовому вигляді.
По-третє, наказом (розпорядженням) керівника визначте кругдолжностнихліц, які мають право підписувати документи на отримання, відпустку і списання МБП. При цьому встановіть чітку схему документообігу і суворий порядок оформлення операцій по руху МБП.
Облік МБП ведуть за однорідними групами відповідно до прийнятого на підприємстві розподілом мапоценкі на групи з підрозділом на предмети, що знаходяться на складі, і предмети, що знаходяться в експлуатації. У будь-якому випадку МБП закріплюють за особами, відповідальними за їх збереження.
Всі переміщення МБП повинні бути своєчасно оформлені відповідними документами і відображені в обліку.
Підприємства, на яких облік ведуть за принципом формування постійного оборотного (обмінного) фонду, при зміні норм постійного запасу інструментів (пристроїв) в роздавальних коморах оформляють Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв) (форма N МШ-1). За даними форми N МШ-1 вносять зміни в картки складського обліку матеріалів (типова форма М-12) інструментально-роздавальної комори.
Видача МБП зі складу в експлуатацію
Ви купуєте МБП явно не для того, щоб вічно зберігати їх на складі. Тому рано чи пізно їх потрібно видати співробітникам підприємства.
Для обліку видачі в індивідуальне користування працівникам підприємства спецодягу, спецвзуття та захисних засобів комірник застосовує Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та захисних засобів (форма N МШ-7).
Для обліку таких МБП, закріплених за кожним з працівників, на підприємстві оформляють Особисту картку обліку спецодягу, спецвзуття та захисних засобів (форма N МШ-6). Її не ведуть тільки при автоматизованій обробці даних з обліку МБП.
Черговий спецодяг, спецвзуття та захисні засоби колективного користування повинні знаходитися у коморі цеху або ділянки Їх видають робітникам і службовцям тільки на час виконання тих робіт, для яких вони призначені. Їх також можуть закріпити за конкретними робочими місцями (наприклад, кожухи на зовнішніх постах, рукавиці діелектричні при електроустановках тощо) і передавати від однієї зміни інший У цих випадках їх видають під відповідальність майстрів та інших осіб з адміністративно-технічного персоналу і записують на окремі картки з позначкою "Чергова".
У документах, що оформляють відпустку спецодягу працівникам (вимоги і т.п.), поряд з іншими реквізитами слід відображати і підстава видачі, а в особистій картці - термін носіння і відсоток придатності.
Не забувайте, що спецодяг, спецвзуття та захисні засоби, що видаються робітникам і службовцям, - власність підприємства і їх необхідно повернути при звільненні, при перекладі на тому ж підприємстві на іншу роботу, для якої вони не передбачені нормами, і після закінчення термінів їх шкарпетки в обмін на нові.
Здача МБП на склад для ремонту
і на зберігання
При здачі інструменту на перевірку (ремонт) комора виписує квитанцію у двох примірниках. Інструменти з її першим примірником передають в лабораторію (ремонтну майстерню) під розписку на другому примірнику, який залишається в коморі З його допомогою інструмент з лабораторії (ремонтної майстерні) після перевірки (ремонту) забирають назад.
Підприємства, на яких заточують і ремонтують інструменти (пристосування) в централізованому порядку, оформляють таку передачу інструментів Замовленням на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) (форма N МШ-3).
Здачу працівниками спецодягу в прання (дезінфекцію, ремонт), а також теплого спецодягу і спецвзуття для зберігання оформляють у відомості розпискою матеріально відповідальної особи про приймання спецодягу. Повернення працівникам такого спецодягу проводять за тими ж відомостями, в яких була оформлена приймання, під розписку працівника в відведеної для цього графі.
Враховують прийняті від працівників спецодяг і спец-взуття у Відомості обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та захисних засобів (форма N МШ-7).
Облік в експлуатації
МБП в експлуатації - це предмети, що знаходяться в коморах цехів, на робочих місцях, а також в процесі відновлення і ремонту.
МБП вважаються в експлуатації з моменту їх відпуску зі складу підприємства для потреб виробництва (в комори, в підзвіт матеріально відповідальними особами, безпосередньо на робоче місце і т.п.).
Інструменти і пристосування загального призначення відпускають зі складу в комору за встановленими лімітами і нормам. При цьому можливо кілька варіантів організації їх обліку. Розглянемо два з них.
Перший передбачає порядок, за яким операції з отримання інструментів і пристосувань зі складу, здача коморами негідних, зношених інструментів, повернення їх на склад оформляють первинними документами.
Оформлення цих операцій здійснюють в наступному порядку:
- отримання коморами інструментів і пристосувань зі складу - випискою вимог або лімітних карт;
- повернення коморами інструментів і пристосувань на склад-складанням накладних або записами і в лімітних картах;
- здача коморами негідних, зношених інструментів і пристосувань у вигляді брухту, брухту - накладними.
Другий передбачає оформлення лише операцій по руху інструменту і пристосувань, які призводять до зміни запасів комор. Його називають методом постійного запасу або обмінного фонду.
При цьому порядок комори обмінюють на складі негідні, зношені інструменти і пристосування на придатні, штука за штуку, що не призводить до зміни запасів інструментів у коморах, і тому не вимагає складання на обмін спеціального первинного документа. Зазначений варіант рекомендується для підприємств з добре організованою системою складського та інструментального господарства, а також належної постановкою обліку і контролю.
Комора видає інструменти і пристосування на робочі місця в тривале користування відповідно стех-нологічних карт. Первісну видачу проводять на вимогу майстра і оформляють в лицьових картках, які в одному екземплярі відкривають на кожне робоче місце, кожного наладчика або робочого, який отримує інструмент. В особовій картці працівник ставить підпис за отриманий інструмент.
Подальших видач з комори інструменту замість зношеного (штука на штуку) документами не оформляють. Натомість непридатного інструменту придатний видають тільки після пред'явлення акта вибуття.
При видачі інструментів в короткочасне користування можна застосовувати марочні системи видачі. У таких випадках інструмент видають робітникам по інструментальним маркам без реєстрації цієї видачі в будь-яких документах.
Інструментальні марки виготовляють з металу, при цьому на кожній з них, як правило, вибивають номер цеху, номер комори, а також табельний номер робітника або порядковий номер марки. На кожен табельний номер робочого заготовляють необхідну кількість інструментальних марок
Ці марки працівникам видає комора за вимогами, підписаним майстром, і під розписку в спеціальній книзі (лицьових картках) при їх надходженні на роботу в цех. На кожну інструментальну марку - тільки один предмет.
При одномарочной системі працівники отримують в роботу інструмент так працівник пред'являє до комори стільки інструментальних марок, скільки позицій інструменту йому потрібно отримати.
Видаючи працівнику інструменти, комірник поміщає інструментальні марки з табельною номером робочого в осередку стелажа, де зберігалися видані позиції інструменту. Здавши інструменти після їх використання в комору, працівник отримує назад свої інструментальні марки.
При двухмарочной системі видачі інструментів працівникам в короткочасне користування застосовують два види марок: марки з табельною номером робочого, призначені для того, щоб встановлювати, кому з працівників було видано інструменти в тимчасове користування, і марки з номенклатурним номером інструмента для визначення, які інструменти видані працівникам .
До отримання інструменту з комори інструментальні марки з табельною номером працівника знаходяться у останнього, а після отримання інструменту їх передають в комору.
Інструментальні марки з номенклатурним номером до видачі інструменту зберігають у відповідній клітинці стелажа, а після неї поміщають на відповідному контрольному пристрої.
Виробничий і господарський інвентар відпускають зі складу підприємства в експлуатацію особам, відповідальним за його збереження, за вимогами, оформленими в установленому порядку.
Матеріально відповідальні особи (коменданти, комірники тощо) ведуть облік виробничого і господарського інвентарю, отриманого зі складу, на двох картках, з яких одну розставляють по номенклатурним номерам інвентарю, а іншу - в алфавітному порядку за окремим особам, яким інвентар виданий .
При обліку МБП, виданих в тривале користування під розписку особисто працівнику або бригадиру для всієї бригади з роздавальної комори цеху, використовують Картку обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів (форма N МШ-2).
Коли виробничий і господарський інвентар отримує зі складу працівник, який відповідає за його збереження, комірник повинен вести облік отриманого інвентарю в книгах, які можуть містити такі відомості: найменування і коротку характеристику предметів, дату надходження в експлуатацію, інвентарний номер, ціну, позначку про вибуття і т.д.
З метою контролю за наявністю МБП в експлуатації підприємства зобов'язані проводити їх інвентаризацію. Цього вимагає Інструкція N 69. Інвентаризацію МБП, що знаходяться в експлуатації, проводять на місця перебування і окремо за матеріально відповідальними особами. З метою здійснення систематичного контролю за збереженням цінностей на підприємстві треба проводити контрольні (вибіркові) перевірки залишків окремих видів предметів, що знаходяться в експлуатації.
Для визначення непридатності МБП до подальшого використання, неможливості або неефективності проведення відновлювального ремонту, а також для оформлення документації на списання зазначених предметів на підприємствах створюють постійно діючі комісії. Вони безпосередньо оглядають предмети, що підлягають списанню, встановлюють непридатність їх до відновлення і подальшого вживання, атакож визначають вірогідність використання або реалізації матеріалів, що залишаються від списаних предметів. Поверсі комісія складає акт на списання предметів.
Працівникові, який пред'являє акт вибуття замість непридатного чи втраченого предмета, вьщают придатний і записують в Картку обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів (форма N МШ-2). Після оформлення акт вибуття докладають до актів списання (форми N МШ-5 і N МШ-8).
Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні (форма N МШ-5) використовують підприємства, які ведуть облік за методом обмінного (оборотного) фонду. Його оформляють при списанні інструментів і пристосувань, які стали непридатними, атакож при оформленні обміну їх на придатні.
Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма N МШ-8) застосовують для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання МБП і здачі їх в комору для утилізації. Його на підставі разових актів вибуття МБП (форма N МШ-4) в одному примірнику складає комісія підприємства. Після здачі списаних предметів до комори для утилізації акт з підписом комірника здають в бухгалтерію.
Непридатні до подальшого вживання МБП здають в спеціальну комору для утилізації в міру надходження затверджених актів на списання. Після цього акти на списання з розпискою комірника про прийняте брухті передають в бухгалтерію, де вони є приводом для відповідних записів у бухгалтерському обліку.