Слово документ походить від латинського документо, що означає свідоцтво, доказ. З давнини і до 19 воно вживалося саме в цьому значенні і в основ ном використовувалося в юриспруденції і дипломатії.
Зафіксувавши інформацію на носії, документ забезпечує її зберігання та накопичення, передачу іншій особі, багаторазове використання, повернення до інфо в часі. Документація використовується в апараті управління як спосіб і засоби реалізації
покладених на нього функцій, є засобом зміцнення законності і контролю.
Термін документ не однозначний. До 19 століття вживалося в основному юристами і дипломатами в значенні письмове свідчення. З початку 20 століття бельгієць Поль Отле використовував поняття документ як термін, який би всю зафіксовану на різних носіях інформацію: рукописи, друковані видання, гравюри, схеми, фотодокументи, медалі, ноти, навіть скульптуру, живопис і архітектуру. Тобто будь-яке джерело інформації, втілений в матеріальній формі.
Зараз поняття документ в обдасть діловодства та архівної справи вживається в наступних значеннях:
Гост 15914-98 - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами дозволяють її ідентифікувати
2. Поняття «вид документа». Розвиток видів документів.
У ОКУД включено близько 5000 уніфікованих форм документів, в їхніх назвах використовується тільки 80 найменувань видів документа. Назви видів НЕ-довільно формулюються їх упорядником, а вибі-раются з числа регламентованих нормативною базою. Сформована система видів документів є-ється однією з характерних рис вітчизняної системи діловодства. Працівники діловодних служб повинні мати чіткі уявлення про те, ка-ким видом документа оформляється документування того чи іншого питання або дії, і здійснювати контроль за правомочним застосуванням назв ві-дов документів в апараті відповідної адміністра-тивно структури. В іншому випадку починають застосовуватися документи з назвою "інформація", "пропозиція", "службова записка" і т. Д.
Однак документи одного найменування (виду) можуть бути різні за призначенням, змістом, по-рядку оформлення, сфері застосування. Поняття "раз-новідность" уточнює характер застосування того чи іншого виду документа і його приналежність до тієї чи іншої системи документації. Напр. вид документа акт і його різновиди: акт здачі об'єкта в експлуа-тацію; акт про виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання; акт ліквідації органі-зації і ін.