Як правило, в кожній організації є орендовані, узяті в лізинг або власні транспортні засоби. Виробничу спрямованість витрат службового автомобіля підтверджує шляховий лист незалежно від того, чи є ваша організація автотранспортної чи ні. Якщо документ заповнений неналежно, це може привести до суперечок з податковими органами і, як правило, до значних донарахувань. Так як же правильно оформити подорожній лист легкового автомобіля?
Подорожній лист є первинним документом з обліку використання транспортного засобу та контролю роботи водія. Він підтверджує витрата палива транспортного засобу, в той час як касові чеки з заправної станції лише підтвердять факт придбання бензину.
Якщо шляховий лист відсутній або його основні реквізити незаповнені, витрати на паливно-мастильні матеріали, ремонт або обслуговування автомобіля, суми нарахованої амортизації і т. П. Не носитимуть виробничий характер. Тому варто уважно поставитися до заповнення подорожнього листа.
Хто тут головний?
Якщо організація проводить ліцензовані види перевезень, в рядку «Ліцензійна картка» заповнюються відповідні дані.
Найважче для бухгалтера - домогтися від усіх відповідальних осіб правильного заповнення подорожнього листа.
Вчимося на чужих помилках
Щоб уникнути можливих помилок, які згодом можуть викликати претензії з боку податкових органів, розберемо порядок заповнення подорожнього листа на прикладі.
Основним видом діяльності ТОВ «Гравіцаппа» є продаж дрібних деталей для двигунів. Для службових поїздок по місту і області керівники і менеджери використовують легкові автомобілі. Послуги стороннім організаціям з перевезення пасажирів не виявляються.
Отже, проведемо роботу над помилками по подорожнього листа ТОВ «Гравіцаппа». Місця, де при заповненні допущені помилки, вказані цифрами на документі 1.
Звертаємо увагу, що наявність в уніфікованих формах незаповнених реквізитів не допускається.
Помилка 1. Відсутні підписи і розшифровки відповідальних осіб, зокрема водія. Пам'ятайте, що відповідальність за достовірність, правильність оформлення, а також за своєчасне та належне складання первинних облікових документів несуть особи, їх створили і підписали.
Помилка 2. Не вказано час повернення. Відсутність даних в графі говорить про те, що водій закінчив службову поїздку, а автомобіль в належний час не повернув. У дорожньому листі час виїзду і повернення потрібно фіксувати обов'язково. Якщо час не проставлено, то виникне розбіжність між даними лицьового боку подорожнього листа і зворотному.
Помилка 3. Дані про виданий бензині не вказані. Окремий розділ подорожнього листа призначений для обліку руху пального. У ньому вказується, скільки літрів бензину було в баку при виїзді і поверненні, скільки було заправлено і витрачено під час поїздки. Якщо водієві видається бензин по заправного листу, то в графі повинно відображатися кількість бензину. Якщо видача бензину не передбачається, то водій набуває його за підзвітні гроші. Чек, який він отримав на АЗС, прикріплюється до авансового звіту.
Помилка 4. У графі «Витрата: по нормі» не проставлено норматив витрати палива автомобіля. Незважаючи на те що в Податковому кодексі мова про будь-якому ліміті витрат на паливо не йде, платникам податків все ж краще використовувати нормативи, затверджені Мінтрансом Росії, або скористатися заводськими нормами витрати палива.
Помилка 5. Строки в графах «Місце відправлення та призначення» заповнені не вірно, так як вказані лише назви організацій. Тут треба детально вказати місто, вулицю, якщо можна, назва організації. Пункти призначення за маршрутами прямування дозволяють обгрунтувати виробничий характер поїздки і підтвердити показання лічильника. Причому треба уникати загальних слів в документі. Зокрема, в нього не слід вносити нерозкриті маршрути: «по місту», «по району», «по області». Адже з них можна зрозуміти, обгрунтовано списаний бензин чи ні. У дорожньому листі або додатку до нього необхідно окремо розшифровувати кожну поїздку.
Помилка 6. На зворотному боці подорожнього листа не прописано час повернення водія. Час виїзду та повернення має безпосередній зв'язок з підтвердженням тривалості роботи водія. Можна визначити, де водій перебував у той чи інший час, скільки пішло часу на дорогу. Тому без цих даних в дорожньому листі не обійтися.
Помилка 7. Не вказано кілометраж. Необхідно відображати пройдений кілометраж для кожного пункту призначення. Це можна зробити за показаннями спідометра.
Правильна форма заповненого подорожнього листа для ТОВ «Гравіцаппа» показана тут.
Виписувати дорожній лист повинні не тільки автотранспортні організації, а також організації, у яких є автомобілі, але діяльність не пов'язана з перевезеннями.
Подорожній лист за своєю формою
Власну форму подорожнього листа повинен затвердити наказом керівник організації. Крім того, самостійно розроблена форма подорожнього листа в обов'язковому порядку повинна містити інформацію про місце проходження автомобіля. Такі дані дозволяють судити про факт використання автомобіля співробітниками організації в службових цілях.
Якщо організація використовує самостійно розроблену форму подорожнього листа, форма повинна бути приведена в обліковій політиці.
Подорожній лист уніфікованої форми видається тільки на один день або зміну. На термін більше однієї доби уніфікована форма видається в разі відрядження водія. Тому, щоб збільшити термін дії подорожнього листа, організація може розробити свою форму і закріпити її в обліковій політиці.
Нюанси з водіями
З цих відомостей можна зробити висновок, для яких службових обов'язків співробітнику необхідний автомобіль. Також один транспортний засіб може бути «закріплено» за кількома особами.
Цей наказ потрібен для того, щоб у податкових інспекторів не виникло зайвих питань з приводу використання службового транспорту особами, діяльність яких не має на увазі виробничу необхідність роз'їздів на автомобілі.
В організації є водій. Якщо заробітна плата нараховується виходячи з фіксованого окладу, то складати свою форму подорожнього листа за тиждень або місяць ніяк не зашкодить. А якщо зарплата погодинна або відрядна, то необхідно внести в шляховий лист розділ розрахунку заробітку. У ньому має бути зазначено час виїзду і повернення з кожної поїздки, кілометраж.
Якщо заробітна плата працівника розраховується виходячи з часу або кілометражу, то у відповідних графах повинна проставлятися тарифна ставка і розраховуватися зарплата.
Таким чином, кожна організація, яка використовує в своїй діяльності легковий автомобільний транспорт, зобов'язана правильно і повно оформляти шляхові листи легкового автомобіля, що містять необхідну інформацію про його використання. Інакше вчитися доведеться на власних помилках.
Практична енциклопедія бухгалтера