Відповіді на питання читачів: Бланки суворої звітності
Питання. Відвантаження товару оформлена з використанням товарно-транспортної накладної (далі - накладна). Вантажоперевезення товару здійснювалася без залучення перевізника. При отриманні товару вантажоодержувачем був встановлений факт неправильного заповнення накладної вантажовідправником. Відправником вантажу накладна визнана помилково заповненої, а замість неї виписаний іншою товаросупроводжувальний документ. Бланк товарно-транспортної накладної складається з 4 примірників. Згодом 3-й примірник помилково заповненої накладної був загублений.
Які дії в даному випадку необхідно провести платнику при втраті 3-го примірника помилково заповненої накладної?
Якщо кількість чи якість прибулих товарів не збігається з даними зі проводітельного документа (накладної), то їх приймає комісія з акту про приймання. Акт складається в 2 примірниках з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (по-постачальниками) або представника незацікавленої організації (за погодженням з постачальником). Він затверджується керівником організації або уповноваженим на те особою. Один примірник акта передається в бухгалтерію підприємства для обліку руху матеріальних цінностей, а другий - відділу матеріально-технічного постачання (бухгалтерії) для пред'явлення претензії постачальнику (винуватцю). Акт про приймання матеріалів є первинним документом.
Таким чином, в даному випадку необхідно було зробити виправлення в накладній у разі наявності помилок, які не стосуються кількості прибулих товарів, або скласти акт про приймання товарів, якщо кількість чи якість прибулих товарів не збігається з даними накладної. Визнання накладної помилково заповненої і виписка замість неї іншого накладної законодавством не передбачається.
Однак 3-й примірник бланка накладної був загублений.
1) провести перевірку виявленого факту втрати примірника бланка накладної не пізніше 3 календарних днів з дня виявлення. Перевірка здійснюється комісією, яка створюється керівником організації;
2) за результатами перевірки комісії скласти акт списання бланків із зазначенням обставин втрати, відсутнього бланка з перерахуванням серії і номера. Графу «Причина втрати бланка» акту можна доповнити, вказавши, що втрачено тільки 3-й примірник бланка накладної. Акт підписується головою і членами комісії та затверджується керівником організації;
3) подати затверджений акт списання бланків не пізніше наступного робочого дня з дня його затвердження в інспекцію Міністерства з податків і зборів (МНС) для виключення з електронного банку даних номера та серії втраченого бланка накладної.
Інспекція МНС протягом 5 календарних днів з дня затвердження акта виключає з електронного банку даних номер і серію втраченого бланка накладної незалежно від того, який екземпляр бланка втрачений. При необхідності в картці зі списання бланка в графі «Причина списання» інспекція МНС може вказати, що втрачено 3-й примірник бланка накладної.