Передпроектна обстеження - 80% успіху проекту впровадження системи управління проектами.
Але «Яку програму вибрати для обліку? Що краще підійде для моєї компанії? Скільки співробітників і хто буде працювати в цій програмі? А що взагалі потрібно, щоб створити автоматизовану систему обліку? І скільки в підсумку це буде коштувати? Які переваги та вигоди я отримаю від впровадження автоматизованої системи? ».
Передпроектна обстеження дає відповіді на ці та інші питання. Якісно проведене передпроектну обстеження дозволяє уникнути безлічі помилок на етапі впровадження і істотно заощадити ресурси компанії Замовника. Головне завдання будь-якої автоматизації - зберегти унікальні конкурентні переваги автоматизируемой компанії. Не можна, допустити, щоб всі компанії після автоматизації стали на одну особу.
На етапі передпроектного обстеження розробляється економічне обґрунтування проекту, проводиться оцінка доцільності, визначаються найкращі шляхи реалізації, визначаються терміни і бюджет проекту автоматизації.
В результаті проведення передпроектного етапу визначається план впровадження проекту, в якому чітко формалізовані потреби і можливості вирішення завдань, і вказані:
· Перелік і опис основних бізнес - процесів організації, графічна карта бізнес-процесів.
· Рекомендації по вибору програмних продуктів. які можуть бути взяті за основу при створенні автоматизованої системи обліку на підприємстві;
· Перелік робіт . які необхідно виконати для створення системи.
· -Рекомендації до комп'ютерного обладнання та системного програмного забезпечення, яке необхідно для роботи автоматизованої системи (специфікації серверів, робочих станцій, торгового обладнання та ін.);
· Бюджет і передбачувані терміни виконання проектних робіт зі створення автоматизованої системи;
Метою робіт попереднього обстеження є надання Вам, як керівнику, повної інформації, яка необхідна для прийняття виваженого і обґрунтованого рішення по створенню автоматизованої системи у себе на підприємстві.
4. Питання передпроектного обстеження системи управління як об'єкта автоматизації. (Другий варіант відповіді).
30% проектів з впровадження інформаційних технологій - неуспішні.
90% проектів з решти закінчуються з порушенням термінів, з перевищенням бюджету, неповним відповідністю отриманих результатів до намічався.
Така статистика - результат легковажного ставлення до попередньої опрацюванні стану об'єкта автоматизації. Тут виникає цілий ряд взаємопов'язаних питань: Чи потрібно взагалі проводити таке обстеження? Яка мета проектного обстеження? Що замовник отримає в результаті? У чому полягає вигода для замовника? Чи робити передпроектну обстеження безкоштовно або за гроші? Чи зможе воно окупитися?
Обстеження можна і не проводити, але якщо специфіка діяльності підприємство велика, то проектне обстеження проводити потрібно обов'язково. Ще раз підкреслимо. Необхідність в предпроектном залежить не від величини підприємства, а від ступеня відзнаки його бізнес-процесів від типової конфігурації
Мета обстеження - виробити спільно з Замовником ефективні напрямки подальшого розвитку інформаційної системи управління, дати оцінку існуючих у Замовника способів і методів обліку.
Результати передпроектного обстеження.
· Список існуючих в компанії бізнес-процесів і вимоги до них;
· Оцінку відповідності функціональних можливостей пропонованої системи автоматизації реальним бізнес-процесів замовника;
· Бюджет і графік реалізації проекту автоматизації з урахуванням доробок системи під унікальні особливості бізнес-процесів замовника;
· Вартість програмного забезпечення (ліцензії) і техніки (сервера), які буде необхідно придбати замовнику для повноцінного функціонування нової системи автоматизації;
· Оцінку необхідних ресурсів (технічних, трудових), які будуть потрібні на етапі впровадження системи;
· Рекомендації щодо оптимізації існуючих бізнес-процесів (досвід попередніх впроваджень);
· Оцінку можливих ризиків, які можуть вплинути на якість роботи;
· Пропозиції щодо оптимізації витрат на розгортання системи за рахунок можливого виконання частини робіт власними силами.
Основне завдання передпроектного обстеження полягає у визначенні вартості робіт і термінів їх виконання. Технологія виконання передпроектного обстеження полягає в складанні списку бізнес-процесів замовника і оцінці ступеня автоматизації їх у типовій конфігурації.
Етапи передпроектного обстеження.
На першому етапі визначається вартість робіт проекту при підході до автоматизації процесів «як є», тобто без оптимізації витрат. На другому етапі замовник і виконавець приймають рішення, які з існуючих процесів можна змінити, щоб досягти їх повної відповідності типової конфігурації, або досягти відповідності при мінімальних доробках типових механізмів, а так само знизити витрати на його реалізацію.