Режим роботи значного числа підприємств громадського харчування встановлено таким чином, що заклад закривається глибоко вночі, коли громадський транспорт зазвичай вже не ходить. Відповідно, виникає потреба використання таксі для доставки працівників додому.
Як правило, підприємство укладає договір про оплатне надання послуг з організації перевезень легковим автомобільним транспортом (таксі). Розглянемо, в яких ситуаціях витрати на таксі можна врахувати при обчисленні податку на прибуток і якими документами доцільніше запастися компанії, щоб уникнути претензії податківців.
Коли можна визнати такі витрати?
Витратами зізнаються обгрунтовані, документально підтверджені витрати, пов'язані з діяльністю, спрямованою на отримання доходів (п. 1 ст. 252 НК РФ). У Податковому кодексі витрати на доставку співробітників до місця роботи і назад на таксі прямо не названі, але перелік витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, є відкритим (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Разом з тим необхідно враховувати положення п. 26 ст. 270 НК РФ, згідно з яким у витратах не враховуються витрати на оплату проїзду до місця роботи і назад транспортом загального користування, спеціальними маршрутами і відомчим транспортом, за винятком випадків, коли витрати включаються до складу витрат на виробництво і реалізацію в силу технологічних особливостей виробництва або витрати передбачені трудовими (колективними) договорами.
Таким чином, витрати на доставку працівників до місця роботи і назад можуть враховуватися в складі витрат по одному з двох підстав:
1) якщо компанія приймає на себе зобов'язання з доставки співробітників до місця роботи в рамках трудових відносин, закріпивши відповідні зобов'язання в трудових договорах і (або) колективному договорі;
2) якщо витрати на доставку викликані технологічними особливостями виробництва.
Претензії контролюючих органів
Підтверджуючі документи
Факт надання послуг таксі та їх вартість можуть підтвердити такі документи:
- договір на надання послуг;
- акти наданих послуг (на кожну поїздку або за певний звітний період, наприклад, місяць).
Якщо акт наданих послуг буде оформлятися у вигляді єдиного документа за певний період і з нього можна буде визначити маршрут, дату і вартість конкретних поїздок, від перевізника доцільно отримати реєстр поїздок або інший документ, в якому будуть деталізовані надані підприємству послуги: проставлені дата, час, маршрут і вартість виконаних поїздок.
Щоб мінімізувати даний ризик, потрібно простежити, чи забезпечують документи можливість встановити, який саме працівник скористався послугами таксі. Наприклад, прізвище, ім'я, по батькові працівника можуть бути прописані в заявці, яку підприємство направляє перевізнику, коли необхідно замовити таксі, або можуть бути вказані в реєстрі поїздок.
Якщо підприємство не спрямовує перевізнику заявок на замовлення послуг таксі або заявки не містять даних, що дозволяють персоніфікувати працівників, доставлених до місця роботи і назад на таксі, доцільно вести внутрішній журнал обліку поїздок на таксі, який буде містити такі реквізити: дату, час (приблизний) , маршрут, причину поїздки (наприклад, закінчення роботи в нічний час або ремонтні роботи на підприємстві), П. І. Б. працівника (ів), його (їх) посада:
Достовірність відомостей, зазначених у журналі, щомісяця може підтверджувати особа, яка відповідає за взаємодію з перевізником, шляхом проставлення підпису.
Факт надання послуг таксі можна підтвердити договором, актом наданих послуг і, якщо акт не містить необхідної деталізації, реєстром поїздок або іншим документом. Щоб податкові ризики були мінімальні, документи повинні показувати, що саме працівник скористався послугами таксі.
Підтверджуємо документами витрати на таксі в податковому обліку