Витрати на таксі в податковому учете- делікатне питання, яке викликає масовий інтерес бухгалтерів, змушених приймати такого роду витрати в обліку. Розглянемо основні випадки використання таксі в господарському житті організації в цій статті. Розкриємо, як можна врахувати ці витрати при оподаткуванні прибутку, які умови повинні бути при цьому виконані, що повинні знати співробітники, які користуються послугами таксі. А також торкнемося бухгалтерського обліку даного виду витрат.
Витрати на проїзд в таксі відрядженого працівника
Співробітник, спрямований у відрядження, може скористатися службою таксі для проїзду до вокзалу, аеропорту, місця проживання, а також до місця його постійної роботи в період виконання завдання на відрядження. П. 12 ст. 264 НК РФ дозволяє віднести до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, витрати на відрядження, в т. Ч. Проїзд працівника до місця роботи і назад. Вид транспорту, який при цьому може бути використаний, не обговорений.
У разі відсутності хоча б одного з вище перерахованих реквізитів документ вважається непридатним для підтвердження витрат працівника організації на проїзд в таксі.
Для економічного обгрунтування поїздок на таксі під час перебування у відрядженні варто отримати від працівника служебку з поясненнями вибору саме цього виду транспорту: графік роботи, при якому складно добиратися на громадському транспорті, віддаленість місця роботи або тимчасового проживання від зупинок громадського транспорту. В іншому випадку від поїздок в таксі або від визнання плати за них у витратах для прибутку краще відмовитися.
Витрати на таксі до роботи і назад
- Використання таксі виправдано незручним територіальним розташуванням місця роботи по відношенню до зупинок громадського транспорту або виробничим графіком роботи, при якому виникають труднощі з проїздом на громадському транспорті. Дані підстави повинні бути обгрунтовані в наказі керівника, який закріплює порядок використання таксі в службових цілях.
- Доставка працівника на роботу і (або) з неї з використанням таксі передбачена трудовим договором і (або) колективним договором як система оплата праці.
Для прийняття витрат вони повинні бути обов'язково документально підтверджені. Про обов'язкові реквізити на документах, що підтверджують користування службою таксі, вже говорилося.
Витрати на таксі для працівників у службових цілях
Для розширення клієнтської бази, з метою поліпшення якості послуг, збільшення продажів організації направляють працівників до своїх клієнтів (замовникам). Виробничою необхідністю може бути викликана не визнана відрядженням поїздка працівника на таксі до контрагента, з яким фірма співпрацює. Чи можна врахувати ці витрати при оподаткуванні прибутку?
Можна, в разі якщо поїздки на таксі працівник застосовував саме для службових цілей, ці поїздки документально підтверджені і їх службове призначення письмово обгрунтовано. Керівнику слід видати наказ із зазначенням працівників, які для виконання своїх посадових обов'язків можуть користуватися послугами таксі. А працівники повинні надавати службові записки з обгрунтуванням необхідності поїздки на таксі.
Якщо посадові обов'язки працівника в принципі передбачають регулярні поїздки, організації необхідно в трудовому договорі або локальному нормативному акті вказати роз'їзний характер його роботи. І документально підтверджені витрати на таксі приймати до податкового обліку.
Якщо працівники організації в ході своєї роботи змушені часто вдаватися до послуг таксі, для безболісного прийняття до податкового обліку таких витрат організації бажано укласти договір на надання послуг таксі з відповідною фірмою. Розрахунки з таксі виробляти по банку на підставі виставлених рахунків або відповідно до умов договору. В цьому випадку для підтвердження витрат у організації буде банківська виписка зі списаними на оплату послуг сумами, а також підтверджують здійснення даних поїздок первинні документи, надані службою таксі.
Витрати на таксі як представницькі витрати
Рідко яка організація в процесі своєї діяльності може обійтися без організації офіційних прийомів, переговорів. Витрати на доставку офіційних осіб організації-платника податків до місця проведення представницького заходу і назад прямо згадані в якості представницьких витрат в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для прийняття їх до обліку необхідно, щоб вони були документально підтверджені. Для цього в організації повинні бути сформовані:
- наказ керівника про проведення даного заходу і здійснення відповідних витрат;
- кошторис представницьких витрат;
- звіт про представницькі витрати, який повинен включати: мету і результати заходу, дату і місце проведення, програму заходу, список учасників і величину витрат, підтверджених первинними документами.
Якщо витрати на доставку з використанням таксі згадані у звіті, є підтвердні документи, то такі витрати враховуються в інших витратах, пов'язаних з реалізацією та виробництвом.
ВАЖЛИВО! Представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% від витрат платника податку на оплату праці за цей звітний (податковий) період.
Витрати на таксі в бухгалтерському обліку
Порядок використання таксі працівниками організації в службових цілях визначає її керівник. Його рішенням з виданням відповідного наказу або розробкою локального нормативного акту, що регламентує використання служби таксі в службових поїздках, проїзд співробітників в таксі може підлягати оплаті.
Відображення в обліку цих витрат, вироблених за готівковий розрахунок, відбувається на підставі авансового звіту працівника з додатком підтверджуючих документів.
У бухобліку проводки такі:
Дт 26 Кт 71 - відображено представницькі витрати на таксі;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 - відображено витрати працівника на таксі під час відрядження.
Точно також проводяться витрати працівників на таксі в зв'язку з виконанням службових обов'язків:
Дт 71 Кт 50 - компенсовані витрати співробітнику.
Для відображення витрат на таксі в бухгалтерському обліку, як і в податковому, співробітник повинен представити підтверджуючі документи, а також служебку з поясненням маршруту слідування.
Якщо організацією укладено договір зі службою таксі, витрати, пов'язані з пересуванням співробітників на таксі, відображаються проводкою:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 - відображено витрати, пов'язані з робочими поїздками співробітників на таксі.
Витрати на оплату таксі, пов'язані з господарською діяльністю організації, привертають особливу увагу бухгалтерів і перевіряючих. Для можливості їх врахування при розрахунку податку на прибуток, а також щоб уникнути нарахування ПДФО і внесків з сум компенсації витрат на таксі працівникам в організації повинен бути опрацьований регламент користування службою таксі в робочих поїздках. З даним регламентом повинні бути ознайомлені всі співробітники, щоб не потрапити на оплату проїзду в таксі за свій рахунок.