Куди, навіщо і чому працівник їздив на таксі в робочий час - не проста цікавість бухгалтера. Відповісти на ці питання потрібно для того, щоб визначити, чи можна витрати на такі поїздки визнати в податковому обліку і не буде відшкодування їх вартості працівникові його доходом.
"Видатковий" податковий облік
Те, як витрати на таксі будуть враховані в "прибутковому" і "спрощеному" податковому обліку, залежить від ситуації.
Ситуація 1. Відрядження
Для проїзду до аеропорту / вокзалу і назад працівник може використовувати таксі. Адже Положення про відрядження не містить ніяких обмежень на цей рахунок <1>.
Не мають значення:
- місцерозташування аеропорту або вокзалу (вони можуть знаходитися як за межею міста, так і в його межах);
- час поїздки (денний або нічний час).
У локальному нормативному акті організації можуть бути закріплені особливі умови для використання таксі, з якими треба ознайомити працівника при направленні у відрядження.
В "прибутковому" податковому обліку, так само як і в бухобліку, витрати на оплату послуг таксі у відрядженні визнаються у витратах на дату затвердження керівником авансового звіту <2>.
Тим, хто застосовує "прибутково-витратну" спрощенку, потрібно врахувати, що якщо працівникові видавався аванс, достатній для покриття всіх його відрядження витрат, то вартість послуг таксі визнається у витратах на дату затвердження авансового звіту. А якщо працівник оплатив таксі за рахунок власних коштів, то у витратах упрощенцу можна визнати такі суми тільки після відшкодування працівникові перевитрати <3>.
Ситуація 2. Представницькі заходи
Витрати на транспортне забезпечення доставки беруть участь в переговорах як представники інших організацій, так і співробітників самої компанії до місця проведення офіційного прийому і назад відносяться до представницьких витрат <4>. Так що якщо, наприклад, зустріч в ресторані є представницьким заходом, то витрати на проїзд директора в ресторан на таксі можна врахувати як "прибуткові" податкові витрати.
Примітка
Представницькі витрати включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% від витрат на оплату праці за звітний (податковий) період <5>.
Але якщо ваша організація вирішила оплатити поїздку запрошених гостей від аеропорту до готелю та проживання в ній, то, на думку перевіряючих, такі витрати взагалі не можна врахувати при оподаткуванні прибутку <6>.
Примітка
Однак є одне судове рішення (правда, давнє), в якому суд визнав подібні витрати не представницькими, а іншими іншими витратами <7>.
Коли витрати на таксі оплачені самим працівником, організація зможе їх визнати в "прибутковому" обліку на дату затвердження керівником авансового звіту (прийняття рішення за заявою працівника про відшкодування витрат, якщо аванс не видавався).
А ось спрощенці не можуть врахувати в податковому обліку витрати на "представницьке" таксі. Адже в закритому переліку витрат спрощенців представницьких витрат взагалі немає <8>.
Ситуація 3. На роботу і з роботи
Іноді директор вимагає відшкодувати йому (або іншим працівникам) витрати на таксі, пов'язані з поїздками з дому в офіс і назад. Чи можна врахувати такі витрати при оподаткуванні прибутку? Про це ми запитали фахівця Мінфіну.
Наприклад, витрати на проїзд можна врахувати в податкових витратах, якщо організація знаходиться далеко від зупинок громадського транспорту, працює в нічну зміну або має інші особливі умови функціонування <10>. Зрозуміло, в наказі керівника, який регламентує використання працівниками таксі, або в іншому локальному нормативному акті краще обгрунтувати подібні технологічні особливості.
Ситуація 4. Робочі поїздки
Це можуть бути, наприклад, поїздки до клієнтів або до інших контрагентам з дозволу керівника. Такі витрати можна врахувати в складі інших виробничих витрат <11>. І з цим згоден фахівець Мінфіну.
Увага на підтверджуючі документи
ПДФО та страхові внески
Чи треба обкладати витрати на таксі, відшкодовані працівнику, ПДФО та страховими внесками, залежить від ситуації.
Ситуація, в якій працівник користувався таксі