Глава 5. правила оформлення і видачі копій документів
У діяльності будь-якої організації часто виникає необхідність виготовлення копій документів як власних, так і отриманих з інших організацій.
Як правило, при створенні власних документів підписується один екземпляр документа, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад, акти, договори, які створюються в декількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу).
Оригінал офіційного документа - це «перший або одиничний екземпляр офіційного документа».
В одиничному екземплярі виготовляються такі документи, як паспорт, свідоцтво про народження, атестат або диплом про закінчення навчального закладу та ін.
Оригінали більшості документів (наприклад, розпорядчих та організаційних), створених організацією, підшиваються в справи відразу після їх видання, а для ознайомлення і роботи з ними виготовляються копії.
Копія документа - це «документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили». Під зовнішніми ознаками розуміють носій інформації, фізичний стан документів, розмір документа, елементи діловодного або художнього оформлення.
Для того щоб копія придбала юридичну силу, необхідно її завірити. Завірена копія документа - це копія документа, на якій відповідно до ГОСТ Р 6.30-97 проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу. Під встановленого порядку маються на увазі чітко визначені чинними нормативно-правовими актами правила про те, хто і які види копій офіційних документів має право завіряти.
Так, наприклад, свідчити вірність копії офіційного документа, викладеного іноземною мовою, повинен нотаріус.
Для організацій, що виготовляють копії офіційних документів для власного використання або видачі їх на руки громадян, встановлені стандартні правила:
2. Копії офіційних документів організації, в тому числі копії архівних документів, видаються на руки громадянам тільки з дозволу керівника організації або керівника служби діловодства.
3. Організація може виготовляти копії офіційних документів інших організацій і завіряти їх в установленому порядку, якщо ці документи необхідні для внутрішнього використання в організації. Наприклад, при прийомі на роботу організація може виготовити і завірити копію диплома працівника, яка потім буде підшита в його особиста справа.
4. Заборонено виготовляти копії таких документів: паспорта, військового квитка, службових посвідчень; документів, на яких стоїть позначка, що їх копіювати не можна; документів, що мають неясний текст, підчистки і необумовлені виправлення.
Залежно від способу виготовлення копії бувають факсимільні і вільні.
Факсимільну копію точно відтворює всі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування. Факсимільні копії можна виготовити за допомогою засобів оргтехніки, друкарським способом.
Вільна копія документа може бути виготовлена рукописним або машинописним способом. Вона цілком може відтворювати інформацію офіційного документа, але не абсолютно точно відтворювати зовнішні ознаки (шрифт, наприклад).
Копію, виготовлену в організації, запевняють шляхом проставлення на ній реквізиту 25 «Відмітка про завірення копій» по повній або стислій формі.
Копії бувають наступних видів:
Повна копія офіційного документа, що видається на руки, повинна бути завірена відміткою про завірення копії по повній формі з проставленням гербової печатки організації.
Начальник канцелярії Н.М.Сергеева
Виписка з офіційного документа, наприклад, з наказу, протоколу, виготовляється в тому випадку, якщо немає необхідності виготовляти повну копію. Виписка оформлюється наступним чином:
в найменуванні виду документа вказується: «виписка з наказу», «виписка з протоколу»;
відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) офіційного документа;
з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
проставляється відмітка про завірення копії по повній формі з проставленням печатки.
Зразок оформлення виписки з документа (наказу) наведено в дод. 33.
Від копії документа слід відрізняти дублікат, який являє собою повторний екземпляр оригіналу документа, який має юридичну силу. Дублікат виготовляється в разі втрати оригіналу (наприклад, свідоцтва про народження, атестата або диплома і ін.) На такому ж бланку, що і оригінал. На дублікаті є справжні печатка і підпис посадових осіб, які мають право підпису на цих документах на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється в правому верхньому куті позначка у вигляді слова «дублікат».
1. Що таке оригінал документа?
2. Що являє собою копія документа?
3. Коли копія документа набуває юридичну силу?
4. Які правила видачі копій в організаціях?
5. Чим факсимільну копію відрізняється від вільної?
6. Що являє собою відмітка про завірення копії та де вона міститься на документі?
7. Які бувають види копії?
8. Як оформляється повна копія офіційного документа?
9. У чому особливість оформлення виписки?
10. Що являє собою відпустку документа і як він завіряється?
ЧАСТИНА 2. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Читати: Анотація
Читати: Введення
Читати: Частина 1. документування
Читати: Глава 1. поняття про документи, способах документування, носіях інформації і функціях докумГлава 2. уніфікація і стандартизація документів. уніфіковані системи документації
Читати: Глава 3. формуляр-зразок, реквізити та бланки
Читати: 3.1. формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа. загальні відомості про реквізити
Читати: 3.2. бланки документів
Читати: 3.3. вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів
Читати: Глава 4. правила оформлення основних видів організаційно-розпорядчих документів
Читати: 4.1. організаційні документи
Читати: 4.2. розпорядчі документи
Читати: 4.3. довідково-інформаційні документи
Читати: Глава 5. правила оформлення і видачі копій документів
Читати: Глава 6. служба документаційного забезпечення управління. вимоги до організації документообГлава 7. організація прийому, розгляду та реєстрації документів
Читати: 7.1. прийом документів, що надходять, організація доставки документів
Читати: 7.2. організація розгляду документів
Читати: 7.3. реєстрація документів
Читати: Глава 8. інформаційно-довідкова робота
Читати: Глава 9. контроль виконання документів
Читати: Глава 10. організація відправки вихідних документів
Читати: Глава 11. організація оперативного зберігання документів
Читати: 11.1. вимоги до організації зберігання виконаних документів у діловодстві. номенклатура11.2. вимоги до формування справ у діловодстві
Читати: Глава 12. експертиза цінності документів
Читати: Глава 13. підготовка справ до архівного зберігання
Читати: Глава 14. основні поняття про архівний зберіганні
Читати: Глава 15. кодифікація нормативних актів
Читати: Додатки
Читати: Список літератури