- Гнатюк Ірина | директор Центру кадрового консалтингу і ефективних рішень «Рух до успіху» (Новосибірськ)
Ми не тільки показуємо, як правильно заповнити відомості про роботу в трудовій книжці, а й відзначаємо, на що звертають увагу співробітники Пенсійного фонду РФ при оформленні пенсії. У цьому номері журналу ви дізнаєтеся: які казуси можливі з відбитками печатки і як їх виправити; як індивідуальному підприємцю слід заповнювати трудові книжки своїх працівників; що робити з трудовими книжками іноземних держав (в т.ч. колишніх союзних республік); які правила двомовного оформлення записів; як повинні відображатися відомості про роботу у важких і шкідливих умовах праці, в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, а також вахтовим методом, щоб це дало право на дострокову пенсію; як підтвердити трудовий стаж, якщо помилку в трудовій книжці допустила вже ліквідована організація.
відбитки печаток
Р уководствуясь вимогами п. 35 Правил 1. запис про прийом на роботу завіряти не потрібно, так само як і записи про переведення та зміні посади. Всі записи, внесені до трудової книжки працівника за час роботи у даного роботодавця, завіряються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою роботодавця і підписом самого працівника при звільненні.
На практиці часто трапляються ситуації, коли найменування організації не відповідає найменуванню, зазначеному у відбитку печатки. Помилки, допущені роботодавцями, можуть бути наступними:
- допущена помилка / помилка в назві організації або організаційно-правову форму (наприклад, в «заголовку» одна організаційно-правова форма, а у пресі - інша: ЗАТ «Аура» - ВАТ «Аура», див. Приклад 6);
- відбулося перейменування організації. але запис про перейменування не внесено до трудової книжки (див. Приклад 7).
Звертаємо особливу увагу на проблему вказівки найменування організації, тому що згідно п. 3.2 Інструкції, якщо за час роботи співробітника найменування організації змінюється, про це окремим рядком у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки перейменований роботодавець робить запис: «Організація така-то з такого-то числа перейменована в таку-то », а в графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця. його дата і номер. Записи про найменування організації не нумеруються, тому графи 1 і 2 заповнювати не потрібно. Тоді запис про звільнення і її запевнення печаткою з новим найменуванням буде йти після запису про перейменування - і все буде зрозуміло.
Але якщо колишній роботодавець забув внести запис про перейменування, і потім працівник влаштувався в вашу організацію, то вносити такий запис доведеться вам на підставі його довідки. Порівняйте Приклади 7 і 8.
Виправлення помилки в трудовій книжці, допущеної в найменуванні попереднього роботодавця
Можливі ще більш екзотичні випадки - коли після запису про звільнення відомості про роботу в трудовій книжці засвідчуються печатками не роботодавця, а якоїсь іншої організації, юридично ніяк з ним не пов'язаної. Таке інколи трапляється, коли кадрове діловодство веде один фахівець відразу для декількох «родинних» компаній. Як бути в цьому випадку?
Своєчасне внесення в трудову книжку запису про перейменування поточного роботодавця (до звільнення працівника)
Зустрічається ситуація, коли при перевірці трудових книжок виявляється запис про звільнення співробітника з одного з попередніх місць роботи, взагалі не завірена печаткою роботодавця.
Працівник може звернутися до колишнього роботодавця для проставлення відсутньої друку, якщо трудова книжка буде видана йому під особистий підпис. Однак в цьому випадку роботодавець не звільняється від відповідальності за втрату трудової книжки. Якщо назва організації змінилося або організація реорганізована, ставити печатку з назвою, що не відповідає зазначеному в трудовій книжці, не потрібно, тому що такий запис викличе сумніви у співробітників Пенсійного фонду РФ при оформленні трудової пенсії.
В цьому випадку, а також якщо видати трудову книжку на руки не видається можливим, працівникові необхідно отримати довідку, що підтверджує стаж роботи у даного роботодавця, і при необхідності - довідку про зміну найменування організації (реорганізації).
Якщо до моменту виявлення помилки організація була ліквідована. необхідно звернутися в архів. Якщо архівні документи відсутні, цей стаж за трудовою книжкою при нарахуванні пенсії працівнику зарахувати буде неможливо. Тоді даний період можна буде зарахувати або за свідченнями свідків, або за рішенням суду.
Якщо ж роботодавці не звітували за відомостями персоніфікованого обліку і не перераховували страхові внески, то такі періоди не можуть бути включені до страхового стажу для призначення трудової пенсії. У цьому випадку трудовий стаж можна буде довести лише через суд.
Роботодавець - ІП
Зразок правильної записи в трудовій книжці про період роботи у індивідуального підприємця
А чи може індивідуальний підприємець внести до трудової книжки відомості про своє стажі в цей період?
Трудові книжки іноземних держав
Слід звернути увагу, що трудові книжки раніше встановленого зразка (1973 року) дійсні і обміну на нові не підлягають (п. 2 Постанови Уряду РФ № 225). Іноземний громадянин може пред'явити книжку цього зразка. Така трудова, очевидно, була заведена в момент існування СРСР, отже, необхідності заводити нову трудову книжку в цьому випадку немає. У неї можна продовжувати вносити записи про роботу.
Марина Погорельская. заступник генерального директора з кадрових питань ТОВ «АБС-Консалт»
Якщо ж говорити про трудові книжки, що заповнюються відповідно до правил, встановлених в більш ранні періоди, то законодавчо було закріплено її ведення мовою союзної, автономної республіки, автономної області, автономного округу, на території яких розташоване дане підприємство, установа, організація, і офіційною мовою СРСР:
- трудових книжок робітників і службовців 1973 року і вкладишів до них (п. 12 постанови СМ СРСР і ВЦРПС від 06.09.1973 № 656 «Про трудові книжки робітників і службовців»);
- трудових книжок колгоспників 1975 року і вкладишів до них (п. 9 «Основних положень про порядок видачі та ведення трудових книжок колгоспників», затверджених постановою РМ СРСР від 21.04.1975 № 310 «Про трудові книжки колгоспників»);
- трудових книжок 1938 року і вкладишів до них (п. 5 постанови РНК СРСР від 20.12.1938 № 1320 «Про трудові книжки»).
Хотілося б звернути увагу на те, що норма про ведення книжки на двох мовах є правом роботодавця, а не обов'язком. Слід уточнити правове становище другої мови (чи є він державним на території даної республіки); який порядок використання другої державної мови в офіційному діловодстві (закріплено законодавчо ведення трудових книжок на другу державну мову), а також порядок внесення записів на двох мовах.
Незважаючи на те що п. 6 Правил передбачає ведення трудової книжки на дві державні мови, питання про послідовність і порядок внесення записів законодавчо детально не врегульований, тому на практиці можна зустріти велику різноманітність. У разі помилки нову виправну напис можна внести і тільки російською мовою (щоб спростити завдання).
Відомості, необхідні для дострокового призначення пенсії
Шкідливі і важкі умови праці
Звернемося до п. 3.1 Інструкції 2. який говорить, що записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації виробляються, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт по певним посадам, спеціальностями або професіями пов'язане надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.
Якщо робота дає право на дострокове призначення пенсії, запис в трудовій книжці повинна повністю відповідати найменуванню посади або професії, передбаченої зазначеними списками, інакше ПФР відмовить людині в праві на дострокову пенсію. Крім цього роботодавцями повинен бути підтверджений пільговий стаж у відомостях індивідуального (персоніфікованого) обліку.
Робота в районах Крайньої Півночі
На дострокове призначення трудової пенсії по старості мають право громадяни, які проживають в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, а також громадяни, які раніше працювали в таких районах, незалежно від місця нинішнього проживання. У цьому випадку використовується Перелік районів Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостей. затверджений постановою Ради Міністрів СРСР від 10.11.1967 № 1029 «Про розширення пільг для осіб, які працюють в районах Крайньої Півночі та місцевостях, прирівняних до районів Крайньої Півночі». Тому фахівці Пенсійного фонду РФ перевіряють, чи є в трудових книжках вказівку на роботу в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях.
Отже, якщо працівник має стаж роботи в районах Крайньої Півночі або в прирівняних до них місцевостях і в подальшому планує звернення за достроковим призначенням пенсії, необхідно вказати йому на необхідність своєчасного отримання довідок від попередніх роботодавців, які підтверджують наявність такого стажу, при відсутності відомостей в трудовій книжці .
Вахтовий метод роботи
У «північний» стаж зараховується робота, що здійснювалася в зазначених районах вахтовим методом, який в даний час набув широкого поширення. Це особлива форма виконання робіт поза місцем постійного проживання працівників, коли не може бути забезпечене щоденне їх повернення до місця постійного проживання.
Згідно п. 2.4 постанови Держкомпраці СРСР, Секретаріату ВЦРПС і Міністерства охорони здоров'я України від 31.12.1987 № 794 / 33-82 «Про затвердження основних положень про вахтовий метод організації робіт» у всіх випадках виконання робіт вахтовим методом у трудовій книжці в графі 3 розділу «Відомості про роботу »це повинно бути вказано 3 (див. Приклад 10).
Запис у трудовій книжці про роботу в районі Крайньої Півночі вахтовим методом
Тому особливу увагу слід приділити часу трудової діяльності в трудовій книжці працівників до цього моменту і в разі виявлення відомостей, що викликають сумнів, вказати працівникам на необхідність внесення виправлень або підтвердження сумнівних періодів додатковими документами.