Відомості про трудову діяльність конкретного працівника відображаються в трудовій книжці. Зберігається вона у роботодавця.
важливі моменти
Відповідно до ст.65 ТК РФ серед документів, які повинен пред'явити здобувач вакансії, обов'язково присутній трудова книжка.
При відсутності такої в силу будь-яких причин прийнятому працівнику оформляється нова книжка на підставі письмової заяви.
Виняток становлять випадки первинного працевлаштування і прийому на роботу за сумісництвом.
У такій ситуації роботодавець зобов'язаний самостійно оформити даний документ.
Ст.66 ТК закріплює положення, згідно з яким саме трудова книжка це основний документ, що містить інформацію про стаж працівника в цілому і про всі етапи його трудової діяльності.
У трудову книжку заноситься інформація про займану посаду, перекладах. нагородження, звільнення.
Потрібно відзначити, що стягнення у трудовій не відображаються, якщо тільки оне не представлено звільненням.
У ст.80 і ст.84.1 ТК сказано про той, що роботодавець повинен видати трудову книжку працівникові при звільненні, безпосередньо в останній робочий день.
До видачі в книжці відображається інформація про заснування та причини припинення трудових відно й.
Запис формулюється відповідно до норм трудового законодавства і містить посилання на конкретну норму ТК РФ.
Почати трудову діяльність можна досить рано і з цього ж моменту оформляється трудова книжка.
Але найчастіше недостатньо досвідчені кадрові працівники не уявляють, як правильно заповнити трудову, яка оформляється в перший раз. Також можуть допускатися помилки в самих записах.
Наприклад, діяльність на шкідливому виробництві дозволяє розраховувати на пільгову пенсію. Але посада повинна відповідати одній з переліку пільгових професій.
Щодо заповнення трудової книжки слід відрізняти і такі терміни як «призначений» і «прийнято». Тут потрібно запам'ятати, що призначення має місце тільки в суворо визначених обставинах.
Зокрема якщо це передбачено регламентує документацією (положення, статут. Закон).
У всіх інших випадках застосовується слово «прийнятий». Крім того запис «прийнятий на посаду продавця» буде помилковою. Правильно пишеться «прийнятий продавцем».
Яке її призначення
У трудовій книжці можна побачити наступне:
- відомості про прийом на роботу;
- переклад на іншу посаду або в іншу організацію;
- зміна персональних даних (П.І.Б.) за певних обставин;
- проходження служби в держструктурах;
- отримання нагород;
- підвищення кваліфікації;
- звільнення.
У сукупності всі ці інформація дозволяє відтворити весь шлях трудової діяльності окремої людини.
В цьому і полягає основне призначення трудової книжки - підтвердити дійсність трудового стажу і відобразити значущі його моменти.
При досягненні пенсійного віку трудова книжка використовується при розрахунку пенсійного забезпечення, виходячи з трудового стажу.
Роботодавцю книжка підлеглого необхідна при розрахунку різних виплат. Все це обумовлює необхідність правильно і достовірного заповнення цього документа.
Заповнення трудової книжки це одна з обов'язкових умов офіційного працевлаштування.
Причому використовуватися повинен встановлений зразок документа. Оформлення трудової книжки в довільній формі не дозволяє визнати документ офіційним.
Нормативна база
Обов'язок щодо заповнення трудових книжок визначена в ст.66 Трудового Кодексу Російської Федерації.
В процесі заповнення документа має керуватися наступними нормативами:
Інструкція щодо заповнення трудових книжок
За рішенням керівництва або судового органу
Якщо невірний запис стосується розбіжності по штату, то така анулюється наступним внесенням правильної записи. Наприклад, невірно вказана назва посади.
Відразу під помилковим записом прописується вірна інформація. При виправленні у трудовій орієнтуватися потрібно на порядковий номер запису.
У вільному рядку робиться запис наступного зразкового утримання "Запис №_ вважати недійсною». Потім в звичайному порядку робиться вірна запис з присвоєнням конкретного номера.
Документи для формування кадрового справи
Кадрове справу формується на підставі укладеного трудового договору. При прийомі на роботу співробітник надає свій паспорт та його ксерокопію.
При необхідності можуть надаватися документи про освіту. За фактом працевлаштування нового співробітника керівник видає наказ належного вигляду.
Тільки після цього може заповнюватися трудова книжка або оформлятися новий документ.
Отже, документами, необхідними для формування особової справи працівника, є:
- паспорт;
- трудовий договір;
- наказ про прийом на роботу.
Нерідко вважається, що для отримання трудової книжки вперше, працівник зобов'язаний подати заяву на ім'я керівництва з відповідним проханням.
Якщо титульна сторінка вже заповнена, то при працевлаштуванні записи вносяться на наступній сторінці. Тут листи розлініяний на графи, і всі записи вносяться під порядковим номером.
У першому порожньому полі проставляється номер запису, яку треба буде за записом попередньої. Потім вказується дата внесення відомостей.
Далі пишеться найменування організації-роботодавця та назва посади, на яку офіційно працевлаштовується працівник.
Обов'язковою є вказівка номера і дати наказу, на підставі якого співробітник зарахований до штату. Відразу під записом ставиться підпис і печатка роботодавця.
Для перевірки правильності запису книга надається на ознайомлення працівнику. Коли працівник вирішує звільнитися, запис у трудовій робиться в звичайному порядку.
Фото: приклад записи в трудовій книжці
Під останнім записом вписується інформація про звільнення, з проставленням порядкового номера, зазначенням останнього робочого дня, печаткою та підписом.
Неодмінно прописується підставу і причина звільнення з посиланням на відповідний наказ і норматив ТК РФ. Працівник, що звільняється також знайомиться із записом і ставить свій підпис.
Якщо запис робиться вперше
У ситуації, коли трудова книжка оформляється в перший раз, з особливою увагою слід поставитися до заповнення титульного аркуша.
Важливо правильно написати персональні дані працівника. Також необхідно точно вказати реквізити всіх згадуваних документів (паспорт, диплом, атестат).
Як тільки титульна сторінка заповнена, далі оформлення відбувається в стандартному порядку. Але є деякі нюанси при першому отриманні трудової книжки.
Неповнолітній громадянин при працевлаштуванні теж отримує трудову книжку.
Оформлення трудової книжки при прийомі на роботу без стажу відбувається в звичайному порядку.
За винятком зазначення відомостей про освіту. Рядки про здобуту освіту і наявної спеціальності не заповнюються.
Цілком можливо, що неповнолітній громадянин вирішить змінити сферу діяльності або закінчить одне або кілька навчальних закладів.
Якщо в трудовій буде існувати запис про повну загальну середню освіту, книжку доведеться міняти.
В які терміни потрібно зробити запис
Запис в трудову книжку вноситься протягом тижня з моменту працевлаштування.
Але відображати відомості про роботу можна лише в разі, коли співробітник пропрацював не менше п'яти днів і дана робота є основною. Записи про суміщення робіт вносяться за бажанням самого працівника.
Оскільки запис в трудову вноситься на підставі наказу про прийом на роботу, то дата видання наказу не повинна бути пізніше, ніж дата самого запису.
Що стосується дати записи, то проставляється дата поточна. Щодо періоду працевлаштування прописується дата, відображена в наказі про зарахування в штат.
Підпис кадрового співробітника або керівника проставляється відразу після внесення запису.
виникаючі нюанси
Незважаючи на гадану простоту оформлення трудових книжок, існують нюанси, які при всій своїй незначності можуть відігравати важливу роль.
Наприклад, при заповненні текстової частини книжки неприпустимим є наявність відступу перед записом.
Вільне місце може бути використано для внесення недостовірної інформації будь-ким. Іноді в результаті псування, втрати трудова книжка може вимагати відновлення.
Для цього робиться дублікат документа. Видається такий за місцем останнього працевлаштування.
Для отримання дубліката працівник звертається до роботодавця з письмовою заявою. Видається відновлена трудова протягом чотирнадцяти днів.
При оформленні дубліката роботодавцем заповнюється:
- дані, отримані працівником в організації;
- відомості з попереднім місць працевлаштування.
Зібрати довідки, накази та інші документи з колишніх місць роботи зобов'язаний працівник. Якщо відомості від попередніх працівників відсутня, то вказується сукупний стаж на підставі архівних довідок.
Видача трудових книжок здійснюється під розпис працівника в спеціальному журналі обліку трудових книжок.
Якщо втрата документа сталася з вини роботодавця, то він зобов'язаний оформити дублікат за свій рахунок.
За сумісництвом
Запис про роботу за сумісництвом вноситься виключно за бажанням самого працівника. Для цього співробітник повинен подати належне заяву основному роботодавцю.
Вносити запис зі слів самого працівника неприпустимо. Вносити запис повинен роботодавець за основним місцем роботи, на руки трудова не видається.
Підставою для внесення запису стає довідка, видана на роботі за сумісництвом. Довідка оформляється у вигляді виписки з наказу і трудового договору.
У ній вказується назва організації, реквізити документа про прийняття на роботу, посада та дата зарахування в штат.
Як приклад, оформлення трудової книжки при прийомі на роботу на півставки зразок тут. Відомості про неповний робочий час в трудовій не відображаються. Запис оформляється в звичайному форматі.
При працевлаштуванні генерального директора
Генеральний директор юридичної особи призначається відповідно до рішення загальних зборів засновників.
При цьому оформляється належний документ - «Рішення про призначення гендиректора». Дані про одноосібному керуючому вносяться до установчих документів.
В даному випадку вживається саме термін «призначений». ІП також може мати директора, прийнятого на підставі трудового договору та наказу. В цьому випадку у трудовій пишеться «Прийнято на посаду директора».
Нюанси для ІП
Оформлення трудових книжок для працівників ІП не відрізняється від порядку працевлаштування на-віч юридичному. Найменування ІП вказується в повному варіанті.
Якщо в установчих документах передбачено і коротка назва, то воно теж вказується. Наприклад «Індивідуальний підприємець Сидоров Іван Миколайович (ІП Сидоров І.М.)».
Якщо індивідуальний підприємець одночасно є директором, то трудову книжку для себе він не заводить.
Ст.66 ТК визначає, що трудові книжки необхідні тільки працівникам з метою визначення трудового стажу.
Для підприємця стаж розраховується на основі даних, що відображаються в ФНС з моменту реєстрації, а також виходячи з грошових внесків в ПФР.
За строковим договором
Трудовий договір може полягати в безстроковій формі або як терміновий контракт. При внесенні запису в трудову книжку даний аспект значення не має.
Які існують види характеру роботи в трудовому договорі, дивіться тут.
У книжці не відображається умова про терміновість договору, як ні як не відбивається і обмеженість часу працевлаштування.
