Нерідко бухгалтер організації в своїй роботі стикається з документами, оформленими на іноземній мові. У разі, якщо дані документи представляють важливість для бухгалтерського обліку і можуть бути використані в якості первинних документів неминуче виникають питання, пов'язані з їх перекладом на російську мову: зокрема, хто саме уповноважений робити переклад документа, оформленого іноземною мовою; в якому обсязі здійснюється переказ документа тощо.
Відповідь на ці питання можна зустріти в офіційних роз'ясненнях фіскальних органів.
Ситуація, яку розглянув Мінфін РФ, полягає в наступному. Організація - товариство з обмеженою відповідальністю направляє працівника у відрядження за кордон. Після повернення з відрядження працівник звітує, прикладаючи до авансового звіту виправдувальні документи, складені іноземною мовою. Тому виникає питання, чи може фізична особа, яка володіє іноземною мовою, переводити подібні документи на російську мову для цілей обліку витрат на відрядження працівника з податку на прибуток, у разі якщо у нього відсутня диплом, який підтверджує знання цієї мови?
Згідно ст. 68 Конституції РФ державною мовою Російської Федерації на всій її території є російська мова.
Крім того, відповідно до п.1 ст. 252 НК РФ витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати (а у випадках, передбачених ст. 265 НК РФ збитки), здійснені (понесені) платником податків. Під обгрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена в грошовій формі. Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують вироблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу згідно із законодавством Укра вії з договором).
З урахуванням вищевикладеного документи, складені іноземною мовою, повинні бути перекладені на російську мову.
При цьому, порядковий переклад документа на російську мову, на думку Мінфіну РФ, може бути зроблений як професійним перекладачем, так і фахівцем самої організації (з огляду на контекст питання організації, при відсутності диплома професійного перекладача).
Таким чином, беручи до уваги правову позицію Мінфіну РФ, можна зробити позитивний висновок про те, що використання організацією в якості перекладача власних співробітників, які володіють іноземною мовою, істотно полегшує роботу її бухгалтерії і економить час і, головне, грошові кошти на професійного перекладача.
Як зазначає Мінфін РФ, в продовження позиції, висловленої в попередніх листах, реквізити оформленого іноземною мовою авіаквитка, необхідні для отримання вирахування з ПДВ, повинні бути через підрядник переведені на російську мову.
Згідно п. 7 ст. 171 НК РФ суми ПДВ, сплачені за видатками на відрядження (витратам по проїзду до місця службового відрядження і назад, включаючи витрати на користування в поїздах постільними речами, а також витрат на наймання житлового приміщення), підлягають відрахуванню. У разі якщо відповідно до гл.25 «Податок на прибуток організацій» НК РФ витрати приймаються для цілей оподаткування прибутку за нормативами, суми податку за такими видатками підлягають відрахуванню в розмірі, що відповідає зазначеним нормам.
Оскільки винятків для електронних авіаквитків або інших заміщають їх первинних документів, реквізити яких складені іноземною мовою, в законодавстві Російської Федерації не міститься, в разі виписки авіаквитків та інших перевізних документів на іноземній мові реквізити, необхідні для застосування вирахування з податку на додану вартість, повинні бути переведені на російську мову.
При цьому переклад іншої інформації, що не відноситься до застосування вирахування податку на додану вартість (наприклад: правил перевезення багажу, умов застосування тарифу), не потрібно.