Ознайомлення працівника з колективним договором, локальними нормативними актами роботодавця
При прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, колективним договором - така вимога передбачена законодавцем в ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Чому ознайомлення має бути вироблено до підписання трудового договору? Поставивши підпис під трудовим договором, працівник одночасно погоджується з усіма його умовами і приймає на себе обов'язок виконувати доручену йому трудову функцію. Відмовитися від виконання роботи працівник може тільки в передбачених законом випадках (наприклад, якщо робота безпосередньо загрожує його життю і здоров'ю, ст. 379 ТК РФ). У всіх інших випадках відмова працівника від виконання роботи може спричинити за собою застосування до такого працівника заходів дисциплінарної відповідальності. Отже, до того як буде поставлена його підпис під трудовим договором, працівник повинен упевнитися, що йому підходять всі умови виконання роботи і правила поведінки в організації. З якими ж документами повинен бути ознайомлений працівник?
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Правила внутрішнього трудового розпорядку - локальний нормативний акт, що регламентує (відповідно до ТК Україна і іншими федеральними законами) порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення , а також інші питання регулювання трудових відносин у даного роботодавця (ст. 189 ТК РФ). При наявності в організації колективного договору правила можуть бути додатком до нього. Затверджуються правила роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників. Порядок врахування думки представницького органу встановлено ст. 372 ТК РФ.
Наявність даного документа ТК Україна не передбачено, тому відсутність посадових інструкцій не може розглядатися як правопорушення * (93). При цьому відсутність регламентації прав, обов'язків і відповідальності працівника за конкретної трудової функції може призвести до конфліктів між працівником і роботодавцем. Більшість роботодавців все ж розробляють посадові інструкції, оформляючи їх як локальні нормативні акти або як додатки до трудових договорів. В останньому випадку, підписуючи трудовий договір, працівник одночасно підписує і посадову інструкцію як додаток до нього. У тому ж випадку, коли посадова інструкція є локальним нормативним актом, ознайомлення з нею має бути здійснене до підписання трудового договору.
Інші локальні нормативні акти.
Перелік локальних нормативних актів, передбачених ТК РФ, досить значний. Але далеко не з усіма локальними актами необхідно знайомити працівника при прийомі на роботу, а тільки з тими, які мають безпосереднє відношення до його трудової діяльності. Зокрема, працівник повинен бути ознайомлений з документами, що встановлюють порядок обробки його персональних даних (п. 8 ст. 86 ТК РФ), а також з локальним нормативним актом, що визначає порядок передачі персональних даних працівника в межах організації (ст. 88 ТК РФ) .
У тому випадку, коли в трудовому договорі присутні посилання на локальні нормативні акти, роботодавець також зобов'язаний ознайомити працівника з ними під розпис.
Наприклад, багато роботодавців регламентують порядок проходження працівником випробування при прийомі на роботу. Якщо працівник не буде ознайомлений з таким актом, незадовільний результат випробування як підставу для розірвання трудового договору може бути згодом оскаржена працівником в суд.
При наявності в організації положення про відповідний структурний підрозділ в якості самостійного локального нормативного акту працівника слід ознайомити і з ним, якщо воно безпосередньо пов'язане з його трудовою діяльністю.
Одночасно з укладанням трудового договору працівник, якому покладаються за умовами праці засоби індивідуального захисту, в обов'язковому порядку ознайомлюється під розпис з Міжгалузевими правилами забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту * (94), а також з відповідними його професії і посади типовими нормами видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту.
Якщо в локальних нормативних актах, що регулюють питання оплати праці працівників, присутні положення, що не перенесені в індивідуальні трудові договори, роботодавець зобов'язаний знайомити працівників з такими локальними нормативними актами при прийомі на роботу під розпис.
Ознайомлення працівників з локальними нормативними актами може документуватися різними способами. Допустимими є як фіксація ознайомлення під розпис у спеціальному журналі, ведення якого покладається на уповноважену особу, так і використання листів ознайомлення, які брошуруються разом з відповідним локальним нормативним актом. В обох випадках працівники ставлять свій підпис, вказують розшифрування підпису і дату ознайомлення.
Виникаючі при прийомі на роботу питання охорони праці розглядаються в гл. 15 цього посібника.
Підписання трудового договору
Після проходження всіх процедур, розглянутих вище, працівник і роботодавець підписують трудовий договір на узгоджених умовах. Трудовий договір укладається в письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, що підтверджується підписом працівника на примірнику трудового договору, що залишається у роботодавця.
Наказ про прийом на роботу
На підставі укладеного трудового договору роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу.
Так як всі розпорядчі дії роботодавця, пов'язані з трудовою діяльністю працівників, що оформляються наказами (розпорядженнями) з особового складу, з точки зору бухгалтерського обліку є господарськими операціями, до них застосовуються не тільки вимоги трудового законодавства та правила діловодства, а й вимоги законодавства про бухгалтерський облік .
Таким чином, всі операції, пов'язані з рухом кадрів, повинні оформлятися за уніфікованими формами, крім тих випадків, для яких ці форми ГоскомстатомУкаіни не розроблені.
Для оформлення прийому на роботу існують дві уніфіковані форми первинної облікової документації:
1) індивідуальна форма наказу (розпорядження) про прийом працівника на роботу N Т-1;
2) зведена форма наказу (розпорядження) про прийом працівників на роботу N Т-1а.
Заповнення уніфікованої форми наказу може проводитися від руки (розбірливо, бажано друкованими літерами) або ж друкованим способом, в тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки, при цьому існують певні правила оформлення реквізитів уніфікованої форми.
Найменування організації повинно відповідати відомостям, закріпленим в установчих документах. Вказується повне та скорочене найменування організації. Заповнення поля ОКПО є обов'язковим.
Дата складання наказу, як правило, збігається з датою його підписання керівником, в чию компетенцію входить прийом на роботу співробітників. Дата оформляється цифровим способом арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Дата проставляється керівником в момент підписання наказу.
Номер документа визначається відповідно до прийнятої в організації системи реєстрації документів з особового складу. Накази з особового складу нумеруються в межах календарного року, номер доповнюється літерним індексом (зазвичай "лс" або "до"). Реєстрація документа завжди здійснюється після його підписання, тому реєстраційний номер повинен проставлятися від руки або з використанням автоматичного нумератора.
Реквізит "Дата" складається з двох граф. Графа "с." Заповнюється відповідно до обов'язковою умовою трудового договору про дату початку роботи. У випадках коли укладається строковий трудовий договір, в графі "по." вказується термін його дії. При укладанні строкового трудового договору на час виконання обов'язків відсутнього працівника, за яким відповідно до законодавства зберігається місце роботи, виникає необхідність збільшення ширини графи "по.", Так як термін дії трудового договору визначається умовою, наприклад: "дата виходу із щорічної основної оплачуваної відпустки фахівця Сидорова С.С. ". У разі укладення трудового договору на невизначений термін в графі "по." ставиться прочерк.
Прізвище, ім'я, по батькові працівника записуються повністю в називному або родовому відмінку.
Табельний номер присвоюється працівнику при прийомі на роботу відповідно до системи табельного обліку, що діє в організації.
Найменування структурного підрозділу вноситься в уніфіковану форму в тому випадку, якщо воно було умовою трудового договору. В іншому випадку в графі ставиться прочерк. Найменування структурного підрозділу записується повністю із зазначенням внутрішнього поділу (департамент, відділ, група і т.д.) в називному або знахідному відмінку.
У графу "Умови прийому на роботу, характер роботи" вносяться такі умови, як "за сумісництвом", "в порядку переведення від іншого роботодавця", "з повною матеріальною відповідальністю" та ін. Передбачені трудовим договором. Відповідно до ч. 2 ст. 57 ТК Україна режим робочого часу стає обов'язковою умовою трудового договору тоді, коли для цього працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у роботодавця, так що внесення умови щодо білоруського режиму робочого часу до наказу про прийом на роботу підпорядковується тим же правилам.
Розмір тарифної ставки (окладу), надбавки проставляються відповідно до умов укладеного трудового договору і вказуються цифрами.
Тривалість випробування вказується в наказі про прийом на роботу тільки в тому випадку, якщо відповідна умова включено в трудовий договір. Відсутність умови про випробування в самому трудовому договорі (навіть в разі ознайомлення працівника з наказом, що містить умову про випробування) означає, що працівник прийнятий без випробування.
Підставою видання наказу про прийом на роботу є укладений сторонами трудовий договір, реквізити якого вносяться в графу "Підстава".
До підписання наказу керівником може бути передбачено візування проекту наказу керівниками різних служб - кадрової, бухгалтерією, юридичним відділом і ін. В зв'язку з тим що уніфікована форми наказу про прийом на роботу не передбачає відповідного реквізиту, віза проставляється в нижній частині зворотного боку наказу (допускається візування на лицьовому боці документа). Віза посадової особи повинна включати в себе посаду візує документ, особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату.
Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Згідно ч. 2 ст. 68 ТК Україна наказ про прийом на роботу оголошується працівникові під розпис в триденний строк з дня фактичного початку роботи. Підтвердженням виконання цієї вимоги є дата, власноруч проставляється працівником в момент ознайомлення з наказом.
Всі перераховані вимоги дотримуються і при заповненні зведеної форми наказу про прийом працівників на роботу за формою N Т-1а. У зв'язку з тим, що в формі N Т-1а не передбачено місце для відображень умов прийому на роботу і характеру роботи, а також ускладнено збільшення ширини граф для внесення необхідної тексту, можливо навіть у випадках одночасного прийому на роботу декількох працівників оформлення окремих індивідуальних наказів за формою N Т-1.
На вимогу працівника роботодавець видає йому належним чином завірену копію наказу. Відповідно до ст. 62 ТК Україна вимога працівника має бути виражено в письмовій формі, копія наказу повинна бути йому видана не пізніше трьох робочих днів з дня подачі заяви. Копії документів, пов'язаних з роботою, надаються працівникові безоплатно.
На підставі виданого наказу про прийом на роботу роботодавець робить запис до трудової книжки працівника. Останнім етапом оформлення прийому на роботу є оформлення особової картки за уніфікованою формою Т-2. Порядок оформлення трудової книжки і особової картки працівника розглядається в гл. 13 і 14 цього посібника.
Зразок наказу про прийом на роботу
Уніфікована форма N Т-1
Затверджено постановою ГоскомстатаУкаіни
Форма по ОКУД│ 0301001 │