· Елементи, етапи та способи комунікацій
· Види організаційних комунікацій
Взаємодії між людьми в організації, між структурними підрозділ ?? еніямі, взаємозв'язку з зовнішнім середовищем реалізуються за допомогою комунікацій. Організації без комунікацій не можуть існувати. Ефективні комунікації є необхідною умовою досягнення цілий ?? їй організації. З цієї причини організаційні комунікації є найважливішою складовою діяльності менеджерів, так як рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей. Комунікації забезпечують реалізацію базових функцій управління: планування, організації, керівництва та контролю. У комунікаційному процесі менеджери отримують необхідну інформацію для прийняття ефективних організаційних рішень. Не випадково більшу частину свого часу керівники витрачають на комунікації і на формування системи комунікацій в організації. Г. Мінцберг визначив, що менеджер від 50 до 90% свого часу витрачає саме на комунікації.
Теорія організації розглядає комунікації між організацією і зовнішнім середовищем, між підрозділ ?? еніямі організації, між працівниками підрозділ ?? ень за рівнями виробництва і управління.
Комунікації - ϶ᴛᴏ обмін інформацією між людьми. Для того, щоб комунікація відбулася, вкрай важливо. як мінімум, наявність двох людей. Без обміну інформацією люди в організаціях не можуть разом працювати, формулювати завдання і вирішувати їх. Поняття''коммунікація'' характеризує відносини між людьми, точніше їх зв'язку в процесі спільної діяльності. Комунікація та інформація різні, але пов'язані між собою поняття. Комунікація включає в себе і те, що передається (інформацію), і то, як це''что'' передається. Інформація є лише засобом встановлення комунікацій. При цьому інформація в той же час є необхідною умовою комунікацій.
Організаційні комунікації - ϶ᴛᴏ процес, за допомогою якого керівники створюють і розвивають систему надання та передачі інформації (необхідних відомостей) великій кількості людей всередині організації та за її межами. Організаційні комунікації служать інструментом забезпечення координації діяльності по вс ?? їй вертикалі і горизонталі, дозволяють отримати нд ?? їм учасникам організаційних процесів необхідну для здійснення їх діяльності інформацію.
Комунікації, як правило, розглядаються як процес, що складається з определ ?? енних елементів, етапів або стадій.
Основними елементами комунікаційного процесу є:
· Відправник - особа, що генерує ідею, або збирає інформацію і передає її;
· Повідомлення - інформація, закодована у вигляді символів;
· Канал - засіб передачі інформації;
· Одержувач (реципієнт) - той, кому призначена інформація.
Мета комунікаційного процесу - забезпечити розуміння інформації (повідомлення), якою обмінюються відправник і одержувач.
Комунікаційний процес включає в себе наступні етапи:
1. Формулювання ідеї або вибір інформації для передачі. Відправник повинен добре оцінити значимість ідеї (інформації) і продумати суть її викладу.
2. Кодування і вибір каналу передачі інформації. Щоб передати ідею або інформацію, відправник кодує її за допомогою вербальних і невербальних символів і вибирає канал передачі, який відповідає типу символів. Вибір засобу повідомлення не повинен бути обмежений єдиним каналом, вкрай важливо використовувати поєднання різних каналів.
3. Передача інформації - фізична передача конкретної інформації.
4. Декодування (розшифровка) - на цьому етапі здійснюється переклад думок відправника в думці одержувача. При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються місцями.
Іноді в процесі комунікацій можуть виникати''шуми'', джерелами яких бувають мову, відмінності в сприйнятті інформації, відмінності в статусі і ін.
Комунікації можуть здійснюватися у вигляді монологу, діалогу, зворотного зв'язку як реакції на отриману інформацію.
Виділяють наступні способи комунікацій:
· Розмовний (усний, вербальний);
· Невербальний (тон мови, пауза, акцент уваги, рухи тіла).
На підставі узагальненої інформації був зроблений висновок про те, що вс ?? його лише 7% повідомлень сприймається через слова, 38% - через голос (інтонації, модуляції), 55% - через вираз обличчя (міміка, пози, жести).
В організації складається структура комунікацій, (комунікаційна мережа), яка, як правило, відповідає структурі організації (виробничій структурі і структурі управління). Зв'язок між елементами комунікаційної структури здійснюється через комунікаційні канали (канали зв'язку), по яких рухаються комунікативні потоки (потоки інформації). Виділяють три типи організаційних структур: відкриті, замкнуті і комбіновані.
Система організаційних комунікацій включає в себе багато їх різновидів. Співвідношення різних комунікацій істотно впливають на успішне вирішення організаційних проблем.
Розглянемо види комунікацій.
Щодо конкретної організації (компанії) можна говорити про зовнішню і внутрішню комунікації.
Зовнішня комунікація - ϶ᴛᴏ комунікація зі світом, що знаходяться за межами організації, це комунікації між організацією і зовнішнім середовищем. Завдання зовнішніх комунікацій - задовольнити інформаційні потреби організації про зовнішнє оточення, налагодити зв'язки з державними органами, громадськістю, постачальниками, споживачами. За допомогою зовнішніх комунікацій формується і підтримується імідж компанії.
Внутрішні або внутрішньоорганізаційні комунікації (між підрозділ ?? еніямі, всередині підрозділ ?? ень за рівнями виробництва і управління, (формальні комунікації) міжособистісні комунікації, неформальні комунікації. Внутрішні комунікації являють себячасть виробничо-господарської, управлінської діяльності, через них здійснюється зв'язок між підрозділ ?? еніямі, їх взаємодія. Комунікації всередині організації включають в себе інформацію, інструктування, навчання, діалогові способи впливу руководител ?? їй на подчин ?? енних. Найважливіша мета внутрішньої комунікації в організації - створення серед співробітників підтримки цілий ?? їй і політики, що проводиться керівництвом організації. За допомогою комунікації працівники отримують необхідні знання та мотивацію, стають кращими захисниками і популяризаторами планів компанії. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, добре сформовані внутрішні комунікації - ϶ᴛᴏ важливий організаційний інструмент і вкрай важливо е умова для ефективного впровадження і розвитку корпоративної політики.
Комунікативний потік може переміщатися в горизонтальному і вертикальному напрямках. Внутрішньоорганізаційні комунікації включають в себе: спадний і висхідний рівні вертикальних комунікацій, комунікації по горизонталі, комунікації між руководител ?? їм і підпорядкований ?? еннимі, комунікації між формальними і неформальними групами. Внутрішньоорганізаційні комунікаційні процеси покликані задовольнити потреби різних рівнів прийняття рішень.
Комунікація в малій групі дає шанс учасникам комунікаційного процесу (і керівнику, і підпорядкований ?? енному) оперативно брати участь у вирішенні стратегічних і поточних завдань організації: кожен бере участь в обговоренні, кожен має бути почутий. Хороші результати дає ефект зворотного зв'язку. Взаємодія ускладнюється з ростом числа членів групи.
Міжособистісна комунікація - комунікація з іншою людиною - найбільш поширений тип внутрішніх комунікацій.
Неформальні комунікації між неформальними групами можуть охоплювати набір зв'язків - від побутових до виробничих. Основою цього типу комунікацій є інформація, що циркулює по каналах неформального спілкування, які можна назвати каналами поширення чуток. По каналах чуток інформація поширюється набагато швидше, ніж по каналам формального повідомлення. Іноді керівники спеціально запускають''слухі'', щоб перевірити реакцію колективу на можливі майбутні рішення (наприклад, щодо кадрових змін або зміни порядку виплати преміальних).
Громадські або масові комунікації - процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів або засобів масової комунікації чисельно великим групам людей: преса, радіо, кіно, тел ?? евіденіе, інтернет. Джерело інформації передає послання розосередженим аудиторіям. Обмежена можливість зворотного зв'язку.
Формування системи організаційних комунікацій процес складний, так як при обміні інформацією можуть виникати безліч перешкод, які називають бар'єрами. Комунікаційні бар'єри обумовлені:
· Семантичними бар'єрами (слова можуть мати різне значення для різних людей);
· Поганий зворотним зв'язком;
· Недосконалістю організаційної структури.
До комунікаційним бар'єрам відносять:
- невдале подання інформації;
- нездатність одержувача сприймати інформацію;
- невідповідність уявлень, обумовлене рівнем знань, опита͵ інформацією, яка була отримана раніше;
- несумісність точок зору;
- дезінформація, спотворення (свідомо чи несвідомо), що представляється;
- недолік каналів зв'язку або їх перевантаження (коли керівник нд ?? е потоки інформації замикає на себе, перевантаження ускладнюють процес обробки інформації);
Цілком очевидно, що кожен керівник зацікавлений в покращенні комунікацій, в зв'язку з цим менеджерам вкрай важливо робити определ ?? енние заходи, щоб долати подібні перепони.
На ефективність організаційних комунікацій впливають різні фактори: і особистісні, і організаційні, і управлінські.
Для забезпечення ефективної реалізації комунікації, особливо в управлінській діяльності, необхідною умовою є активне слухання. Активне слухання - ϶ᴛᴏ метод і спосіб взаємин, який служить основою для ефективного збору інформації.
У ролі напрямків вдосконалення комунікацій в організаціях можна назвати:
- вивчення і регулювання інформаційних потоків;
- розробку систем збору пропозицій з метою забезпечення більш легкого надходження і проходження інформації від низових рівнів наверх і з метою зниження фільтрації;
- вдосконалення управлінських дій (проведення зборів, нарад);
- вдосконалення систем зворотного зв'язку;
- використання сучасних інформаційних технологій (мережі, електронної пошти, інтернету);
- випуск інформаційних бюлетенів.
Читайте також
Хоча комунікації в організаціях часто носять характер міжособистісних, проте далеко не завжди проблеми їх організації вичерпуються міжособистісними бар'єрами. Найчастіше на шляху ефективних комунікацій і, відповідно, успішної роботи організації встають специфічні. [Читати далі].
Фактори що впливають на ефективність горизонтальних зв'язків. Цільові групи. Формування горизонтальних зв'язків. Основні форми горизонтальних зв'язків використовуваних в організаціях: використання прямих контактів між керівниками. [Читати далі].
Організаційні комунікації включають обмін інформацією всередині організації між її підрозділами. Учасники таких комунікацій утворюють комунікаційну мережу - з'єднання підрозділів організації за допомогою комунікаційних потоків. Головна задача. [Читати далі].
Розуміння процесу міжособистісного обміну інформацією і методів вдосконалення вашого вміння спілкуватися має істотному зростанню ефективності вашої управлінської діяльності. Проте на додаток до міжособистісних контактів керуючий повинен мати. [Читати далі].
Процеси комунікації, в яких беруть участь працівники апарату управління, є життєво важливими сполучними ланками між керівником і його підлеглими, між керівниками одного рівня, між організацією і зовнішнім середовищем. У повсякденній роботі. [Читати далі].
Основні етапи комунікації і характерні проблеми 1. Зародження ідеї - головне правильно вибрати необхідну для передачі ідею і інформацію, яку одержувач здатний сприйняти, використовувати і реакція на яку відповідає цілям відправника. 2. Кодування. [Читати далі].
Завдання. Мотивація клієнтоорієнтованого поведінки співробітників. Механізм формування поведінки Сформулюйте рекомендації для керівника, якому необхідно мотивувати своїх співробітників до поведінки, орієнтованого на. [Читати далі].
Тема 7. Комунікативна поведінка в організації Процес комунікації - процес обміну інформацією між двома і більше людьми. Організаційні комунікації можна розділити на зовнішні і внутрішні Внешніе- це комунікації між організацією і зовнішнім середовищем. [Читати далі].
Комунікація в організаційному контексті включає в себе взаємодії між окремими людьми і їх групами шляхом обміну інформацією. Комунікації - це найважливіше сполучна ланка між керівником і його підлеглими, між керівниками одного рівня, між. [Читати далі].