- Елементи, етапи та способи комунікацій.
- Види організаційних комунікацій.
Взаємодії між людьми в організації, між структурними підрозділами, взаємозв'язку з зовнішнім середовищем здійснюються за допомогою комунікацій. Організації без комунікацій не можуть існувати. Ефективні комунікації є необхідною умовою досягнення цілей організації. Тому організаційні комунікації є найважливішою складовою діяльності менеджерів, так як рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей. Комунікації забезпечують реалізацію основних функцій управління: планування, організації, керівництва та контролю.
У комунікаційному процесі менеджери отримують необхідну інформацію для прийняття ефективних організаційних рішень. Не випадково більшу частину свого часу керівники витрачають на комунікації і на формування системи комунікацій в організації. Г. Мінцберг визначив, що менеджер від 50 до 90% свого часу витрачає саме на комунікації.
Теорія організації розглядає комунікації між організацією і зовнішнім середовищем, між підрозділами організації, між працівниками підрозділів за рівнями виробництва і управління.
Комунікації - це обмін інформацією між людьми. Для того, щоб комунікація відбулася, необхідно, як мінімум, наявність двох людей. Без обміну інформацією люди в організаціях не можуть разом працювати, формулювати завдання і вирішувати їх. Поняття «комунікація» характеризує відносини між людьми, точніше їх зв'язку в процесі спільної діяльності. Комунікація та інформація різні, але пов'язані між собою поняття. Комунікація включає в себе і те, що передається (інформацію), і то, як це «що» передається. Інформація є лише засобом встановлення комунікацій. Однак інформація в той же час є необхідною умовою комунікацій.
Організаційні комунікації - це процес, за допомогою якого керівники створюють і розвивають систему надання та передачі інформації (необхідних відомостей) великій кількості людей всередині організації та за її межами. Організаційні комунікації служать інструментом забезпечення координації діяльності по всій вертикалі і горизонталі, дозволяють отримати всім учасникам організаційних процесів необхідну для здійснення їх діяльності інформацію.
Комунікації, як правило, розглядаються як процес, що складається з певних елементів, етапів або стадій.
Основними елементами комунікаційного процесу є:
- відправник - особа, що генерує ідею, або збирає інформацію і передає її;
- повідомлення - інформація, закодована у вигляді символів;
- канал - засіб передачі інформації;
- одержувач (реципієнт) - той, кому призначена інформація.
Мета комунікаційного процесу - забезпечити розуміння інформації (повідомлення), якою обмінюються відправник і одержувач.
Комунікаційний процес включає в себе наступні етапи:
1. Формулювання ідеї або вибір інформації для передачі. Відправник повинен добре оцінити значимість ідеї (інформації) і продумати суть її викладу.
2. Кодування і вибір каналу передачі інформації. Щоб передати ідею або інформацію, відправник кодує її за допомогою вербальних і невербальних символів і вибирає канал передачі, який відповідає типу символів. Вибір засобу повідомлення не повинен бути обмежений єдиним каналом, необхідно використовувати поєднання різних каналів.
3. Передача інформації - фізична передача конкретної інформації.
4. Декодування (розшифровка) - на цьому етапі здійснюється переклад думок відправника в думці одержувача. При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються місцями.
Іноді в процесі комунікацій можуть виникати «шуми», джерелами яких можуть бути мова, відмінності в сприйнятті інформації, відмінності в статусі і ін.
Комунікації можуть здійснюватися у вигляді монологу, діалогу, зворотного зв'язку як реакції на отриману інформацію.
Виділяють наступні способи комунікацій:
- розмовний (усний, вербальний);
- невербальний (тон мови, пауза, акцент уваги, рухи тіла).
На підставі узагальненої інформації був зроблений висновок про те, що всього лише 7% повідомлень сприймається через слова, 38% - через голос (інтонації, модуляції), 55% - через вираз обличчя (міміка, пози, жести).
В організації складається структура комунікацій, (комунікаційна мережа), яка, як правило, відповідає структурі організації (виробничій структурі і структурі управління). Зв'язок між елементами комунікаційної структури здійснюється через комунікаційні канали (канали зв'язку), по яких рухаються комунікативні потоки (потоки інформації). Виділяють три типи організаційних структур: відкриті, замкнуті і комбіновані.
Система організаційних комунікацій включає в себе багато їх різновидів. Співвідношення різних комунікацій істотно впливають на успішне вирішення організаційних проблем.
Розглянемо види комунікацій.
Щодо конкретної організації (компанії) можна говорити про зовнішню і внутрішню комунікації.
Зовнішня комунікація - це комунікація зі світом, що знаходяться за межами організації, це комунікації між організацією і зовнішнім середовищем. Завдання зовнішніх комунікацій - задовольнити інформаційні потреби організації про зовнішнє оточення, налагодити зв'язки з державними органами, громадськістю, постачальниками, споживачами. За допомогою зовнішніх комунікацій формується і підтримується імідж компанії.
Внутрішні або внутрішньоорганізаційні комунікації (між підрозділами, всередині підрозділів за рівнями виробництва і управління, (формальні комунікації) міжособистісні комунікації, неформальні комунікації. Внутрішні комунікації являють собою частину виробничо-господарської, управлінської діяльності, через них здійснюється зв'язок між підрозділами, їх взаємодія. Комунікації всередині організації включають в себе інформацію, інструктування, навчання, діалогові способи впливу керівників на підлеглих.
Найважливіша мета внутрішньої комунікації в організації - створення серед співробітників підтримки цілей і політики, що проводиться керівництвом організації. За допомогою комунікації працівники отримують необхідні знання та мотивацію, стають кращими захисниками і популяризаторами планів компанії. Таким чином, добре сформовані внутрішні комунікації - це важливий організаційний інструмент і необхідна умова для ефективного впровадження і розвитку корпоративної політики.
Комунікативний потік може переміщатися в горизонтальному і вертикальному напрямках. Внутрішньоорганізаційні комунікації включають в себе: спадний і висхідний рівні вертикальних комунікацій, комунікації по горизонталі, комунікації між керівником і підлеглими, комунікації між формальними і неформальними групами. Внутрішньоорганізаційні комунікаційні процеси покликані задовольнити потреби різних рівнів прийняття рішень.
Комунікація в малій групі дає шанс учасникам комунікаційного процесу (і керівнику, і підлеглому) оперативно брати участь у вирішенні стратегічних і поточних завдань організації: кожен бере участь в обговоренні, кожен може бути почутий. Хороші результати дає ефект зворотного зв'язку. Взаємодія ускладнюється з ростом числа членів групи.
Міжособистісна комунікація - комунікація з іншою людиною - найбільш поширений тип внутрішніх комунікацій.
Неформальні комунікації між неформальними групами можуть охоплювати набір зв'язків - від побутових до виробничих. Основою цього типу комунікацій є інформація, що циркулює по каналах неформального спілкування, які можна назвати каналами поширення чуток. По каналах чуток інформація поширюється набагато швидше, ніж по каналам формального повідомлення. Іноді керівники спеціально запускають «чутки», щоб перевірити реакцію колективу на можливі майбутні рішення (наприклад, щодо кадрових змін або зміни порядку виплати преміальних).
Громадські або масові комунікації - процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів або засобів масової комунікації чисельно великим групам людей: преса, радіо, кіно, телебачення, інтернет. Джерело інформації передає послання розосередженим аудиторіям. Обмежена можливість зворотного зв'язку.
Формування системи організаційних комунікацій процес складний, так як при обміні інформацією можуть виникати безліч перешкод, які називають бар'єрами.
Комунікаційні бар'єри обумовлені:
- семантичними бар'єрами (слова можуть мати різне значення для різних людей);
- поганий зворотним зв'язком;
- недосконалістю організаційної структури.
До комунікаційним бар'єрам відносять:
- невдале подання інформації;
- нездатність одержувача сприймати інформацію;
- невідповідність уявлень, обумовлене рівнем знань, досвіду, інформацією, яка була отримана раніше;
- несумісність точок зору;
- дезінформація, спотворення (свідомо чи несвідомо), що представляється;
- недолік каналів зв'язку або їх перевантаження (коли керівник все потоки інформації замикає на себе, перевантаження ускладнюють процес обробки інформації);
Цілком очевидно, що кожен керівник зацікавлений в покращенні комунікацій, тому менеджерам необхідно вживати певних заходів, щоб долати подібні перепони.
На ефективність організаційних комунікацій впливають різні фактори: і особистісні, і організаційні, і управлінські.
Для забезпечення ефективної реалізації комунікації, особливо в управлінській діяльності, необхідною умовою є активне слухання. Активне слухання - це метод і спосіб взаємин, який служить основою для ефективного збору інформації.
У ролі напрямків вдосконалення комунікацій в організаціях можна назвати:
- вивчення і регулювання інформаційних потоків;
- розробку систем збору пропозицій з метою забезпечення більш легкого надходження і проходження інформації від низових рівнів наверх і з метою зниження фільтрації;
- вдосконалення управлінських дій (проведення зборів, нарад);
- вдосконалення систем зворотного зв'язку;
- використання сучасних інформаційних технологій (мережі, електронної пошти, інтернету);
- випуск інформаційних бюлетенів.