Процеси комунікації, в яких беруть участь працівники апарату управління, є життєво важливими сполучними ланками між керівником і його підлеглими, між керівниками одного рівня, між організацією і зовнішнім середовищем. В цілому передачу інформації від однієї людини до іншої прийнято називати комунікацією. Обмін інформацією між керівником, органом управління та виконавцями - все це комунікація.
Інформація - це основна умова конкурентної спроможності організації. Керівника цікавить інформація про фізичних та юридичних осіб, передової технології, економічної і фінансової ситуації і т.д. Оперативна, надійна, достовірна та своєчасна інформація є основою управлінського процесу, і від того наскільки вона досконала, багато в чому залежить якість управління підприємством.
Інформація може прийматися керівником до відома, служити основою майбутніх рішень, розширювати знання і кругозір. Без інформації неможлива спільна робота в умовах поділу праці, брак потрібної, як і надлишок непотрібної інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність.
У повсякденній роботі керівник повинен використовувати інформацію від різних доступних джерел - вищих керівників, підлеглих, керівників того ж рівня, замовників, постачальників і т.д. Процеси комунікацій дозволяють керівникам ефективно виконувати свою роботу і приймати рішення про вибір оптимальної стратегії для досягнення поставлених цілей.
1. Поняття і значення організаційних комунікацій
Перш ніж дати визначення поняття процесу комунікацій потрібно дати поняття інформації. Під інформацією розуміється сукупність відомостей і сигналів про процеси та явища, що відбуваються в зовнішньому оточенні і самому організмі людини, все поведінка людини зумовлена певною отриманої, засвоєної і обробленої їм інформацією. Управлінська ж інформація - це сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині і зовні організації.
Комунікації в організаційному контексті включають взаємодію між людьми. Це процес обміну інформацією та передачі відомостей між окремими людьми або їх групами. Організаційна комунікація - це процес, за допомогою якого керівники розвивають систему надання інформації великій кількості людей всередині організації та окремим індивідуумам і інститутів за її межами. Вона служить необхідним інструментом в координації діяльності підрозділів організації, дозволяє отримувати необхідну інформацію на всіх рівнях управління.
Організаційні комунікації важливі для керівників з наступних причин:
1) керівники витрачають велику частину часу на комунікації. Згідно з даними багатьох експертів, на це йде 75-95% часу керівників. Тому вони повинні бути зацікавлені в поліпшенні даного виду діяльності;
2) комунікації необхідні для ефективності управління;
4) добре налагоджені комунікації сприяють забезпеченню організаційної ефективності. Якщо організація ефективна в області комунікації, вона ефективна і у всіх інших видах діяльності.
2. Функції організаційних комунікацій
Прийнято розрізняти чотири основні функції комунікативності в групі або організації в цілому:
Контроль - за допомогою комунікативності здійснюється контроль поведінки членів групи. В організаціях існують ієрархія і формальна підпорядкованість, якій працівники повинні дотримуватися. Коли працівника, наприклад, просять привести свої дії у відповідність зі стратегією компанії, комунікативність виконує контролюючі функції;
Мотивація - організаційна комунікація підсилює мотивацію, доводячи до працівників інформацію про те, що повинно бути зроблено, як поліпшити роботу і т.д .;
І, нарешті, власне функція передачі інформації - ця функція пов'язана з роллю комунікативності в процесі прийняття рішень. Вона дозволяє надавати дані, які необхідні індивідуумам і групам для прийняття рішень, за допомогою передачі інформації для ідентифікації та оцінки альтернативних рішень. В даний час, на думку деяких дослідників перед керівниками стоять серйозні проблеми формування інформаційного простору, пов'язані, зокрема, зі збільшенням кількості інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Передача інформації або комунікативний потік йде за трьома напрямками:
· Зверху вниз (постановка завдань, інструктування);
· Від низу до верху (повідомлення про результати перевірки, донесення про виконання завдань, про особисту думку співробітників і т.д.);
· По горизонталі (обмін думками, координація дій).
У комунікаційному процесі виділяються чотири основних елементи:
Відправник або джерело - особа, яка передає інформацію. Джерела інформації можуть бути внутрішні та зовнішні. До внутрішніх відносяться: бухгалтерська і статистична звітність, рахунки клієнтів, поточні спостереження, спеціальні дослідження. Зовнішні джерела більш численні і різноманітні. Перш за все, тут потрібно виділити співробітників зі своїми ідеями, намірами, інформацією і метою комунікації; партнерів; засоби масової інформації та ін.
Варто окремо зупинитися на усній інформації. Психологи вказують, що людина сприймає не всю інформацію, що надходить до нього інформацію. Це залежить від безлічі причин суб'єктивного характеру: особистості передавального інформацію і особистості її сприймає; від фізичних можливостей органів почуттів обох; складу і рис їхніх характерів і ряду інших причин.
Слухаючи людини, слід уважно спостерігати за його поведінкою - жестами, мімікою, позою, поглядом, його одягом і взуттям, манерами і іншими формами зовнішнього вираження індивідуальності;
повідомлення, тобто власне інформація;
одержувач - особа (виконавець, керівник), якому призначена інформація.
У комунікаційному процесі відправник і одержувач інформації постійно міняються місцями.
Крім того, організаційні комунікації включають в себе:
кодування - це переклад ідей джерела в систематичний набір символів на мову, що виражає цілі джерела;
передачу сигналу - мета джерела комунікації виражена у вигляді сигналу, форма якого залежить значною мірою від використовуваного каналу;
розшифровку-прийом - щоб процес комунікації був завершений необхідно, щоб сигнал був розшифрований;
зворотний зв'язок - джерело комунікації сподівається, що його сигнал буде мати високий ступінь точності. Оскільки точність сигналу рідко досконала, бажано забезпечення зворотного зв'язку в комунікаційному процесі.
3. Основні проблеми організаційних комунікацій
Фахівці з комунікацій вважають, що, по-перше. найбільш важливим фактором, що порушує «спільність» в комунікаціях між джерелом і одержувачем, є зміни, які відбуваються в її кодуванні і розшифровці. Найбільш ефективні комунікації встановлюються в тому випадку, коли процеси кодування і розшифровки є однаковими. Коли вони стають різнорідними, комунікації руйнуються. Норберт Вінер назвав цю проблему ентропією. тобто тенденцією процесів людського спілкування до розпорошення.
Така тенденція виникає в тому випадку, коли працівники організації мають різний досвід, використовувану лексику, знання, інтереси і т.п. В результаті цього виникають бар'єри для ефективних комунікацій, що виражається в неточному відповідно кодування і розшифровки.
Можливі перешкоди на шляху комунікацій можна представити таким чином:
Одержувач чує те, що хоче почути
Відправник і одержувач мають різні
Мал. 1. Перешкоди на шляху комунікацій
Відомі численні керівництва та правила, спрямовані на забезпечення ефективного сприйняття управлінської інформації в процесі комунікацій. Основний упор в них робиться на те, щоб зняти всякі перешкоди і бар'єри, які стосуються поведінці осіб, які отримують ділову інформацію.
Дуже часто, наслідком «неправильних» комунікацій або відсутності організаційних комунікацій є зниження ефективності роботи цілого підприємства. Наприклад, люди працюють над будь-яким проектом, але не знають, що інший підрозділ в компанії працює над таким же або подібним йому питанням, чи схожий проект виконувався пару років назад, і завдання вже отримала рішення.
«Якби компанія« Хьюлетт-Паккард »знала все, що знає компанія« Хьюлетт-Паккард », вона була б в три рази прибутковіше», - зауважив Лью Плат, президент корпорації «Хьюлетт-Паккард». Ці слова актуальні для будь-якої компанії, організації або фірми. Технології управління знаннями, інформацією можуть і повинні використовуватися для збільшення ефективності діяльності організації, усуваючи подвійну роботу. Ефективність - це можливість просто і швидко використовувати свій попередній досвід і досвід інших людей.
Можна сформулювати ряд питань, відповіді на які характеризують ефективність використання організаційних комунікацій:
1) наскільки легко співробітники знаходять інформацію, необхідну для повсякденної роботи?
2) чи займаються групи або окремі співробітники одними ж і тими проблемами повторно?
3) заохочується чи в організації спільна робота, обмін інформацією, пошук нових можливостей для обміну інформацією?
По-друге, комунікаційний процес багато в чому залежить від наявності чітко функціонуючої зворотного зв'язку. якістю якої визначається, як повідомлення було почуто і зрозуміле. Відправник інформації чекає, щоб одержувач інформації якимось чином підтвердив факт отримання повідомлення, ступінь розуміння або нерозуміння його сенсу, іншими словами, встановив зворотний зв'язок. В ідеалі це повинно відбуватися без зволікання (по можливості обумовлюватися заздалегідь), перетворюватись в форму, відповідну ситуації, враховувати можливості сприйняття.
Сигналами зворотного зв'язку при усній передачі інформації бувають уточнення, узагальнення, вираження почуття. Оскільки вони можуть бути досить слабкими, за реакцією іноді потрібно спеціально спостерігати.
Для керівника обмін інформацією можна вважати ефективним, якщо одержувач зрозумів ідею і зробив дії, яких керівник чекав від нього.
Потрібно відзначити, що інформаційний обмін полегшують:
- стислість, ясність, недвозначність відомостей;
- координація процесів обробки інформації та ін.
Відсутність зворотного зв'язку призводить до того, що керівник не в змозі оцінити, наскільки ефективно він здійснює комунікацію і як йому підвищити точність сигналів в майбутніх комунікаціях.
Керівник може використовувати як пряму зворотний зв'язок, так і непрямі методи зворотного зв'язку. Наприклад, зниження ефективності виробництва, збільшення кількості прогулів і плинності кадрів або погана координація між підрозділами можуть вказувати на погіршення комунікацій.
По-третє, як відомо існують різні види мереж комунікацій, наприклад: мережа у вигляді кола, яка є активною, неорганізованої, нестійкою; мережу у вигляді колеса - вона неактивна, добре і стійко організована.
Поряд з ними, практично у всіх організаціях існують і неформальні мережі комунікацій. іноді званих «фольклором компанії». На думку багатьох вчених, було б досить розумно використовувати рішення, накопичені в цій мережі, для колективної роботи, гнучко і систематично поширюючи фольклорний досвід між співробітниками.
І, хоча неформальні комунікації і сприяють більш ефективному функціонуванню формальної передачі команд і є вельми оперативної формою поширення інформації, але в той же час вони досить часто спотворюють інформацію і мимоволі стають перешкодою для успішного комунікативного процесу. Крім того, в неформальних мережах комунікації немає чіткої структури розподілу відповідальності і звітності.
Організаційні комунікації - це процес передачі інформації від однієї особи до іншої. Швидке отримання всіх видів інформації є однією з передумов прискорення розвитку виробництва. Відомий вислів «хто володіє інформацією, той володіє світом» набуває все більш глибокий сенс. Особливостями інформації як ресурсу є її невичерпність, збереженість, можливість паралельного використання, легкість передачі.
Цінність інформації підвищується, коли вона є достовірною, надана в потрібний момент і в повному обсязі. І цьому чимало сприяє вдосконалення каналів обміну інформацією. Застосування різних інформаційних технологій дозволяє систематично накопичувати знання і структурувати їх так, щоб люди отримували потрібні дані в потрібний момент і не відволікалися на несвоєчасну інформацію або застарілі дані.
Реферати суперські! Зроби паузу, студент, ось розважся: Був студентом, ходив до університету тільки заради столовки. Тепер я там викладаю. Мотивація не змінилася. До речі, анекдот узятий з chatanekdotov.ru