Безпосереднім приводом для завезення товарів у роздрібне торговельне підприємство є замовлення на завезення товарів (яке працівники торгівлі ще називають "заявці").
Під час складання замовлення для більш обгрунтованого визначення кількості товарів, які потрібно замовити, завідувач магазином, або товарознавець може радитися з продавцями, які володіють отриманої в процесі спілкування з відвідувачами магазину інформацією про кон'юнктуру торгівлі окремими товарами. Якщо замовлення складається на товари складного асортименту, то кількість виробів у внутрішньо груповому асортименті (за видами, розмірами, фасонами та ін.) Рекомендується визначати з урахуванням їх питомої ваги в продажу товарів даної групи. Можливий варіант форми замовлення на завезення товарів наведено на рис. 9.10.
Під час складання замовлення товари в ньому доцільно записувати в певному порядку, зокрема, рекомендується спочатку записувати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину (затвердженим асортиментним мінімумом), але в складанні заявки їх немає в продажу; потім - товари, запаси яких в магазині потрібно поповнити, а після цього - товари, на які прийняті замовлення від покупців або введення яких в асортимент дозволить наростити роздрібний товарообіг. При цьому товари-новинки, які раніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти в невеликих кількостях.
Певну користь для організації процесів товаропостачання може дати вказівки в замовленні інформації про запаси товарів на дату складання заявки і встановлений норматив товарних запасів, про фактичні обсяги середньоденної реалізації товарів в магазині, про наявність в ньому залишків зайво завезених і неходових товарів із зазначенням їх кількості.
Мал. 9.10. Форма заявки на завезення товарів у магазин
Сформоване в письмовій формі замовлення підписує директор або завідувач магазину, після чого його завіряються печаткою підприємства і передають постачальнику для виконання. Для полегшення контролю виконання поданих замовлень їх доцільно реєструвати в спеціальному журналі із зазначенням дати подання.
Порядок оформлення і подачі замовлень регламентується укладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі та постачальником. У практиці вітчизняної торгівлі, як правило, замовлення на поставку продовольчих товарів подаються за 1 день до їх ввезення, на непродовольчі товари - за 2-3 дні. Разом з тим при децентралізованому методі товаропостачання замовлення подається безпосередньо в день відвідин підприємства-постачальника під час особистого відбору товарів.
Особистий відбір товарів застосовується переважно щодо товарів складного асортименту (тканини, швейні вироби, взуття, галантерейні товари та ін.), Коли вибір фасонів, рисунка, колірного оформлення вимагає особистої участі працівника підприємства.
Під час особистого відбору представник покупця має можливість безпосередньо на складах, в асортиментному кабінеті, в демонстраційному залі або в залі (кімнаті) товарних зразків ознайомитися з наявним асортиментом пропонованих товарів, а також з тимчасово відсутніми товарами, на які може бути прийнято замовлення. Інформацію про вибрані товари (з відповідними кодами), їх асортиментні ознаки, необхідну кількість і т.п. представник покупця відзначає в спеціальному формулярі. Як правило, під час особистого відбору прийому замовлень і оформлення на їх основі відбірних листів (відбіркових відомостей і т.д.) здійснюють товарознавці за окремими групами товарів (на оптових базах) або менеджери з продажу підприємства-постачальника. Оформлені таким чином замовлення та відбірні листи передаються на склад для відбору товарів і виписки рахунків-фактур і накладних.
У разі функціонування декількох магазинів в складі торгової системи замовлення в розрізі загального асортименту товарів, що реалізуються в даній торговій мережі, можуть передаватися в торговий відділ, де товарознавці узагальнюють заявки, визначають загальну потребу в товарах від кожного з постачальників і узгоджують з останніми обсяги і терміни завезення товарів в кожен з магазинів.
Замовлення товарів, що ввозяться в магазини стандартними місцями (зі стандартною масою чи з постійно встановленим асортиментом), можна здійснювати на основі т. Називають автоматичних замовлень. Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються в кожен ящик, контейнер, і на зворотному боці яких працівники магазину вказують кількість місць даного товару для подальшого завезення.