Формування справ завершується після закінчення року, коли підшиті останні документи за цей рік. Протягом ще двох років справа може використовуватися в роботі, а потім її оформляють для подальшого зберігання в структурному підрозділі або передачі на архівне зберігання.
Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства в структурному підрозділі. Залежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) з метою економії коштів і часу підлягають спрощеному оформленню. В першу чергу перевіряється їх відповідність номенклатурі справ, однак аркуші не нумеруються і залишаються в папках або швідкозшівачах, завірчі написи не складаються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Основна увага приділяють справах постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Згідно архівних правил проводиться їх повне оформлення, яке включає наступні операції:
o пересістематізацію документів справи;
o нумерацію аркушів у справі;
o складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;
o складання засвідчувального напису;
o оправлення справи;
o оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
o внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).
Пересістематізація
Нумерація аркушів справ
З метою забезпечення схоронності та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все його листи (крім засвідчувального напису та внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів є неприпустимим. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими листами справи, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.
Листи, великі формат А4, підшиваються за одну сторону і нумеруються як один аркуш у правому верхньому кутку, а потім фальцюються до розмірів формату А4.
Листи з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справах конверти з Укладення, нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім - кожне вкладення в конверті.
Документи з власною нумерацією листів, підшиті в справах, зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
При наявності в нумерації аркушів справи численних помилок здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
У разі наявності в нумерації листів окремих помилок допускається застосування літерних номерів аркушів (51-а, 142-6 т.п.).