Заповнення подорожнього листа відповідно до вимог чинного законодавства з урахуванням всіх необхідних даних і понесених витрат, дозволить підприємству уникнути проблем з урахуванням понесених витрат, а водієві - отримати ту зарплату за фактично виконану роботу, на яку він розраховував. Саме тому так важливо знати, які вимоги пред'являються до подорожнього листа при його оформленні, який порядок його оформлення і які нюанси слід врахувати при його складанні.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- навіщо потрібен шляховий лист;
- які основні нормативні документи приймаються до уваги при оформленні подорожнього листа;
- як правильно оформити подорожній лист у відрядженні і які реквізити для нього є обов'язковими;
- як виглядає необхідний документ на конкретному прикладі подорожнього листа для відрядження.
Що таке шляховий лист для відрядження і з чим пов'язана необхідність його складання
Як оформити трудовий лист при відрядженні
- форма 3 (для легкового автомобіля);
- форма 3 спец (для спеціального автомобіля);
- форма 4 (для легкового таксі);
- форма 4-С, П (для вантажного автомобіля);
- форма 6 (для автобуса);
- форма 6 спец (для автобуса не загального користування).
Цією ж Постановою затверджується форма (N8) спеціалізованого журналу обліку руху подорожніх листів, використовувана бухгалтерією підприємства.
Подорожній лист, складений у повній відповідності до вимог законодавства є одним з тих документів, на яких посилається водій, обґрунтовуючи понесені витрати на паливно-мастильні матеріали.
У тому випадку, якщо організація або приватний підприємець є автотранспортним підприємством, оформлення подорожнього листа уніфікованої форми відповідно до вимог Постанови N78 з урахуванням обов'язкових реквізитів, перелічених у Наказі N152 стає обов'язковим.
До числа обов'язкових реквізитів подорожнього листа відповідно до Наказу відносять:
5. Відомості про водія, в обов'язковому порядку включають прізвище, ім'я, по батькові, а також дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) проведення його медичних оглядів до і після рейсів.
6. Друк організації та підписи осіб, на яких посилається документ.
Читайте по темі в електронному журналі
Термін дії дорожніх листів. Приклад подорожнього листа при відрядженні
Наказом Мінтрансу РФ N152 обмовляється, що шляхові листи можуть бути оформлені і виписані диспетчером або уповноваженою особою на один день / зміну, або ж на термін, що не перевищує один місяць. Питання, за яких умов шляховий лист стає можливим оформити на час, що перевищує один день окремо в Наказі не обговорюється. Проте, саме такий порядок оформлення передбачається керівництвом підприємства при оформленні подорожнього листа у відрядженні. Маршрут руху ТЗ в цьому випадку прописується по кожному пункту слідування.
Особливо підкреслимо, що всі витрати на ПММ списуються згідно з касовими чеками, талонами та іншим документам, які базуються на дорожньому листі.
Згідно загальній практиці шляховий лист оформляється на кожне ТЗ, яке використовує юридична особа або ІП в процесі здійснення комерційної діяльності. Допускається оформлення декількох подорожніх листів на автомобіль, який використовується протягом терміну його дії декількома водіями позмінно - по одному на кожного водія.
Якщо індивідуальний підприємець сам приймає на себе обов'язки водія, то дату, час і показання одометра при виїзді / в'їзді транспортного засобу з / на постійну стоянку проставляються самим підприємцем (згідно п. 14 Порядку заповнення).
Обов'язковий термін зберігання оформлених дорожніх листів в архіві підприємства - не менше п'яти років.
Подорожній лист вантажного автомобіля:
вкладені файли
- Приклад заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля (форма № 4-П) (зразок) .xls
- Форма № 4-С. Подорожній лист вантажного автомобіля (бланк) .xls
Доступно тільки передплатникам
- Приклад заповнення дорожнього листа вантажного автомобіля (форма № 4-П) (бланк) .xls
- Форма № 3. Подорожній лист легкового автомобіля (бланк) .xls
Анонси майбутніх номерів