Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ організації.
Справи організацій підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні діловодного року. Оформлення справ проводять працівники структурних підрозділів, в яких вони формуються.
Часткове і повне оформлення справ
Залежно від термінів зберігання проводять повне або часткове оформлення справ.
Частковому оформленню підлягають всі справи при їхньому закладі в діловодстві, повного оформлення - справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після їх завершення діловодством.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання після завершення діловодством залишаються частково оформленими: документи зберігаються в скоросшивателях, аркуші не нумеруються, пересістематізація документів у справі не проводиться, внутрішні описи і завірчі написи не складаються (п. 189 Інструкції з діловодства).
Документи при передачі на зберігання в архів підлягають повному оформленню, яке передбачає (п. 184 Інструкції з діловодства):
- підшивку чи палітурку справи;
- нумерацію аркушів у справі;
- складання внутрішнього опису документів справи;
- складання листа-завірителя справи;
- оформлення і уточнення реквізитів обкладинки справи;
- систематизацію документів справи.
Основні правила формування справ
При формуванні справи фахівець з кадрів повинен дотримуватися ряду правил. Розглянемо їх.
Правило 1. У справу повинні міститися тільки виконані документи. Невиконані документи зберігають в робочій папці виконавця.
У справу слід поміщати тільки ті документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи за номенклатурою.
Правило 2. Додатки повинні формуватися в справи разом з основними документами, до яких вони належать. При великому обсязі додатків їх можна групувати в окремі томи.
Правило 3. Документи постійного і тимчасового зберігання повинні групуватися в справи окремо. Наприклад, в різні справи необхідно формувати:
- накази по особовому складу 75-річного терміну зберігання, з особового складу 3-річного терміну зберігання;
- річний, квартальні та місячні звіти по кадрам;
- перші екземпляри наказів по особовому складу та копії наказів по особовому складу і т.д.
Правило 4. У справу повинні групуватися документи одного календарного року, за винятком перехідних і особистих справ.
Правило 5. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки.
Правило 6. Справа повинна містити не більше 250 аркушів (3-4 см). Якщо кількість листів в справі перевищує цю цифру, то його розбивають на томи.
Документи всередині справи розташовують у хронологічній (в порядку зростання дат) або питальній (документи, пов'язані з рішенням одного питання, групуються в справу разом) послідовності і в їх поєднанні.
Формування справи в залежності від виду документа
Формування в справи деяких видів документів має свої особливості.
Розпорядчі документи групують у справи за видами і в хронології разом з відносяться до них додатками. Накази по особовому складу формують в самостійні справи в залежності від термінів їх зберігання.
Протоколи (наприклад, засідань кваліфікаційної комісії, атестаційної комісії та ін.) Мають у своєму розпорядженні в хронологічному порядку за номерами, як правило, разом з документами, на підставі яких вони готувалися (порядку денного, доповіді, проекти рішень і ін.). При великому обсязі таких документів їх групують в окрему справу і систематизують за номерами протоколів засідань.
Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі формують в самостійні справи в межах року і мають у своєму розпорядженні за алфавітом прізвищ.
Рекомендуємо в великих організаціях з великою кількістю працівників і структурних підрозділів особові рахунки формувати в справи в межах року за структурними підрозділами, а в них - за алфавітом прізвищ.
Справи з листуванням розташовують в логіко-хронологічній послідовності.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Забороняється формувати переписку в 2 справи за принципом «Вхідні документи» - «Вихідні документи».
Якщо протягом року з'явилася нова група документів по будь-якого питання, а в номенклатурі справ відповідну справу не передбачено, то незалежно від часу появи документів заводиться нова справа, а в номенклатуру справ вноситься відповідне доповнення.
Оформляємо обкладинку справи
При закладі справ необхідно правильно оформити їх обкладинки. Часткове оформлення справи при закладі в діловодстві передбачає оформлення реквізитів обкладинки справи відповідно до номенклатури справ (п. 182 Інструкції з діловодства).
На обкладинці справи вказують:
- найменування вищестоящої організації (повне найменування в називному відмінку згідно з відомчою підпорядкованістю; якщо вищестояща організація має офіційно прийняте скорочене найменування, то воно вказується після повного);
- найменування організації (повне найменування в називному відмінку згідно статуту (положення) організації; якщо організація має офіційно прийняте скорочене найменування, то воно вказується після повного);
- найменування структурного підрозділу (повне найменування в називному відмінку згідно з положенням про структурний підрозділ);
- індекс справи за номенклатурою справ (відповідно до затвердженої номенклатури, він складається з індексу розділу номенклатури (як правило, структурного підрозділу) і порядкового номера справи в межах цього розділу);
- заголовок справи (відповідно до затвердженої номенклатури справ);
- рік, в якому заводиться справа;
- термін зберігання справи (відповідно до діючих переліків документів із зазначенням термінів зберігання).
Протягом року в процесі ведення справи на обкладинку може бути додатково винесено номер тому (якщо кількість аркушів документів, включених до справи, перевищує 250 раз розбивається на томи). Номер тому вказується арабськими цифрами.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання оформляють і готують до передачі в архів організації.
У процесі підготовки справ до передачі в архів здійснюють повне оформлення їх обкладинок.
Заголовки справ, винесені на обкладинки, повинні бути звірені з заголовками справ, зазначеними в номенклатурі.
Коли робляться уточнення в написи на обкладинці?
При необхідності в написі на обкладинці вносяться уточнення:
- якщо назва установи, його структурного підрозділу або вищестоящої організації змінювалося протягом діловодного року або справа була передана для закінчення в іншу установу (структурний підрозділ), на обкладинці вказують нову назву, а старе укладають в дужки;
- в заголовки справ, що містять розпорядчі документи (накази, протоколи, постанови), вносять їх номери, якщо ці справи розбивають на томи.
Правила проставлення дати справи
На обкладинці проставляють дату справи, яка повинна відповідати року заведення і закінчення справи. У справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік його освіти, під датою робиться запис: «Є документи за ____ роки».
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів (частин), а також містять різночасові документи (накази, протоколи, довідки, інформації, листування і т.д.), проставляють крайні дати документів справи.
Потім на обкладинці справи проставляють кількість аркушів у справі. Воно виноситься на обкладинку з листа-завірителя справи, про правила складання якого говорилося вище.
Нижче на обкладинці вказують термін зберігання справи, який переноситься з номенклатури справ організації.
Зразок обкладинки справи, оформленої в процесі підготовки справи до передачі в архів, дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 23 журналу.
Всі написи на обкладинках справ, що підлягають передачі в архів, робляться чітко світлостійкими чорнилом, тушшю або кульковою ручкою.
Що таке архівний шифр справи?
При оформленні обкладинки справи на ній в лівому нижньому і правому верхньому кутах повинен бути проставлений додатково архівний шифр справи, який включає в себе:
- номер фонду (тільки в організаціях, включених в списки джерел комплектування державних архівів, - присвоюється відповідним архівом);
- номер опису;
- номер справи за описом.
Архівний шифр справах привласнюють в архіві організації після складання описів справ структурних підрозділів і зведених описів справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і з особового складу.
Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з лічно¬му складу підшивають в тверду обкладинку з картону на 4 проколи чи переплітають з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. Металеві скріплення (відколки, скріпки, шпильки і т.п.) повинні бути видалені з справ.
Листи в справі нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту, чорним графітним олівцем. Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумерують по кожному тому або частини окремо.
Зразок внутрішнього опису до справи з наказами по особовому складу дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 23 журналу.
В кінці справи на окремому аркуші оформляють лист-засвідчувач справи, в якому потрібно вказати цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів, обумовити особливості та похибки нумерації (пропущені і літерні номери) і фізичний стан документів справи.
Літерні і пропущені номери вказують в засвідчувального напису в тому випадку, якщо в процесі нумерації аркушів були допущені помилки. Це допоможе уникнути перенумерации листів і значно заощадити час. Наприклад, якщо між листами під номерами «14» і «15» був виявлений ще один лист, то він нумерується як лист «14а». Таким же чином слід усувати помилку, якщо 2 листи в процесі нумерації були позначені під одним і тим же номером.
Листи внутрішнього опису нумерують окремо, тому їх кількість в засвідчувального напису позначають після загальної кількості аркушів справи через знак «+» (плюс).
Заверительную напис розбірливо підписує склав її співробітник із зазначенням посади та дати складання напису. При перенумерации листів складають нову заверительную напис, при цьому стару закреслюють.
Зразок листа-завірителя справи дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24 журналу.