Всі рішення загальних зборів власників МКД фіксуються в протоколах. Тому важливо правильно їх складати, щоб не можна було оскаржити за формальними підставами.
Зі статті ви дізнаєтеся, хто заповнює і підписує протокол, який термін зберігання, як слід вести документацію при очних і заочних голосуваннях.
Як оформити протокол згідно ЖК РФ: вимоги, додатки, хто підписує?
Тому в ньому дані детальні вимоги до документа загального голосування власників житла.
Серед безлічі вказівок можна виділити наступні:
- використовувати чіткі і ясні формулювання; не допускаються «розмазані» вираження, наприклад, вказівка на порядку денному обговорення «насущних питань»; замість цього потрібно сформулювати кожне питання окремо, нехай це і займе більше часу;
- заповнювати текст тільки від третьої особи; слід використовувати формулювання «слухали», «запропоновано», «вирішили» і т. д .;
- вказувати конкретні дані і прикріплювати додаткові документи; слід вносити інформацію про кожного учасника голосування, а також прикріплювати документи, що стосуються теми обговорення.
Як правильно скласти документ?
Однією з найважливіших є вступна частина. У ній повинні вказати ініціаторів зборів власників житла і всіх присутніх, а також голови і секретаря.
ДОВІДКА! Заповненням документів повинен займатися секретар, якого обирають спочатку загальним голосуванням.
Як присутніх вказуються всі власники МКД або їх представники, які брали участь в голосуванні. Їх дані, ПІБ потрібно вказати в самому протоколі, а якщо їх більше 15, то використовувати окремий лист, який стане доповненням до документа.
власники, які брали участь; їх підпис має стояти навпроти їх реквізитів в окремому списку - «Присутні»;
особи, запрошені для участі в обговоренні; їх автограф повинен стояти навпроти реквізитів в списку «Запрошені»;
Як заповнити документ проведення спільного заходу для власників, якщо хтось відсутній? Збирати окремо підписи тих, хто не прийшов, не потрібно. Досить, щоб за рішення проголосувала більшість.
УВАГА! Якщо все було оформлено згідно з наказом, то рішення вважається обов'язковим для всіх власників.
Додатково потрібно прикріпити окремий додаток до протоколу минулого зборів власників житла в МКД. До нього відноситься список присутніх, якщо їх було понад 15 осіб, а також довіреності, якщо за власника голосував його представник.
Всі доповнення повинні мати окремий номер, на який буде посилатися протокол. Відповідно до ЖК, крім перерахованих вище пунктів до оформлення протоколів загальних зборів власників необхідно докласти ще кілька обов'язкових доповнень:
- повідомлення про проведення зборів і реєстр вручення повідомлень мешканцям;
- список всіх власників;
- документи, які безпосередньо відносяться до обговорюваних на порядку денному темам;
- рішення власників, якщо голосування проводиться в заочній формі;
Порядок оформлення на очному зборах МКД
Очне захід - коли власники житла присутні на ньому або посилають на нього своїх представників.
Проводиться воно, щоб можна було особисто віддати свій голос і засвідчити правомірність цієї процедури.
Це означає, що заповнити протокол загальних зборів власників слід безпосередньо на самому заході.
ДОВІДКА! Важливо заповнити обов'язкові пункти, наприклад, дату і місце проведення, порядок денний, кількість присутніх і т.д.
Скільки часу дається на остаточне складання документа? Цей термін визначаєте ви самі. тобто загальним рішенням. Це можуть бути як кілька годин, так і кілька днів.
Відповідно до ЖК, протокол зборів мешканців будинку слід заповнити не пізніше ніж через 10 днів після проведення голосування.
УВАГА! На складання протоколу дається не більше 10 днів. Однак почати заповнювати документ потрібно безпосередньо на самому заході.
Після перевірки всіх даних вони обидва ставлять в кінці документа свої підписи.
При цьому підрахунком вони голосів не займаються - це робить рахункова комісія, яку вибирають на кожне голосування окремо.
Найчастіше на роль секретаря призначається один і той же чоловік, який вже знає, як правильно заповнити протокол загальних зборів і має чималий досвід. Однак краще якщо з порядком оформлення знайомі хоча б два-три власники. Тоді при відсутності одного його зможе легко замінити інша людина.
Нюанси проведення заочного голосування
Запланувати і провести голосування заочно можна спочатку і в тому випадку, якщо в стандартному режимі не було кворуму. Тоді ініціатор може поставити ту ж порядок денний на обговорення за заочною формою.
При цьому протокол буде мати ту ж форму, за винятком деяких важливих деталей. Щоб провести заочне голосування і зафіксувати рішення документально, потрібно виконати кілька кроків:
оголосити про плановане зборах; в цьому випадку замість часу проведення слід вказати дату, до якої будуть прийматися голосу;
призначити голову, секретаря та членів лічильної комісії;
заповнити всі обов'язкові поля, в тому числі і порядок денний, який має повністю відповідати формулюванням в повідомленні і в бюлетенях;
підрахувати голоси і підвести підсумки; число заочно тих, хто проголосував в цьому випадку замінює число присутніх, а підписи в бюлетенях вважаються заміною підпису в списку присутніх;
отримати підписи секретаря, голови та членів комісії, які вважали голосу;
повідомити про результати всіх власників;
УВАГА! Термін виготовлення протоколу заочного загальних зборів власників не повинен перевищувати 10 днів після закінчення прийому голосів.
Терміни складання та зберігання
Незалежно від форми голосування, протокол повинен бути оформлений протягом 10 днів з моменту отримання підсумкових результатів. Цей термін можна зменшити за рішенням самих власників
Умови зберігання прописуються в статуті ради будинку, проте конкретну інформацію щодо місця зберігання можна вказати в самому документі. Зберігати його потрібно не менше трьох років. незалежно від того, чи залишається він актуальним або вже припинив свою дію.
Ви повинні скласти список що беруть участь, вказавши їх ПІБ та отримавши підписи, вказати ініціатора і секретаря, чітко сформулювати порядок денний і оформити документ в зазначені терміни - протягом 10 днів з моменту закінчення.
Якщо не було кворуму, то можна провести заочне голосування. В цьому випадку ви повинні вказати це окремо, внісши деякі зміни в оформлення протоколу. Зберігати документ необхідно відповідно до рішення більшості.