На правильність оформлення касових документів найбільше звертають увагу представники контролюючих органів, а значить, такі документи повинні бути оформлені бездоганно. Ми розглянемо нюанси оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів (далі - ПКО та ВКО). Типові форми цих ордерів передбачені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 р № 637 (далі - Положення № 637).
При оформленні ПКО та ВКО потрібно врахувати наступне:
- якщо не будуть заповнені обов'язкові реквізити, це може привести до фінансових санкцій. І дуже великим. Наприклад, якщо в ПКО чи не поставити дату (обов'язковий реквізит), через таку забудькуватість можуть визнати суму неоприбуткованої. А це значить - штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої готівки;
- відповідно до п. 3.10 Положення № 637 виправлення в касових ордерах не допускаються. Якщо помилка допущена, потрібно оформити новий касовий документ, а не намагатися внести виправлення в зіпсований.
Видатковий касовий ордер
Розглянемо порядок оформлення РКО в двох різних ситуаціях.
Здача готівки в банк
Перш ніж здати готівку в банк (виручку або суми перевищення ліміту каси), слід оформити РКО. Зверніть увагу (п. 3.10 Положення № 637):
- реквізит «Одержав" не заполняєтся;
- в реквізиті «Підстава» пишеться «Зарахування копійчаних коштів на поточний рахунок банку».
Також відзначимо, що якщо виручка здається підприємством в банк самостійно, то підтверджуючим документом буде відповідна квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки. Це відривна частина оформленого заяви на переказ готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку та печаткою (штампом) банку (див. Фрагмент 1).
Виплати, пов'язані з оплатою праці
Виплати працівникам можуть проводитися:
- або по окремим РКО, оформленим на кожного одержувача - такий порядок зручний в разі разових виплат готівкою окремим одержувачам (наприклад, виплачуються відпускні або матеріальна допомога до них та ін.),
- або за видатковими відомостями - в разі виплати зарплати, премії, відпускних всім або одночасно кільком працівникам підприємства або не працівникам підприємства (наприклад, виплати за цивільно-правовими договорами). В цьому випадку РКО заповнюється на загальну суму заробітної плати, одержаної для видачі по платіжній відомості. Відзначимо, що в цьому випадку реквізит «Одержав» не заповнюється, тому можна зробити висновок, що не заповнюється і реквізит «Підпис одержувача» (див. Також Лист НБУ від 22.04.13 р № 11-117 / тисяча триста шістьдесят-три / 4874).
Приклад заповнення РКО при виплаті зарплати за розрахунково-платіжної відомості див. Фрагмент 2.
Прибутковий касовий ордер
Слід врахувати, що одночасно із заповненням ПКО до нього оформляється квитанція - його відривна частина, яка видається на руки покупцеві.
Всі реквізити у квитанції повинні бути заповнені, квитанція повинна бути скріплена печаткою підприємства (абзац другий п. 3.3 Постанови № 637). Причому печатка ставиться тільки на квитанції, а не на самому ПКО і не посередині бланка.
Заповнення ПКО показано в окремих ситуаціях (див. Фрагменти 3, 4):
- при отриманні готівки з банку для виплати заробітної плати,
- при реалізації готової продукції фізособам.