Гідний рівень офісного гостинності істотно впливає на враження від компанії, її імідж і ділову репутацію. Вимоги до предметів сервіровки. Як виглядає протокольне частування на переговорах? Норми і правила частування на протокольних заходах. Квіткове декорування приміщення для переговорів
Потреба в відомостях про особливості офісного гостинності виділяється серед багатьох інших типових проблем внутрішнього життя фірм і компаній. Офіс-менеджери багатьох компаній прагнуть вивчити проблему зсередини, уніфікувати і узагальнити знання в області службового гостинності в контексті власних корпоративних стандартів. Почнемо з того, що частування в офісі не можна вважати обов'язковим. В тому сенсі, звичайно, якщо мова йде про бажання поїсти досхочу або вдосталь напитися чаю. В такому розумінні, безумовно, немає. Однак закони гостинності, прийняті в усьому світі, все ж припускають деякий частування і вимагають певної уваги до гостей кожної установи.
Офіси всіх сучасних компаній прагнуть не тільки не порушувати ці закони, а й виконувати їх в найкращому і навіть досконалому вигляді. В результаті багато компаній приходять до необхідності навчити свій персонал у фахівців, справедливо вважаючи, що кваліфіковані знання та вміння в частині прийому клієнтів і ділових партнерів складають важливий елемент іміджу компанії. Але іноді буває досить навіть побіжного ознайомлення з особливостями офісного гостинності, щоб привести в порядок діяльність цього сегмента внутрішньоофісної життя.
Що ж таке офісне гостинність? Частування в офісі слід розглядати як:
- спрощену форму гостинності;
- короткий перепочинок;
- відпочинок.
Необхідно розуміти, що кава / чай на стіл під час переговорів це одне, а кава-пауза - це зовсім інша ситуація. Сервісний антураж, набір продуктів і стиль обслуговування в тому і в іншому випадку мають принципові відмінності і абсолютно різний вигляд.
Офісне частування як складова частина іміджу компанії
Форми офісного частування багато в чому залежать від особливостей діяльності компанії.
Так, наприклад, якщо компанія активно працює з клієнтами, тобто потік відвідувачів досить високий, то, звичайно, набагато зручніше не пригощати кожного клієнта чашкою кави, а встановити автомат для приготування гарячих напоїв. Така форма уваги до гостей офісу часто зустрічається, наприклад, в перукарнях, салонах по ремонту техніки, пунктах видачі товарів, різних консультаціях і т. Д. Це особливо зручно, якщо клієнтам доводиться якийсь час проводити в черзі. У цьому випадку можливість випити чашку кави дозволяє скрасити час вимушеного очікування.
Якщо мова йде про офіс більш високого рівня, наприклад про банк, то частування в подібному випадку виглядає трохи інакше і розглядається вже не просто як знак уваги до гостей, а як елемент фірмового стилю компанії. Тому антураж офісного частування в таких ситуаціях можна використовувати з більшою ефективністю, розміщуючи логотип компанії на посуді, серветках, маленьких шоколадки, пакетиках з вершками і цукром і т. Д. Це не дуже дорого і цілком доступно для багатьох компаній і організацій.
"Кава-леді" », або господиня офісу
Багато компаній спеціально вводять в штат посаду, яка недавно отримала назву "кава-леді". В обов'язки "кава-леді" входить:
Яким має бути частування до переговорів в компанії, як за правилами потрібно подавати каву і / або чай під час прийому делегацій або візиту партнерів?
- закупівля кави, чаю, десертів і закусок;
- приготування чаю і кави співробітникам і гостям офісу;
- догляд за офісної кухнею, кавоваркою, чайником і посудом;
- догляд за приміщенням для переговорів;
- зустріч і обслуговування гостей.
Ця робота зовсім не так проста, як може здатися на перший погляд. Для "кава-леді" потрібні манери справжньою леді:
- грамотна мова;
- знання ділового етикету;
- комунікабельність;
- дисциплінованість і акуратність.
У деяких офісах ця посада існує під іншим найменуванням - господиня офісу, але по суті обов'язки ідентичні.
Вимоги до предметів сервіровки
Посуд і предмети сервіровки кожного офісу в ідеалі повинні володіти специфічними особливостями, властивими лише даній компанії.
Наприклад, помітно піднімають престиж компанії сервізи, серветки та інші предмети сервіровки, прикрашені фірмовими знаками і символами.
Крім того, посуд повинна відповідати вимогам офісної "безпеки" - бути стійкою, зручної в користуванні, практичною в догляді за нею і, звичайно, відповідати всім необхідним естетичним вимогам, що пред'являються до посуду сучасного покоління.
Якість і стиль декорування офісних сервізів повинні поєднуватися з дизайном внутрішніх приміщень, їх колористичним рішенням, самим чином компанії в контексті її корпоративного стилю.
Протокольне частування на переговорах
За урядовим протоколу під час тривалих переговорів і нарад прийнято робити перерву кожні 1,5 години. Частування для подібного перерви, як правило, готується в окремому приміщенні або на окремому столику. Таким чином, в процесі тривалих переговорів робиться кілька подібних невеликих перерв.
Що ж стосується коротких нарад або нетривалих переговорів, які тривають до однієї години, то чай і каву на таких зустрічах прийнято подавати на початку обговорення, буквально через 5 хвилин після того, як всі займуть свої місця за столом переговорів.
Норми і правила частування на протокольних заходах, особливо високого рівня, вимагають спеціальної і ретельної підготовчої роботи. Ця вимога поширюється навіть на таке просте частування, як вода.
На столі для переговорів рекомендується розставляти по 3 пляшки води об'ємом не більше 0,5 л: 2 пляшки зі звичайною водою і 1 пляшку з газованою водою. Причому не лікувально-мінеральної, а їдальнею. До них додається відповідно по 3 склянки (фужера).
Якщо гостей, учасників переговорів досить багато, припустимо, 20 чоловік, то зазвичай виставляють по три пляшечки на фігурної серветці.
Якщо переговори проходять у вузькому колі, то вода виставляється персонально перед кожним гостем. Як правило, це скляні пляшечки по 0,20 або 0,25 л. Найчастіше негазована, звичайна питна вода.
Пляшки з водою повинні бути повернені етикеткою до сидячим за столом гостям. Етикетка повинні виглядати акуратною, не повинна бути пошкоджена або зміщена.
Склянки (зазвичай це стакани з масивним дном для більшої стійкості) виставляються на фігурної серветці догори дном. Це означає, що вони не були використані. Залишають же їх в звичайному положенні, що означає - "стакан був у вжитку".
Відносно гарячих напоїв також існують певні переваги. Кава рекомендується класичний, обов'язково хорошої якості, краще свіжообжарену, нерозчинний, без смакових добавок.
Для приготування кави найбільше підходить професійний або напівпрофесійний апарат. Однак при цьому не слід забувати, що шум і присутність сторонньої людини в приміщенні переговорної або поруч з ним створюють напружену атмосферу в спілкуванні, а це погано відбивається на самих переговорах. Тому про цей нюанс офісного гостинності слід подбати окремо.
Що стосується цукру, то краще за все для частування учасників переговорів підійде кусковий (рафінад) у вигляді маленьких кубиків в цукорниці і жовтий (тростинний) до кави еспресо. Цукор краще подавати в цукорниці і, звичайно, сервірувати разом з щипцями для цукру. Але в деяких випадках зручніше подавати цукор-пісок в паперовому тюбику, викладаючи його перед чашкою на ложечці.
З десертів рекомендуються найбезпечніші у вживанні десерти і випічка.
Наприклад, сухе печиво. Воно подається з розрахунку приблизно 4 штуки різного виду сухого печива на кожного гостя.
Слід згадати ще про один важливий обставину - особливості подачі чаю / кави. У зв'язку з цим правильніше подавати чай і кава з даними поправками наступним чином, а саме:
- ручка чашки повертається вліво;
- ложечка кладеться ручкою вправо;
- ложечка кладеться ПЕРЕД чашкою, а не за нею і не перпендикулярно до столу;
- шматочки цукру зручніше покласти НА ложечку, а не на блюдце ЗА чашкою.
Якщо при подачі на серветку під чашкою випадково пролився чай або каву, то це вважається браком і серветка підлягає заміні. На цей випадок необхідно мати деяку кількість запасних серветок для того, щоб можна було їх негайно замінити. Чай і кава в бракованої парі міняти необов'язково. Також і цукор - якщо він не забруднений і на ньому немає темних крапель від чаю і кави, то його можна залишити.
Квіткове декорування приміщення для переговорів
Вельми популярним елементом декору багатьох офісів є настільний прикраса з квітів в приміщенні для переговорів. Наш журнал теж писав про це, але нагадаємо ще раз про деякі деталі.
Догляд за композицією зазвичай здійснює господиня офісу. Обов'язкова вимога до такого прикрашання полягає в тому, що квіткова композиція повинна мати невеликі розміри (не більше 20 см у висоту) і складатиметься з неяскравих невисоких квітів без різкого запаху. При цьому загальна кількість квітів і розміри букетів не повинні домінувати в оздобленні столу, руйнуючи його головну і основну функцію як столу для переговорів. Всі учасники переговорів, які сидять за столом, повинні бути повністю видно один одному, особливо обов'язково повинні бути видні руки всіх учасників переговорів. Інакше кажучи, квіткові прикраси столу не повинні перетворюватися в смугу перешкод або масивну перешкоду на столі переговорів, заважати поданими документами або займати занадто багато місця.
Анонси майбутніх номерів