Для виробництва підприємств з чисельністю штату зайнятих на виробництві співробітників понад 100 чоловік актуальним стає питання обліку спецодягу.
Десятиліттями, комірники або завідувачі складом спецодягу уповноважені особи здійснювали видачу, заміну і списання прийшла в непридатність спецодягу і відображали це у відповідних паперових журналах і накладних.
проблеми обліку
На підприємствах з великою плинністю кадрів або частою ротацією фахівців, при перекладі з одного виробничого об'єкта на інший, паперовий облік спецодягу на підприємстві може віднімати невиправдано багато часу.
Деяку складність також представляє той факт, що комплект спецодягу може складатися з декількох предметів. з різними регламентованими строками зносу. Так, наприклад рукавиці можуть за регламентом одного підприємства змінюватися хоч щодня, в той час як чоботи видаються на рік і більше.
Спецодяг також має таку характеристику як розмір, і цей параметр також важливий при обліку, щоб в певний момент комірник не зіткнувся з проблемою відсутності потрібного розміру черевик скажімо для нового начальника бригади або цеху.
[Attention type = green] Таким чином, спецодяг, її комплекти, частини, складові її комплект, розмір елементів спецодягу, її сезонний тип, регламентовані терміни її зносу, наявність комплектів і елементів комплектів на складі, кількість комплектів спецодягу, що підлягають швидкої заміни, ці та інші параметри повинні обов'язково фігурувати в облікових документах. [/ attention]
існуючі рішення
Для того щоб оптимізувати процедури обліку, на багатьох підприємствах стали застосовувати автоматизовані системи обліку спецодягу та засобів індивідуального захисту (СО і ЗІЗ).
Впровадження програмних комплексів обліку дозволило скоротити час, необхідний на обробку запиту про видачу спецодягу співробітнику. і дозволило більш якісно здійснювати контроль за обігом спецодягу.
Подібні програмні рішення можуть бути розроблені індивідуально в соответствии с ТЗ замовника, або можливо впровадження існуючих систем в яких передбачена можливість адаптації і налаштування модулів під конкретне підприємство.
Слід враховувати, що розробка системи «з нуля» буде коштувати дорожче ніж адаптація готового рішення. але в першому випадку системи буде повністю спочатку розрахована під потреби підприємства-замовника.
Можливості з обліку спецодягу на підприємстві
Більшість існуючих на сьогоднішній день автоматизованих систем обліку допускають можливість інтеграції з існуючими базами даних по співробітниках підприємства, наприклад дані про посади співробітників, і об'єктах за якими вони закріплені можуть в окремих випадках бути імпортовані з бази даних модуля системи 1С «Кадровий облік».
Це виключає необхідність вручну вносити в програму інформацію про всіх співробітників підприємства і їх посадах. У деяких версіях системи 1С підприємство є можливість обліку спецодягу, але можливості обліку в основному представлені в сфері потреб бухгалтерії.
Програмні комплекси автоматизують облік спецодягу на підприємстві дозволяють створювати довідники і каталоги містять список найменувань спецодягу або ЗІЗ. При цьому, для кожного елемента або комплекти спецодягу можна задавати такі параметри як терміни шкарпетки, вибирати розмір і колір, а також закріплювати даний вид екіпіровки за конкретним виробничим ланкою або об'єктом.
Наприклад, для робітників в гарячих цехах передбачена спецодяг, яка не видається, скажімо, електрикам або монтажникам-висотникам і навпаки, але в той же час є універсальні елементи екіпіровки якими можуть комплектуватися всі підрозділи підприємства, наприклад, рукавиці, рукавички, шкарпетки, кепі і Сонцезахисні окуляри. Всі ці моменти дозволяють відображати сучасні програми обліку.
В автоматизованих вчених комплексах, як правило передбачається можливість ведення всього «життєвого» циклу спецодягу:
- надходження на склад (оприбуткування);
- видача співробітникові;
- здача співробітником виданого спецодягу;
- списання прийшла в непридатність спецодягу.
[Attention type = green] »Важливо!» При впровадженні автоматизованого комплексу для обліку спецодягу слід домовлятися з постачальниками програмного забезпечення також необхідність навчання персоналу який буде вести облік. Відомі випадки, коли встановлювалися дорогі і складні програмні комплекси на самостійне освоєння яких фахівцям доводилося витрачати багато часу. [/ Attention]
Звітність та вихідні форми, зразок журналу видачі спецодягу
Поряд з тим що програми обліку спецодягу дозволяють зберігати дані видачі / здачі, вони так само дозволяють виводити звіти і форми, наприклад, картка обліку спецодягу. бланк якої можна роздрукувати з самої програми.
Журнал обліку видачі спецодягу, зразок якого раніше можна було знайти в інтернеті, тепер також доступний в електронному вигляді в самій програмі, причому заповнювати багато його поля вручну тепер немає необхідності - все вихідні форми можуть бути згенеровані автоматично.
Великою перевагою системи обліку спецодягу буде можливість користувачам самостійно створювати і налаштовувати шаблони вихідних форм і звітів. а також функція пошуку і сортування даних за допомогою фільтрів.
Інші потенційні можливості автоматичного обліку:
- закріплення матеріально відповідальних осіб;
- привласнення артикулу кожному елементу спецодягу (важливо при роботі з постачальниками);
- автоматична генерація таких форм як картка обліку спецодягу та форма акта списання;
- експорт і імпорт даних з системи 1С або інших систем, які використовуються на підприємстві.
Впровадження на підприємстві з вказаною чисельністю виробничого персоналу системи автоматизованого обліку спецодягу та засобів індивідуального захисту це виправдане і сучасне рішення. За рахунок ефективного та раціонального використання матеріальних цінностей та спецодягу досягається економія бюджетних коштів.
З таблицями відповідності розмірів українського жіночого одягу можна ознайомитися тут.
Про норми видачі спецодягу написано в цій статті. [/ Blockquote_gray]