На яких бухгалтерських рахунках слід здійснювати облік ПММ? Який порядок відображення в обліку операцій з придбання ПММ за готівковий розрахунок, а також з використанням паливних карт і талонів? Які особливості розрахунку витрат ПММ і його списання?
Основним видом витрат, пов'язаних з експлуатацією службового транспорту, є витрати на придбання ПММ. У цій статті нагадаємо, на яких бухгалтерських рахунках слід здійснювати облік ПММ, як відображаються в обліку операції з їх придбання в рамках поширених в даний час способів їх покупки, а також розглянемо особливості списання ПММ.
Рахунки, що застосовуються для обліку ПММ
Виходячи з п. 117 Інструкції № # 8197; 157н [1] в бухгалтерському обліку всі види ПММ (бензин, дизельне паливо, зріджений нафтовий газ, стиснений природний газ, моторні, трансмісійні та спеціальні масла, пластичні мастила, спеціальні рідини (гальмівні та охолоджуючі ) та ін.) враховуються в складі матеріальних запасів.
Для обліку ПММ установи повинні застосовувати такі рахунки:
0 # 8197; 105 # 8197; 23 # 8197; 000 «Паливно-мастильні матеріали - особливо цінне рухоме майно установи»
0 # 8197; 105 # 8197; 33 # 8197; 000 «Паливно-мастильні матеріали - інше рухоме майно установи»
ПММ приймаються до обліку за фактичною вартістю, яка, зокрема, може формуватися (п. 100, 102 Інструкції № # 8197; 157н):
- з сум, що сплачуються відповідно до договору постачальнику (продавцю);
- з сум, які сплачуються за інформаційні та консультаційні послуги, пов'язані з придбанням ПММ;
- з сум, які сплачуються за доставку ПММ до місця їх використання, включаючи страхування доставки;
- з інших платежів, безпосередньо пов'язаних з придбанням ПММ.
Способи придбання ПММ
Придбати в даний час ПММ у постачальників установи можуть (ці способи є найпоширенішими):
- за готівковий розрахунок;
- за безготівковий розрахунок (розрахунок за допомогою талонів і паливних карт).
Готівковий розрахунок. При застосуванні такого способу придбання ПММ водієві видаються готівкові грошові кошти під звіт, на які він набуває на АЗС ПММ і потім подає звіт про витрачені кошти.
В цьому випадку внутрішнім локальним актом або облікової політикою установи повинні бути затверджені:
- список водіїв, які мають право на отримання готівки під звіт на придбання ПММ;
- терміни, на які можуть видаватися підзвітні суми;
- сума готівкових коштів на місяць (або інший період), необхідна для придбання ПММ.
Процес забезпечення водіїв готівковими коштами включає в себе:
- надання підзвітною особою заяви керівнику установи на отримання готівкових коштів для придбання ПММ;
- твердження заяви керівником установи;
- оформлення заявки на отримання готівки (ф. 0531802) і грошового чека, якщо особовий рахунок установі відкритий в ОФК, або грошового чека, якщо розрахунковий рахунок установі відкритий в кредитній організації;
- отримання готівкових коштів;
- видачу їх підзвітній особі.
Водії представляють авансові звіти про витрачені суми.
У бухгалтерському обліку установ відображення операцій щодо забезпечення водіїв готівковими коштами та постановці на облік придбаних ПММ необхідно оформити такою кореспонденцією рахунків:
Безготівковий розрахунок. При такому способі придбання ПММ розрахунки із застосуванням готівкових коштів не виробляються, вони здійснюються в безготівковому порядку між установою та постачальником.
Одним з видів безготівкового розрахунку за ПММ є придбання установою паливних талонів.
При такому способі установа за договором з постачальником ПММ оплачує певну кількість ПММ відповідної марки, останній видає установі талони, які є підставою для заправки автомобілів на АЗС.
На підставі отриманих від постачальника документів (накладної, рахунку-фактури, акту прийому-передачі і т. # 8197; п.), Талони підлягають оприбуткуванню як грошових документів до каси установи. При цьому в прибутковому ордері слід вказати марку палива, серію і номер цих талонів, номінал талонів в літрах і вартість талона в рублях (виходячи з вартості бензину, зазначеної в договорі і рахунку на оплату).
У міру необхідності талони видаються під звіт водіям чи іншого відповідальної особи.
При наданні підзвітною особою авансового звіту з підтверджуючими документами, отриманими від АЗС, що відпустила ПММ в обмін на талон, паливо оприбутковується як матеріальний запас установи.
Автономне установа за рахунок коштів, отриманих від приносить дохід діяльності, оплатило постачальнику ПММ в розмірі 15 # 8197; 000 # 8197; руб. за паливні талони. Талони в кількості 300 шт. надійшли в касу установи. Номінал талона - 20 # 8197; л вартістю 1 # 8197; 000 # 8197; руб. З каси установи водієві видано два талона, за якими він справив заправку. Підзвітною особою представлений в бухгалтерію установи авансовий звіт.
У бухгалтерському обліку установи необхідно провести такі записи:
Придбання ПММ за паливними картками є іншим видом безготівкового розрахунку за ПММ.
Відпуск ПММ на АЗС здійснюється за паливними картками, які представляють собою карти, що містять магнітну смужку або мікрочіп, на яких зберігається інформація про кількість передплаченого палива або ліміти на відпустку певних видів палива. Тобто паливна карта в даному випадку є технічним засобом для відпустки ПММ на АЗС, на яких дозволений прийом карт.
Після заправки по паливній картці оператор АЗС видає водієві чек, який підтверджує факт здійснення операції і відображає кількість палива, залитого в бак.
Процес забезпечення транспортних засобів ПММ включає в себе в цьому випадку:
1) укладення договору з постачальником ПММ, в якому зазначаються:
- найменування придбаних ПММ і їх вартість;
- вартість паливної карти (якщо вона передається за плату);
- вид паливної карти;
- умови оплати (часткова або 100% -а попередня оплата);
- дата переходу права власності на ПММ та інші умови. Зазвичай право власності на ПММ переходить в момент заправки транспортного засобу на АЗС;
2) перерахування попередньої оплати ПММ;
3) видача паливних карт водіям.
Після закінчення місяця постачальник ПММ представляє установі наступні документи:
- товарну накладну на обсяг і вартість отриманих ПММ;
- рахунок-фактуру;
- деталізований звіт про вироблених операціях з використанням паливних карт.
У бухгалтерському обліку установ відображення операцій з придбання ПММ за паливними картками слід оформити наступним записами:
списання ПММ
Для списання ПММ з регістрів бухгалтерського обліку необхідна наявність:
- затверджених керівником установи норм витрати;
- даних шляхових листів про пробіг транспортних засобів.
Затвердження норм витрат ПММ. Норма витрати палива і мастильних матеріалів - це встановлене значення заходи їх споживання при роботі автомобіля конкретної моделі, марки або модифікації.
У них наведені значення базових, транспортних і експлуатаційних (з урахуванням надбавок) норм витрати палива для автомобілів, норм витрати палива на роботу спеціальних автомобілів, порядок застосування норм, формули і методи розрахунку нормативних витрат палива при експлуатації, довідкові нормативні дані по витраті мастильних матеріалів, значення зимових надбавок та ін.
Базова норма витрати палива встановлюється в літрах на 100 # 8197; км (л / 100 # 8197; км) пробігу автотранспортного засобу в спорядженому стані.
Облік дорожньо-транспортних, кліматичних і інших експлуатаційних факторів проводиться за допомогою поправочних коефіцієнтів (надбавок), регламентованих у вигляді відсотків підвищення або зниження початкового значення норми (їх значення встановлюються за рішенням установи).
Наприклад, норми витрат ПММ можуть підвищуватися в залежності від наступних факторів:
1) пори року. Норма витрати ПММ в зимовий час (в залежності від кліматичних районів країни) може збільшуватися від 5 до 20%. Гранична величина зимових надбавок по кожному регіону, а також те, в якому регіоні і які місяці вважаються зимовими, встановлені додатком 2 до Методичних рекомендацій;
3) роботи автотранспорту в містах з певною щільністю населення:
- до 100 тис. чоловік (в містах, селищах міського типу та інших великих населених пунктах (при наявності регульованих перехресть, світлофорів або інших знаків дорожнього руху)) розмір надбавки не може перевищувати 5%;
- від 100 тис. до 250 тис. чоловік - до 10%;
- від 250 тис. до 1 млн осіб - до 15%;
- від 1 млн до 5 млн осіб - до 25%;
- понад 5 млн осіб - до 35%;
- при використанні кондиціонера при русі автомобіля - до 7% (застосування даного коефіцієнта спільно з зимової надбавкою в залежності від кліматичних районів не допускається);
4) обкатки нових автомобілів. Збільшити норми витрат ПММ можна для нових автомобілів (при обкатці) і автомобілів, що вийшли з капітального ремонту. Також при централізованому перегоні таких автомобілів своїм ходом в одиночному стані передбачається надбавка в розмірі до 10%, при перегоні автомобілів в спареному стані - до 15%, в строєному - до 20%.
На період дії Методичних рекомендацій для моделей, марок і модифікацій автомобільної техніки, що надходить в автопарк країни, на яку Мінтрансом не затверджені норми витрат палив (відсутні в даному документі), за рішенням установи, що здійснює експлуатацію транспортних засобів, можуть вводитися базові норми, розроблені за індивідуальними заявками в установленому порядку науковими організаціями, що здійснюють розробку таких норм за спеціальною програмою-методикою.
На підставі вищевикладеного, установи повинні розробити і затвердити індивідуальні норми витрат ПММ для конкретних марок транспортних засобів, що використовуються в своїй діяльності.
Норми експлуатаційного витрат мастильних матеріалів (з урахуванням заміни і поточних дозаправок) встановлюються з розрахунку на 100 # 8197; л від загальної витрати палива, розрахованого за нормами для даного автомобіля. Норми витрати масел встановлюються в літрах на 100 # 8197; л витрати палива, норми витрат мастил - в кілограмах на 100 # 8197; л витрати палива.
Норми витрати масел збільшуються до 20% для автомобілів після капітального ремонту і знаходяться в експлуатації більше п'яти років.
Витрата гальмівних, охолоджуючих та інших робочих рідин визначається в кількості і обсязі заправок і дозаправок на один автомобіль відповідно до рекомендацій заводів-виготовлювачів, інструкціями з експлуатації і т. # 8197; д.
1) номер подорожнього листа. Вказується номер в хронологічному порядку відповідно до прийнятої установою системою нумерації;
2) відомості про строк дії подорожнього листа. Вказується дата (число, місяць, рік), протягом якої шляховий лист може бути використаний, а в разі оформлення подорожнього листа більш ніж на один день - дати (число, місяць, рік) початку і закінчення терміну, протягом якого шляховий лист може бути використаний;
4) відомості про транспортний засіб. В якості таких відомостей вказується:
- тип (легковий автомобіль, вантажний автомобіль, автобус) і модель транспортного засобу, а в разі, якщо вантажний автомобіль використовується з автомобільним причепом, напівпричепом - модель автомобільного причепа, напівпричепа;
- державний реєстраційний знак легкового автомобіля, вантажного автомобіля, вантажного причепа, вантажного напівпричепа, автобуса;
- показання спідометра (повний пробіг в кілометрах) при виїзді транспортного засобу з гаража і його заїзді в гараж;
- дату (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) виїзду транспортного засобу з місця постійної стоянки і його заїзду на зазначену стоянку;
5) відомості про водія. вказується:
- прізвище, ім'я, по батькові водія;
- дата (число, місяць, рік) та час (години, хвилини) проведення передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.
Подорожній лист повинен бути оформлений на кожний транспортний засіб, що використовується установою для здійснення перевезень вантажів, пасажирів і багажу.
Крім того, в дорожньому листі можна передбачити поля для відображення:
- кількості ПММ, отриманого на підставі чеків з АЗС, що підтверджують заправку автомобіля в відповідний день;
- залишок бензину при виїзді і поверненні до місця стоянки;
- витрата бензину по нормі і фактичний;
- конкретне місце відправлення і місце призначення. При їх відсутності при перевірці правильності заповнення подорожніх листів контролюючі органи вкажуть на це порушення, оскільки відсутність даних про маршрут прямування не дозволяє судити про те, що транспортний засіб було використано саме в службових цілях, так само як неможливо проконтролювати пробіг автомобіля.
Розрахунок витрат ПММ і його списання. Розрахувати витрата палива для кожного транспортного засобу після кожного виїзду з гаража (зі стоянки) можна за допомогою формул, наведених в Методичних рекомендаціях.
Наприклад, для легкових автомобілів нормативне значення витрати палива слід розраховувати за формулою:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D). де:
Qн - нормативні витрати палива, л;
Hs - базова норма витрати палива на пробіг автомобіля, л / 100 # 8197; км;
S - пробіг автомобіля, км;
D - поправочний коефіцієнт (сумарна відносна надбавка або зниження) до норми,%.
Як видно з наведеної формули, для розрахунку витрачених ПММ за нормою, згідно з яким буде проведено їх списання, необхідні такі дані, як пробіг автомобіля і норми витрати ПММ.
Показання «витрата за нормою» і «витрата фактичний» повинні бути рівні. Але якщо витрата за нормою перевищує фактичні витрати, то списання проводиться згідно фактичною витратою бензину. Якщо фактичні витрати перевищує витрата за нормою, бензин списується за нормою.
Бюджетною установою культури проведено списання ПММ (придбаних за рахунок коштів субсидії на виконання державного завдання) на підставі даних шляхових листів в сумі 5 # 8197; 000 # 8197; руб. Витрати на ПММ враховуються при формуванні собівартості послуг в складі накладних витрат.
У бухгалтерському обліку установи дана операція буде відображена наступним чином:
Списання масел, спеціальних рідин і т. # 8197; д. виробляється на підставі акта про списання матеріальних запасів (ф. 0504230).
Списання ПММ здійснюється або за фактичною вартістю кожної одиниці ПММ, або за середньою фактичної вартості. Обраний спосіб затверджується облікова політика установи.
Підводячи підсумок, відзначимо наступні основні моменти:
1) облік ПММ ведеться з метою бухгалтерського обліку на рахунках 0 # 8197; 105 # 8197; 23 # 8197; 000, 0 # 8197; 105 # 8197; 33 # 8197; 000;
2) закупівля ПММ може здійснюватися за готівковий (через підзвітних осіб) і безготівковий (з допомогою паливних карт і талонів) розрахунок;
3) списання ПММ здійснюється відповідно до норм витрати палива, встановленими установою з урахуванням Методичних рекомендацій;
4) підставою для списання ПММ є дорожні листи. Установи мають право застосовувати уніфіковані форми таких документів або розробити їх самостійно.