Зі статті ви дізнаєтеся, як вести облік використаних і розраховувати кількість невикористаних днів відпустки в програмах «1С: Зарплата і управління персоналом 8» і «1С: Управління виробничим підприємством 8».
У минулому номері журналу ми розповіли, як зробити налаштування обліку відпусток в програмах «1С». У цьому матеріалі розглянемо можливості програм в регулярній роботі.
У програмах лінійки «1С» облік відпустки організований як сукупність наступних операцій:
- реєстрація персонального права співробітника на додаткову відпустку;
- первинний введення кількості невикористаних днів відпустки за минулі періоди;
- визначення кількості невикористаних днів на поточну дату;
- розрахунок кількості днів невикористаної відпустки, за які працівнику призначена компенсація при звільненні, а також днів відпустки, використаних авансом, за які слід провести утримання зайво виплачених відпускних.
Реєстрація персонального права працівника на відпустку
Якщо співробітник має персональне право на додаткову відпустку певного виду, наприклад як чорнобилець - на відпустку тривалістю 14 календарних днів (п. 5 ст. 14 і п. 4 ст. 19 Закону РФ від 15.05.91 № 1244-1), необхідно зробити наступні дії (рис. 1):
1) відкрити форму «Залишки відпусток» (Інтерфейс «Кадровий облік організацій» / меню «Кадровий облік» / «Облік невиходів» / «Залишки відпусток»);
2) вибрати прізвище співробітника;
3) натиснути кнопку «Змінити кількість днів відпустки на рік»;
4) додати вид покладеного відпустки (права кнопка миші на поле);
5) вказати кількість днів відпустки, на яке співробітник має право протягом року;
Введення залишків невикористаних днів відпустки за минулі періоди
Якщо програма «1С» використовується для обліку відпусток не з дня заснування організації (тобто не вся історія по відпустках минулих років відображена в програмі), то для подальшого визначення залишку невикористаних днів відпустки за минулі періоди потрібно вручну ввести залишки невикористаних днів відпустки. Це робиться один раз в момент переходу на роботу в програмі «1С».
Для цього бухгалтер повинен (рис. 2):
1) відкрити форму «Залишки відпусток» (Інтерфейс «Кадровий облік організацій» / меню «Кадровий облік» / «Облік невиходів» / «Залишки відпусток»);
2) вибрати прізвище співробітника;
3) натиснути кнопку «Редагувати залишок відпустки»;
4) в формі, що відкрилася натиснути кнопку «Розрахувати»;
5) вручну скоригувати залишки;
Як визначити залишок невикористаних днів відпустки на поточну дату
Інформація про те, скільки відпускних днів ще не використовував конкретний співробітник, міститься в звіті «Довідка з відпуску». Звіт відкривається з картки співробітника так. Інтерфейс «Кадровий облік організацій» / меню «Підприємство» / «Співробітники». Кнопка «Друк» / «Довідка з відпуску» (рис. 3).
Актуальні залишки невикористаних днів відпустки по всім працівникам можна побачити в списку «Залишки відпусток» (рис. 4). Він відкривається в такий спосіб: Інтерфейс «Кадровий облік організацій» / меню «Кадровий облік» / «Облік невиходів» / «Залишки відпусток».
Дані форми бухгалтер може вивести в звіт (права кнопка миші на даних / «Вивести список»).
Колонка «Поточний залишок відпустки» містить дані про сумарну залишку всіх видів відпусток на поточну дату.
Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку в програмі «1С»
Щоб при звільненні працівника виплатити йому компенсацію за невикористану відпустку. необхідно визначити за всі робочі роки кількість таких днів відпустки, що накопичилося на дату звільнення.
Програма «1С» автоматично визначає початок і кінець кожного робочого року конкретного співробітника при формуванні наказу на відпустку. Наказ вводиться в списку, який відкривається так: Інтерфейс «Кадровий облік організацій» / меню «Кадровий облік» / «Облік невиходів» / «Відпустки організацій» (рис. 6).
Також автоматично проводиться підрахунок кількості невикористаних днів відпусток або днів відпустки, використаного авансом, за яке виробляється утримання надміру виданих відпускних. Результат можна побачити в двох документах:
- в кадровому документі «Звільнення з організацій» - Інтерфейс «Кадровий облік організацій» / меню «Кадровий облік» / «Звільнення з організацій» (рис. 7);
- розрахунковому документі «Розрахунок при звільненні» - Інтерфейс «Розрахунок зарплати організацій» / меню «Розрахунок зарплати» / «Первинні документи» / «Розрахунок при звільненні працівника» (рис. 8). Зверніть увагу . автоматично розраховуються дні одного виду відпустки - зазначеного у вигляді розрахунку «Компенсація відпустки при звільненні» - основного оплачуваної відпустки.
Якщо необхідно виплатити компенсацію за невикористані дні різних відпусток, наприклад основного і додаткового, в програмі є така можливість. Коригування невикористаних днів всіх відпусток проводиться вручну. Для цього потрібно уточнити залишок невикористаних днів всіх відпусток у звіті «Довідка з відпуску» (рис. 3). А потім ввести необхідну кількість днів в поле «Днів» документа «Розрахунок при звільненні». Інтерфейс «Розрахунок зарплати організацій» / меню «Розрахунок зарплати» / «Первинні документи» / «Розрахунок при звільненні працівника» (рис. 8).
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове
Читайте в журналі "Зарплата"