Для того щоб вести облік і списання ПММ за паливними картками, крім місячної інформації від емітента карти, необхідні папери, перелік яких залежить від оснащення автомобіля електронною системою контролю і пройденої відстані в ході роботи. Це відображено в листі Міністерства фінансів № 03-03-06 / 1/354.
документальний супровід
Якщо транспорт позбавлений системи, то подорожні листи підтвердять пробіг, а довідка від бухгалтерії покаже витрата палива.
При наявності тільки контролю використання ПММ підтвердженням будуть подорожні листи і паперові звіти з системи.
Якщо в транспорті контролюється тільки пробіг, то завірені відповідальною за експлуатацію автомобіля паперові звіти з системи і бухгалтерська довідка будуть підставою для обліку ПММ.
При оснащенні автомобіля системами контролю над перебігом і витрачанням ПММ вистачить підписаних звітів з системи відповідальною особою.
ПММ при обліку податків
Податкове законодавство не вимагає вести обов'язкове нормування витрат ПММ.
Якщо було прийнято рішення на користь нормування, то, щоб проводити в подальшому списання палива в витрати, треба взяти до уваги наступне:
Як врахувати ПММ в бухгалтерії підприємства
Бухгалтерський облік ПММ відбивається в проводках. При покупці палива робляться такі проводки:
- Д 60 - аванс - До 51 (перекладена сума за ПММ відбиваються як аванс).
- Д 68 - До 60 - аванс (прийняття до відрахування ПДВ по авансу після отримання відповідного рахунку-фактури).
Купівлю ПММ за паливними картками необхідно відзначати числом, в якому був отриманий звіт емітента карт. Після отримання звіту організація може зафіксувати використання ПММ на основі подорожніх листів або завірених паперів з системи контролю над перебігом і / або витрачанням ПММ. У бухгалтерії будуть наступні проводки:
- Д 10 - До 60 (постановка на облік ПММ на основі звітів емітента паливних карт).
- Д 19 - До 60 (відображення ПДВ за ПММ).
- Д 68 - До 19 (прийняття до відрахування податку на додану вартість з вартості ПММ).
- Д 60 - аванс - До 60 (відновлення ПДВ, який прийняли до відрахування з авансового платежу).
- Д 60 - До 60 - аванс (сума за ПММ за паливними картками зарахована як оплата ПММ).
- Д 20 (26, 44) - До 10 (облік сплаченої суми за ПММ в графі «Витрати»).
Бувають випадки, коли виготовлення паливної карти оплачується окремо. В цьому випадку дозволено списати вартість карти в витрати (ПБО 10/99) після її отримання. Облік карти дозволений на допоміжному рахунку (наприклад, відкрити для цих цілей рахунок 012). Оцінка карт, що перебувають на подібному рахунку, умовна, наприклад 20 рублів за одиницю.
Проведення у цьому випадку будуть виглядати так:
- Д 20 (26, 44) - До 60 (відображення ціни паливної карти).
- Д 19 - До 60 (відображення ПДВ з ціни паливної карти).
- Д 68 - До 19 (прийняття до відрахування податку на додану вартість з ціни паливної карти).
- Д 012 (умовно оцінені карти зараховані на допоміжний рахунок).