Принцип роботи паливних карт
Паливні картки з'явилися досить давно (в 1928 р). Вони стали прабатьками пластикових банківських карт. В ті часи зчитувальні пристрої були механічними, тому перші паливні карти були металевими з химерними виїмками і заглибленнями на поверхні.
Емітентом паливних карт, як правило, є процесинговий центр, що забезпечує технічне функціонування системи розрахунків за допомогою паливних карт.
Паливні картки можуть бути лімітованими і нелімітованими. На лімітованої карті встановлюється добовий або місячний ліміт придбання ПММ. За нелімітованої можна купувати ПММ без обмежень в розмірі залишку палива на мапі.
Щоб почати купувати паливно-мастильні матеріали за паливними картками, організація повинна укласти з емітентом карти договір на заправку нафтопродуктами автотранспорту з використанням паливних карт. У додатку до договору вказується список АЗС, де можна заправлятися по паливній картці.
Розрахунки за паливо здійснюються на умовах передоплати. Організація перераховує на розрахунковий рахунок паливної компанії грошові кошти в оплату певного обсягу палива. Цей передплачений обсяг палива записується на паливну карту. При заправці автомобілів на АЗС з карти списується обсяг залитого в бак палива, а водій отримує на руки чек, в якому зазначаються відомості про заправку.
Після закінчення місяця паливна компанія виставляє організації рахунок-фактуру, накладну і звіт, в якому зазначаються номер паливної карти, дата, час і місце заправки, кількість придбаного палива, його марка і вартість, залишок на паливній картці.
Видача паливної карти організації може бути платною і безкоштовною. Якщо емітент бере плату за видачу карти, сплачена сума враховується на рахунку 10 «Матеріали». Це обумовлено тим, що до фактичних витрат на придбання матеріально-виробничих запасів відносяться витрати, безпосередньо пов'язані з їх придбанням (п. 5 ПБУ 5/01 «Облік матеріально-виробничих запасів»).
Оскільки карта безпосередньо пов'язана з об'єктом придбання по ній паливом, її вартість відображається у складі витрат на його придбання на субрахунку 10-3 «Паливо».
Бухгалтерські проводки по оприбуткуванню і списанню паливної карти будуть такі:
- перерахована передоплата за паливну карту;
- оприбутковано паливна карта;
- врахований «вхідний» ПДВ;
- Прийнятий до відрахування ПДВ;
- списана на витрати вартість паливної карти.
При видачі паливної карти на руки водієві використовувати рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» не потрібно. Справа в тому, що даний рахунок призначений для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками за сумами, виданими їм під звіт на адміністративно-господарські та інші витрати, а з видачею картки працівник не отримує на руки ніяких коштів. Все паливо, яким можна заправитися по карті, організація вже оплатила в безготівковому порядку. При заправці по карті водій просто забирає на автозаправній станції потрібну кількість цього палива. Таким чином, карта є просто технічним засобом, за допомогою якого здійснюється заправка. В силу цього паливна картка не вважається грошовим документом, тому її не можна враховувати на субрахунку 50-3 «Грошові документи» до рахунку 50 «Каса».
Оскільки грошових розрахунків водій не виробляє, він не повинен складати авансовий звіт. Але це не означає, що водій не звітує по залитому в бак бензину.
На заправці водій отримує на руки чек, в якому вказані дата і кількість залитого в бак палива. Потрібно зобов'язати водіїв прикладати ці чеки до здаються в бухгалтерію дорожніми листами. Це необхідно, по-перше, для документального підтвердження списання витрат на паливо, а по-друге, для звірки взаєморозрахунків з паливною компанією. Адже в разі виникнення розбіжностей завжди можна звірити дані про заправках за звітом паливної компанії і чеками, виданими на заправці.
Крім того, чеки дозволять контролювати водіїв.
Наприклад, коли кількість залитого бензину за чеками перевищує обсяг бензину, необхідного для здійснення поїздок, перерахованих в дорожньому листі, у організації є всі підстави запідозрити водія у витрачанні бензину в особистих цілях. І якщо за результатами проведеної перевірки ці підозри підтвердяться, організація має право стягнути вартість спожитого в особистих цілях палива з водія.
В обліку подібна операція відображається так:
- врахована недостача палива;
- врахована вартість бензину, що підлягає стягненню з водія;
- утримана недостача із зарплати водія.
Для контролю за рухом паливних карт доцільно вести відомість обліку прийому та видачі паливних карт і фіксувати в ній реквізити паливної карти, дату її видачі (повернення), ПІБ водіїв.
Придбання палива по транспортній карті відображається у бухгалтерському обліку таким чином:
- перерахована передоплата за ПММ паливної компанії;
- врахований ПДВ по оприбуткованих ПММ;
- Прийнятий до відрахування ПДВ по оприбуткованих ПММ;
- списані ПММ на витрати.
Оскільки документи від паливної компанії надходять тільки в кінці місяця, доцільно в графіку документообігу передбачити обов'язок водіїв подавати до бухгалтерії шляхові листи з доданими до них чеками АЗС один раз в кінці місяця. В цьому випадку проводки по оприбуткуванню і списанню ПММ на витрати робляться тільки раз на місяць. Це найбільш оптимальний спосіб відображення операцій, відповідний вимогу раціональності ведення бухгалтерського обліку.
Якщо графіком документообігу передбачена більш часта періодичність подання в бухгалтерію подорожніх листів з чеками АЗС, оприбуткувати паливно-мастильні матеріали потрібно за схемою невідфактурованих поставок (адже документів постачальника (паливної компанії) ще немає).
Чек АЗС не дає інформації про точну вартість ПММ. Він лише засвідчує, скільки літрів якого палива було залито в бак автомобіля. Тому організація змушена враховувати паливо за обліковими цінами, а після отримання первинних документів від постачальника вносити коригувальні записи. Таким чином, трудомісткість відображення операції в бухгалтерському обліку зростає.
Згідно з представленими в бухгалтерію чеками АЗС водій по паливній карті заправив 100 л бензину марки Аі-95. Ця кількість була повністю витрачено на службові поїздки, що підтверджено дорожніми листами. Документи від паливної компанії на момент звіту водія отримані не були.
Бухгалтер на підставі поданих подорожніх листів і чеків АЗС приходует бензин за обліковими цінами. Як обліковий прийнята роздрібна ціна бензину Aи-95 - 25 руб. за літр.
На момент подання до бухгалтерії подорожніх листів з чеками АЗС робляться проводки:
- 2500 руб. - оприбутковано бензин за обліковою ціною;
- 2500 руб. - списано бензин на витрати.
В кінці місяця були отримані документи від паливної компанії (в тому числі рахунок-фактура), з яких випливає, що вартість 100 л врахованого за обліковими цінами бензину склала 2400,12 руб. (В тому числі ПДВ 366,12 руб.). Тобто фактична собівартість бензину - 2034 руб. а не 2500 руб.
Бухгалтер повинен зробити коригувальні проводки на різницю між обліковою і фактичною собівартістю бензину (2500 руб. - 2034 руб. = 466 руб.):
- 466 руб. - сторно: відкоригована вартість бензину;
- 466 руб. - сторно: відкориговані витрати.
Оскільки від постачальника отримано рахунок-фактура, а бензин оприбуткований, бухгалтер робить проводки:
- 366,12 руб. - врахований ПДВ по оприбутковано бензину;
- 366,12 руб. - Прийнятий до відрахування ПДВ.
Для цілей обчислення податку на прибуток організацій вартість паливної карти враховується в інших витратах, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Уніфікована форма подорожнього листа затверджена постановою Держ-Комстату Росії від 28.11.97 № 78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин і механізмів, робіт в автомобільному транспорті». Однак цю форму зобов'язані застосовувати тільки автотранспортні організації.
Можна також порекомендувати організації встановити власні нормативи витрат палива на підставі фактичних даних про витрату з урахуванням конкретних умов експлуатації і технічної документації виробника і закріпити їх в обліковій політиці для цілей оподаткування. У цьому випадку витрати будуть вважатися економічно обгрунтованими.