Облік БСО: від придбання до списання
Ольга Пічковская, економіст
Статті по темі
Бланки суворої звітності і їх включення в електронний банк даних
ЕБД - це організаційно-технічна система, що представляє собою сукупність баз даних про виготовлених, оприбуткованих, відвантажених, реалізованих, повернутих невикористаних, недійсних, погашених бланках документів і документах з певним ступенем захисту і друкованої продукції, включених до переліку бланків документів і документів з певним ступенем захисту і друкованої продукції (далі - бланки), інформація окоторой підлягає включенню в ЕБД, і систему управління цими базами.
За допомогою ЕБД можна отримати повні відомості про виготовлених, реалізованих, визнаних недійсними і збережених бланках документів, документах і друкованої продукції в розрізі пунктів реалізації, складів, податкових органів, суб'єктів господарювання. Також інформація, що міститься в електронному банку даних, може використовуватися податковими органами пріпроверках господарюючих суб'єктів, для встановлення можливих порушень ведення господарської діяльності. Так, завдяки інформації, що міститься в ЕБД, контролюючі органи можуть встановити, що використаний бланк ніколи не купувався суб'єктом господарювання. Це в подальшому може бути доказом вчинення фіктивного правочину.
Функціонування електронного банку даних дозволило впорядкувати облік і підвищити ефективність державного контролю за використанням отриманих бланків документів, документів і друкованої продукції по кожному конкретному суб'єкту господарювання.
1) Перелік бланків документів і документів з певним ступенем захисту і друкованої продукції, інформація про яких підлягає включенню до ЕБД:
а) бланки документів з певним ступенем захисту:
- квитанція про приймання готівкових коштів при продажу товарів (виконання робіт, надання послуг) без застосування касових підсумовуючих апаратів і (або) спеціальних комп'ютерних систем і платіжних терміналів;
- комплект квитанцій форми 0402370004;
- прибутковий касовий ордер;
- реєстр правочинів учасника біржової торгівлі;
- товарно-транспортна накладна;
- товарна накладна;
б) документи з певним ступенем захисту:
- акцизна марка для маркування алкогольних напоїв;
- акцизна марка для маркування тютюнових виробів;
- акцизна марка для перемаркировки алкогольних напоїв з пошкодженими акцизними марками;
- контрольна марка для маркування алкогольних напоїв, маркованих акцизними марками, виведеними з обігу;
- контрольний (ідентифікаційний) знак;
- контрольний знак, призначений для маркування супровідних документів на ввезені (які) алкогольну продукцію, нехарчову спиртовмісну продукцію і нехарчової етиловий спирт;
- контрольний знак, призначений для маркування супровідних документів, оформлених відповідно до законодавства на нафтове рідке паливо;
- спеціальна марка для маркування тютюнових виробів, звернених в дохід держави;
- спеціальна марка, призначена для маркування алкогольних напоїв, затриманих або вилучених правоохоронними і контролюючими органами, а також конфіскованих або звернених в дохід держави іншим способом;
в) друкована продукція:
- книга зауважень і пропозицій;
2) Перелік організацій, що здійснюють виготовлення та реалізацію (видачу) бланків:
- республіканське унітарне підприємство "Інформаційно-видавничий центр по податках і зборах";
- республіканське унітарне підприємство "Видавництво" Белбланкавид "(далі - РУП" Видавництво "Белбланкавид");
Бухгалтерський облік бланків суворої звітності
Централізовані бухгалтерії додатково ведуть облік бланків суворої звітності по кожному обслуживаемому установі (п. 20 Інструкції № 196).
Надходження бланків суворої звітності відбивається у одержувача наступними записами (п. 21 Інструкції № 196):
Д-т 10 "Матеріали" - К-т 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
- в оцінці по фактично виробленим затратам на придбання БСЗ
- надходження бланків конкретних серій і номерів за номінальною вартістю або умовній оцінці.
Списання БСО з підзвіту матеріально відповідальних осіб (списання конкретних серій і номерів бланків) відбивається (п. 22 Інструкції № 196):
- по витраті позабалансового рахунку 006.
Д-т 91 "Інші доходи і витрати" - К-т 10
- в оцінці по фактично виробленим затратам на придбання БСЗ
- списання конкретних серій і номерів бланків.
Якщо встановлено винних осіб, які не забезпечили збереження БСО в місцях їх зберігання, вартість зіпсованих і (або) анульованих бланків відображають записами згідно п. 25 Інструкції № 196:
Д-т 94 "Нестачі і втрати від псування майна" - К-т 10, 08 "Вкладення в довгострокові активи", 20 "Основне виробництво", 23 "Допоміжні виробництва", 26 "Загальногосподарські витрати", 29 "Обслуговуючі виробництва і господарства ", 44" Витрати на реалізацію "і ін.
- при відсутності винних осіб (збої в роботі оргтехніки і т.д.)
- списання конкретних серій і номерів бланків;
- на вартість зіпсованих і (або) анульованих бланків суворої звітності.
Далі розглянемо на практичній ситуації, як правильно оформити надходження бланків в організацію, передачу відповідальним особам, а також списання використаних і зіпсованих БСО.
Розглянемо оформлення видачі, а також облік, зберігання та списання БСО.
Надходження бланків документів матеріально відповідальна особа відображає в прибутково-видатковій книзі з обліку бланків суворої звітності (додаток 2 Інструкції № 196). Перед заповненням книга повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою та підписана керівником і головним бухгалтером. Прибутково-видаткова книга може вестися як на паперових, так і на машинних носіях інформації (пп. 8, 9 Інструкції № 196). У книгу вносяться відомості про БСО, які фактично отримані матеріально відповідальною особою. На кожен вид БСО заводиться один або кілька аркушів книги, кожна операція по руху бланків записується окремим рядком.
Видача БСО відповідальним виконавцям під звіт здійснюється за прибутково-видаткових накладних на бланки суворої звітності з дозволу керівника і головного бухгалтера організації або осіб, ними уповноважених, із зазначенням серій та номерів бланків (п. 11 Інструкції № 196).
Нерідкі випадки, коли бланки можуть бути зіпсовані відповідальним виконавцем, наприклад, через збій комп'ютерної техніки і т.д. В даному випадку важливо правильно оформити списання зіпсованих бланків. Для цього необхідно лише скласти реєстр бланків суворої звітності, які підлягають знищенню (п. 15 Інструкції № 196).
Довідково: оскільки облік БСО ведеться матеріально відповідальною особою, то це та сама особа може бути і контролером.
Зіпсовані БСО разом з складеним на них реєстром зберігаються в організації протягом місяця після проведення податковими органами перевірки дотримання податкового законодавства (п. 15 Інструкції № 196). Після закінчення цього часу, коли організація прийме рішення про знищення даних бланків і виконає встановлені п. 15 Інструкції № 196 дії, складається акт на списання зіпсованих, анульованих бланків суворої звітності (п. 16 Інструкції № 196).
Бланки, використані відповідальним виконавцем, списуються з його підзвіту матеріально відповідальною особою на підставі акта на списання використаних БСО (п. 14 Інструкції № 196). Акт повинен бути підписаний членами комісії, які проводили перевірку використаних бланків, і затверджений керівником організації або уповноваженим ним особою.
Для контролю за використанням БСО на кожного відповідального виконавця, який отримав бланки, в бухгалтерії організації відкривається картка-довідка по виданих використаним БСО (п. 12 Інструкції № 196). При видачі БСО виконавцю в ній на підставі прибутково-видаткової накладної на БСО заповнюються відповідні графи.
Як і де придбати бланки документів?
Норми Інструкції № 33/77/17 поширюються тільки на бланки документів з певним ступенем захисту, інформація про яких підлягає включенню до ЕБД і які названі в постанові № 912.
Реалізація бланків організаціям здійснюється за наявності відомостей про організацію в Державному реєстрі платників (інших зобов'язаних осіб) і при пред'явленні оригіналу та копії платіжного документа, що підтверджує оплату вартості бланків на підставі рахунку-фактури, і на підставі наступних документів:
- оригіналу та копії документа, що посвідчує службове становище керівника (наказ про призначення на посаду керівника, або виписка з рішення загальних зборів, правління або іншого органу управління юридичної особи, або трудовий договір (контракт), або цивільно-правовий договір, або посвідчення керівника некомерційної організації), а також оригіналу документа, що засвідчує його особу, - при реалізації керівнику організації;
- довіреності на отримання бланків та оригіналу документа, що посвідчує особу, - при реалізації іншого представника, яка не є керівником організації;
- оригіналу та копії документа, що посвідчує особу, - при реалізації індивідуальному підприємцю.
Оригінали поданих документів, за винятком довіреності на отримання бланків, після звірки з копіями підлягають поверненню.
Організації, що придбали бланки документів, несуть відповідальність за їх зберігання і використання та передача їх іншим організаціям не допускається.