Запитання читача: У всіх компаній є типові бізнес-процеси: стратегічне планування, просування, продаж і т.д. Навіщо потрібна індивідуальна розробка інформаційної системи, якщо суть всіх бізнес-процесів одна?
Дійсно, основні бізнес-процеси, а особливо процеси документообігу, схожі практично на всіх підприємствах. Їх відрізняють особливості і нюанси, властиві тим чи іншим галузям, але в загальному і цілому порядок руху документів практично не змінюється.
базовий функціонал
Більшість провідних інформаційних систем (в першу чергу мова про ECM-системах) в своєму базовому функціоналі мають заздалегідь налаштовані маршрути / схеми / регламенти руху документів і дозволяють автоматизувати роботу з основними видами документів, такими як вхідні та вихідні листи, накази і розпорядження, службові записки , договори і т.д. Використовувати стандартний функціонал найчастіше можливо без будь-яких модифікацій, обмежуючись лише невеликими налаштуваннями (завести користувачів, вказати виконавців, визначити формати реєстраційних номерів, внести номенклатуру справ і т.д.).
Індивідуальні акценти можуть бути потрібні для документів, пов'язаних зі специфічними бізнес-процесами. Наприклад, для страхової компанії це можуть бути документи пов'язані з узгодженням виплат за страховим полісом, для банків документи, пов'язані з узгодженням кредитної заявки. Великі компанії зазвичай характеризуються більшим розподілом функцій, наявністю філій і т.д. Від цього залежить індивідуальність. Для швидкого виконання критичних процесів хочеться отримати максимально відповідний варіант ІС - так щоб користувач максимально зручно виконував дії, які від нього потрібні, не мав нічого зайвого і не робив помилок - прибрати все універсальне, дати індивідуальне.
Потрібно / не потрібно
Індивідуальна розробка інформаційної системи потрібна далеко не завжди. Якщо підприємство готове коригувати свої бізнес-процеси, виключати ті самі нюанси, які відрізняються від стандартної реалізації (яка, як правило, будується на багаторічному досвіді компаній-вендорів), то великих доопрацювань не буде потрібно.
На такий крок готові йти далеко не всі підприємства. Цей підхід ближче невеликим, молодим і динамічним компаніям, в яких традиції діловодства ще не встигли скластися або які готові легко відмовитися від цих традицій на користь скорочення витрат на впровадження інформаційної системи.
Треба розуміти, що відмова від тих чи інших особливостей процесів на користь стандартного функціоналу може викликати неприйняття системи користувачами. Це в свою чергу значно підвищує ризик того, що система не буде використовуватися ефективно, користувачі будуть шукати способи, як обійтися без неї і зробити все по-старому, на папері, як звикли. Природно, чим більше колектив підприємства, тим складніше буде процес звикання до нової реалізації знайомих процесів.
На мій погляд, найбільш прийнятним варіантом є розумна адаптація системи під нюанси процесів замовника і одночасна адаптація процесів під систему. Тобто потрібно постійно знаходити якусь «золоту середину». Це дозволить знизити витрати на впровадження, дасть привід переглянути процеси і відмовитися від неефективних, але історично сформованих, деталей. У той же час такий підхід не приведе до відторгнення системи співробітниками компанії і гарантує успішне завершення проекту впровадження.
В цілому, рішення про велику індивідуальній розробці залежить від самого замовника і від того, що він готовий змінити, щоб знизити свої витрати і підвищити ефективність.