Накази за штатним розкладом і на заміщення працівника: як оформити
Всі професійні назви робіт (посад), на які приймаються наймані працівники підприємств, установ і організацій, повинні бути затверджені штатним розписом підприємства, установи або організації. Сьогодні ми розглянемо порядок оформлення окремих організаційно-розпорядчих документів підприємства, пов'язаних з веденням кадрового діловодства.
Наявність на підприємстві документа «Штатний розклад» передбачено п. 3 ст. 64 ГКУ. згідно з яким підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
При складанні штатного розкладу на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності слід керуватися такими нормативно-правовими актами України, як:
З огляду на масштабність підприємства, його організаційну структуру, а також завдання підприємства, розробляється штатний розклад.
Документ «Штатний розклад», як правило, складається в табличному вигляді на аркуші паперу формату А4.
Штатний розклад - це внутрішній документ підприємства, яким затверджені найменування структурних підрозділів підприємства, посади працівників і види робіт (професійні назви робіт), наявні в структурних підрозділах, із зазначенням кількості штатних одиниць і окладів працівників по позиціях, а також наведено місячний фонд заробітної плати ( по кожній позиції і по всіх позиціях разом).
Найчастіше при розробці штатного розкладу в нього включають такі графи:
- номер по порядку,
- найменування структурного підрозділу,
- найменування посади (професії),
- код за класифікатором професій (код КП),
- кількість штатних одиниць,
- посадовий оклад (якщо на підприємстві застосовується система оплати праці з встановленням конкретних окладів),
- надбавки (якщо встановлені),
- місячний фонд заробітної плати.
Необхідно відзначити, що в штатному розписі підприємства можуть бути затверджені однакові назви посад або робіт, але з різними посадовими окладами, якщо за даними позиціях встановлені тверді оклади.
Наприклад, дві штатні одиниці професійного назви робіт «Бухгалтер» (у одній з даних одиниць встановлено щомісячний посадовий оклад 2500 грн. У інший - 2800 грн.), Що не суперечить законодавству і може бути застосоване на підприємстві.
З відповіддю на питання «Чи можуть бути різні оклади у працівників з однаковими посадами» можна ознайомитися тут.
Пункт 3 ст. 64 ГКУ дає право власнику або уповноваженому ним органу самостійно складати штатний розклад, тому роботодавець має право обирати будь-яку прийнятну систему оплати праці співробітників з урахуванням її доцільності.
У штатному розкладі затверджені саме ті суми окладів, які нараховуються працівникам за їх працю (при встановленні системи оплати праці у вигляді конкретних окладів). При погодинної системі оплати праці в штатному розкладі вказується погодинна оплата і наводиться вартість 1 години.
Фахівці кадрових служб, а також відділу праці та заробітної плати, які нерідко розробляють штатні розписи підприємства, повинні знати, що в штатному розкладі прізвища працівників не вказуються, а наводяться тільки професійні назви посад (видів робіт).
Прізвища працівників (в олівці) наводяться в штатно-посадовій книзі, яка ведеться для зручності на підприємствах, в установах і організаціях з великою кількістю структурних підрозділів та працівники кадрової служби найчастіше плутають її до штатного розкладу. При звільненні та прийнятті нових працівників в штатно-посадовій книзі дуже легко оперативно вносити відповідні зміни, що дозволяє наочно бачити стан кадрової укомплектованості штатів. Якщо в цьому немає необхідності, то штатно-посадову книгу на підприємстві можна не вести, а обмежитися тільки штатним розкладом.
Законодавчо не встановлено кількість штатних розкладів, які затверджуються власником підприємства, установи або організації або уповноваженим ним органом протягом року, а також кількість внесених до штатного розпису змін.
Положення п. 3 ст. 64 ГКУ дають право керівникові самостійно вирішувати це питання. Недоцільно щомісяця затверджувати штатний розклад, якщо на підприємстві, в порівнянні з затвердженим і введеним раніше в дію штатного розпису, не відбулося ніяких змін в організаційній структурі або в штаті.
На підставі ст. 64 ГКУ підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділів, дільниць, бригад, бюро, лабораторій і т. Д.), А також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб і т. Д. ). Функції, права та обов'язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими статутними документами.
При укладанні трудових договорів з найманими працівниками необхідно враховувати, що посаду (або робота), на яку приймається працівник в будь-якому структурному підрозділі, як для основних працівників, так і для сумісників повинна бути затверджена штатним розписом підприємства.
Згідно п. 1 ст. 29 КЗпП перед початком роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний проінформувати працівника під розписку про умови роботи (оплати праці в тому числі). Тобто повідомити працівника суму заробітної плати, встановленої в штатному розкладі по даній посаді або виконуваній роботі (по штатній одиниці).
Штатна одиниця - це посадова одиниця, передбачена штатним розписом підприємства, установи або організації.
На практиці нерідко доводиться стикатися з розбіжностями в галузевих угодах і КЗпП в питаннях оплати праці.
Наприклад, в деяких галузевих угодах передбачена оплата вечірніх годин, а в КЗпП вечірні години взагалі не передбачені. Також в галузевих угодах для підприємств, установ і організацій передбачені міжрозрядні і міжпосадові коефіцієнти, які нерідко застосувати практично неможливо.
Дія галузевих угод поширюється на всі підприємства, установи та організації, що потрапляють під цю галузеву приналежність. І при розробці колективного договору, а також положень з оплати праці підприємства стикаються з протиріччям трудового законодавства з оплати працівникам праці в вечірні години.
Для власника або уповноваженого ним органу, так само як і для найманих працівників, ОСНОВНИМ документом. що регулює трудові відносини, є КЗпП, а не галузева угода, яке приймається найчастіше на 2 роки або більше і часто зазнає змін, хоча такою угодою доводиться керуватися галузевим підприємствам.
До тих пір, поки в Україні будуть прийматися і одночасно діяти нормативно-правові та законодавчі акти, що містять в собі протиріччя по одним і тим же питанням, на підприємствах, в установах і організаціях при розробці та застосуванні різних документів будуть допускатися помилки і некоректні дії, т. к. численні фахівці законодавчі суперечності трактують по-різному.
На жаль, це витрати нашого - багато в чому ще недосконалого - законодавства.
Згідно ст. 94 КЗпП заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, в грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану роботу. Розмір заробітної плати залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства, установи, організації і максимальним розміром не обмежується.
Розробляючи штатний розклад, необхідно також керуватися вимогами ст. 96 КЗпП, яка передбачає тарифну систему оплати праці. Основою організації оплати праці є тарифна система оплати праці, що включає тарифні сітки, тарифні ставки, схеми посадових окладів і тарифно-кваліфікаційні характеристики (довідники).
Тарифна система оплати праці використовується для розподілу робіт залежно від їх складності, а працівників - залежно від їх кваліфікації та за розрядами тарифної сітки. Вона є основою формування та диференціації розмірів заробітної плати.
Формування тарифної сітки (схеми посадових окладів) провадиться на основі тарифної ставки робітника першого розряду і міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень розмірів тарифних ставок (посадових окладів), які встановлюються в розмірах не нижче визначених генеральною, галузевою (регіональною) договором.
Віднесення виконуваних робіт до певних тарифних розрядів і присвоєння кваліфікаційних розрядів робітникам провадиться власником або уповноваженим ним органом згідно з тарифно-кваліфікаційного довідника за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником).
При розробці штатного розкладу деяким підприємствам необхідно також керуватися прийнятою щорічно Держбюджетом України, який визначає протягом календарного року мінімальну заробітну плату, прожитковий рівень і багато інших фінансових критеріїв.
Керівникам підприємств, установ та організацій, які в штатних розписах багатьом працівникам встановлюють мінімальні заробітні плати, необхідно знати, що встановлення мінімальної заробітної плати законодавчо передбачено тільки для працівника першого розряду, зайнятого некваліфікованим ручною працею. Тому мінімальна заробітна плата може застосовуватися не для всіх або багатьох працівників, а тільки лише для деяких робочих, які виконують ручної некваліфіковану працю.
Трапляється, що підприємству необхідно оформити на якогось працівника заміщення. Тоді необхідно знати і пам'ятати наступне: нерідко застосовується підприємством вираз «Заміщення» не передбачено нормами КЗпП. Відповідно до вимоги ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі або організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором (наприклад, бухгалтером), додаткову роботу за професією або посади (головного бухгалтера), проводиться доплата за суміщення професій або посад (виконання обов'язків відсутнього працівника).
Конкретні розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі. Якщо на підприємстві, в установі або організації не прийнятий колективний договір, розмір такої доплати встановлюється за погодженням між сторонами.
При покладанні на працівника (за його згодою) виконання обов'язків відсутнього працівника виконавець не подає роботодавцю заяву з проханням покласти на нього зазначені функції (головного бухгалтера). Однак роботодавець видає кадровий наказ, за яким на бухгалтера в його основний робочий час (без звільнення від виконання основних функцій) за згодою працівника покладається виконання обов'язків головного бухгалтера.
Свою згоду виконавець підтверджує особистим підписом в наказі про покладання на нього (з якоїсь дати) виконання обов'язків відсутнього працівника. Згідно з наказом (розпорядженням) оформлення на працівника за його згодою додаткової роботи, не обумовленої трудовим договором, може бути як безстрокове, так і на якийсь певний проміжок часу.
Суміщення професій або посади, так само як і виконання обов'язків відсутнього працівника, здійснюється в основний робочий час виконавця (якщо він не був звільнений від виконання основних обов'язків). Запис у трудовій книжці такого працівника буде внесена тільки одна - прийом на посаду бухгалтера. Виконання обов'язків відсутнього працівника або поєднання ним професій (посад) до трудової книжки не заноситься.