Генеральний директор може бути найнятий як з боку, так і з числа засновників. Статус у керівника організації особливий: він, з одного боку, такий же працівник, як і інші в організації, з іншого боку він має в своєму розпорядженні усіма повноваженнями. Але незалежно від цього, для найму генерального директора знадобляться наступні документи: протокол та наказ про призначення директора. Якщо в організації один засновник, і він бере всі функції керівника на себе, то замість протоколу він повинен оформити рішення.
Наказ про призначення директора відноситься до наказів по основній діяльності. Згідно із законом такий документ підлягає постійному зберіганню. Не має уніфікованої форми.
Порядок складання та заповнення наказу наступний.
У шапці необхідно вказати організаційно-правову форму підприємства і його найменування, а також порядковий номер, місце видання (в основному вказують місто) і дату видання наказу.
Текст наказу повинен містити як мінімум два пункти. У першому пункті необхідно вказати документи, на підставі яких складено наказ про призначення генерального директора, найменування організації, якою він керуватиме, а також дату вступу на посаду. У другому пункті прописується умова, при якому наказ про призначення генерального директора вступить в силу.
Завіряється наказ зазначенням особи, яке підготувало наказ, його розписом і печаткою (печатка не обов'язкова). Якщо генеральний директор і єдиний засновник організації - це одна особа, то в такому випадку він сам підписує наказ про своє ж призначення.
Після оформлення нового директора в діючу організацію необхідно змінити відомості в ЕГРЮЛ, заповнивши для цього форму № Р14001. Це необхідно зробити протягом трьох днів з моменту вступу на посаду генерального директора. У разі якщо генеральний директор найнятий в недавно створену організацію, його дані вже при реєстрації потрапляють в ЕГРЮЛ.
У наказі про призначення генерального директора не вказуються відомості по заробленої плати і інші відомості, які передбачені для інших співробітників в наказах про прийом на роботу. Це пов'язано з тим, що даний наказ відноситься до наказів по основній діяльності, які стосуються роботи організації в цілому. І головне в цьому наказі - ідентифікація керуючого органу, а не його трудові обов'язки. Простіше кажучи, такий наказ доносить відомості до інших співробітників, що «такий-то вступив на посаду генерального директора на підставі такого-то наказу або рішення», і не більше.
Висновок трудового договору з генеральним директором є обов'язковим до виконання тільки в тому випадку, якщо в організацію входять кілька засновників або акціонерів. Якщо ж функції генерального директора намір виконувати засновник зі 100% -ою часткою, то складання трудового договору не обов'язково. Але з іншого боку податкові інспектора можуть не дозволити вести облік заробленої плати і т.п. у витратах при розрахунку податку на прибуток. Правда, таке питання можна вирішити судовим розглядом. Складання трудового договору не буде зайвим, тому що в такому випадку у податківців не буде ніяких претензій. У трудовому договорі керівник організації може поставити два підписи за обидві сторони. І це не буде порушенням, тому що згідно зі статтею 182 ЦК РФ на трудові відносини не поширюється заборона бути обома сторонами договору.